על אף היותה בשטח כבר כמעט 20 שנה, תקשורת עסקית מרובת משתתפים באמצעות שיחות ועידה קוליות/טלפוניות עדיין פופולרית בקרב עסקים רבים ובתחומי עיסוק מגוונים. בדקנו מהם שירותי הערך המוסף שהתפתחו בנוסף לשירות הליבה שנראה כאילו היה כאן תמיד
שיחות הוועידה הקוליות הן שירות שיצא אל השוק הארגוני לפי כשני עשורים במטרה לאפשר תקשורת מרובת משתתפים של אנשים המרוחקים זה מזה בארץ ובעולם ובכך לחסוך בהוצאות החברה ובצורך בנסיעות מרובות בארץ ולחו"ל. צרכי תקשורת משותפת עם ספקים או לקוחות וכן עבודה פנים ארגונית עם קולגות קיבלו מענה בדמות שיחות הוועידה.
על אף צמיחת תחום הווידאו המאפשר ממד נוסף, ויזואלי, חברות רבות עדיין נעזרות בוועידות הטלפוניות כאמצעי יעמכל מקום בעולם.
חברת ועידן, המתמחה בפתרונות תקשורת עסקית רבת משתתפים, מציעה לחברות אלטרנטיבות לניהול שיחות פנים מול פנים ואחת מהן היא באמצעות שיחות הועידה הטלפוניות. לקראת סגירת 2017 סקרנו 7 שירותי ערך מוסף בתחום הוועידות הטלפוניות. שירותים חדשים או כאלו שפשוט לא ידעתם שקיימים.
- למתג את שיחות הוועידה – במקום הפתיח הקולי הגנרי (IVR) של ועידן, ניתן לשייך לחדרי הועידה פתיח ייחודי ללקוח. הפתיח הייחודי מאפשר התאמת השפה השיווקית או מיתוג של שיחות הועידה של אותה חברה, בייחוד אל מול משתתפים חיצוניים.
- הגברת אבטחת השיחה – מנחה השיחה קובע עם כניסתו קוד סודי נוסף אד-הוק, ספציפי לשיחה הנוכחית. כל הממתינים לתחילת השיחה או המשתתפים שטרם נכנסו אליה, יידרשו להקיש את הקוד הנוסף על מנת לקחת חלק בשיחה. הקוד הנוסף אינו מופיע במערכות ועידן ומשמש כרובד אבטחה נוסף בשליטת מנחה השיחה.
- שיוך עלות הוועידות לפרויקטים – בנוסף לקוד הסודי של חדר הועידה, יכול מנחה השיחה להזין קוד פרויקט ובכך לשייך את השיחה הספציפית לפרויקט מסוים מתוך רשימת פרויקטים. סיווג הפרויקט יופיע בדיווח החודשי ללקוח ויאפשר ללקוח שיוך עלויות לפרויקטים לפי צרכיו.
- תיעוד הוועידות לכל צורך – מגוון אפשרויות להקלטת שיחת הועידה. ניתן להזמין הקלטת השיחה מראש באמצעות נציג ועידן או לבצע זאת בעצמכם, אפילו תוך כדי שיחה כמנחי השיחה. אפשר כמובן להגדיר הקלטה אוטומטית לחדר ספציפי.
- שליטה ויזואלית ותפעול השיחה – ממשק ניהול אינטרנטי (Conference Manager) מאפשר צפייה ותפעול בסיסי של שיחה פעילה. דרך הממשק ניתן לצפות בפרטי המשתתפים, לשלוט על 'השתקת' משתתפים, לבצע חיוג יוצא למשתתפים, לנהל סשן שאלות ותשובות, לנהל סקרים, להפעיל הקלטה ועוד.
- העברת מידע מקדים לכלל המשתתפים – בחדרים בהם מוגדר קוד מנחה, יכול מנחה השיחה להקליט בכניסתו הצהרה / הודעה / ברכה אשר כל משתתף הנכנס לוועידה יישמע אותה בטרם הוא מועבר פנימה לשיחה. הדבר יכול לשמש החל מברכות רלוונטיות כפי שמברכים בתחילתה של ישיבה "פיזית", הודעות רלוונטיות לשיחה עצמה וכלה בהצהרות מחייבות (Disclaimer) בעלות אופי משפטי. השירות מייעל למנחה את הצורך בהודעות חוזרות עם כניסת משתתפים שונים.
- שיחת ועידה מנוהלת / שיחת אירוע – ועידן מציעה ללקוחותיה שירות של קבלת משתתפים וסינון אנושי בכניסה לוועידה. כלומר, המשתתפים נכנסים לשיחה דרך נציגי שירות ולאחר שמסרו פרטים אישיים בדומה לאירוע/כנס פיזי, בו רושמים את באי הועידה בכניסה. נציג ועידן יענה לכל משתתף המתקשר למספר הועידה, ירשום את פרטיו בהתאם לבקשת הלקוח ויעבירו לתוך שיחת הועידה/האירוע. בתום השיחה תועבר רשימת המשתתפים והפרטים שנרשמו ללקוח. קבלת משתתפים נעשית בעברית או באנגלית לפי הצורך. חברת ועידן ערוכה לקבלה ורישום של מאות משתתפים בו זמנית. שירות זה מתאים לוועידות קוליות בהן חשוב לוודא או לדעת מי לקח בהן חלק בפועל וכן לוועידות בהן הלקוח מעוניין להגביר את האבטחה על-ידי הוספת סינון אנושי בכניסה.
