חדרי הישיבות משנים את אופיים. הפונקציונליות מתעדכנת במקביל לאבולוציה העסקית ולחדרי הישיבות מצטרפים חללים אשר הופכים יחד לאזורים רב תכליתיים. עם גישה נכונה לפרויקטים הללו, אפשר להשיג את התוצאות המיטביות, אבל שימו מול העיניים את המשפט – One size doesn't fit them all.
עולם ה collaboration עובר שינויים מרחיקי לכת אשר מושפעים משיטות ניהול מעודכנות שבתורן משפיעות ישירות על טכניקת מילוי המשימות. כל זה דורש מהארגון להעמיק באבחון והגדרת הצרכים על מנת להשיג את התוצאה המיטבית.
קיטים מונחי שירות
הבלבול הרב בתקופה שבה חלק עוברים לעבוד מהבית באופן זמני, חלק קבוע, צבעים, קפסולות והתאמות נדלניות, עלול לייצר מימושים שאינם פוגשים את הצרכים. זה נכון ששם המשחק הוא 'מודולריות אוניברסלית', ואף רחבה ככל הניתן, אולם הארגון חייב לשאול את עצמו שאלות רבות ברזולוציות שונות כמו אילו שירותים יופעלו בחדר/חלל הזה: האם נדרשת תצוגה אלחוטית, וידאו קונפרנס, האם יתאים יותר מסך או מקרן, האם החדר כולל מחשב שישמש כ Codec או חיבור לBYOD (או שניהם), באילו יישומים (אפליקציות) ישתמשו כאן ועוד מיני שאלות שככל שהמענה עליהן יהיה מדויק יותר, כך הארגון יהנה מתוצאה איכותית יותר.
עידן השפע
קצת לא נעים לדבר על שפע בתקופה שבה ארגונים וכמובן אנשים נמצאים במצב של חוסר וודאות בעקבות משבר הקורונה אולם ההיצע שהיצרניות מציעות כיום הוא חלומי. ניתן למצוא מענה לכל דרישה, עלינו רק לדייק את הדרישות.
אקוסטיקה
אקוסטיקה נקשרת לרוב לחדרים גדולים. עובדתית אקוסטיקה מגיעה במגוון צורות- חדרי חקירות למשל עלולים לסבול מ'דליפת שמע' רק מכיוון שהנושא לא טופל. לעיתים עולה הנחה שהציוד כבר יפתור את אתגרי האקוסטיקה אולם לרוב זה כמובן לא נכון. מדובר במכלול שקשור לפרמטרים רבים וכמו כל דבר בחיים- ככל שנקדיש זמן למחקר ולימוד, כך נשיג את התוצאה הטובה יותר, ואודיו כבר אינו מותרות! שיחה שבה חווית השמע אינה טובה, תסתיים מהר והמשתתפים באותה שיחה לא יתלהבו לחזור על החוויה. כל ארגון צריך לשאול את עצמו מה המחיר שהוא משלם על חוויות שמע שכאלו, במיוחד בעידן הנוכחי. בסוף זה עולה לו כסף.
כלל האצבע והיוצא מן הכלל
היה נהוג לחשוב כי ישנו כלל אצבע למיקום מסך ומצלמה, אולם בתחום דינאמי שכזה להסתמך על כלל אצבע דומה יותר להימור. מימוש נכון הוא נגזרת של משתנים רבים כמו גודל החדר, מיקום השולחן והכיסאות, צורת הישיבה, מרחק השולחן מהמסך, מרחק המשתתף הרחוק ביותר מהמסך, גודל המסך ועוד. בנוסף לשיקולים אלו, גם שפע הפתרונות המוצעים לחדרים מאפשרים שבירה או גמישות מה של אותם כללים. כל חלל צריך להיבחן לגופו אפילו ברמת המיקום במבנה.
אינטגרציה - Less is more
לעיתים אנחנו מבקרים בחדר שבו לא דויקו הצרכים ואז מתחיל דיון סביב "אולי נעשה כאן…". אירוע כזה הוא קרקע פוריה ליצירת עומס בחדר, "פצ'ים", מחיר יקר ופתרון מסובך לתפעול מלא ברצון טוב. הרעיון הוא להבין מעבר לאיך אנחנו רוצים לעבוד ואילו שירותים נדרשים לנו, גם איך אנחנו לוקחים בעלות על השירות ומכניסים את חללי ה collaboration לאג'נדת ה IT בארגון על כל המשתמע כולל הטמעת שיטות עבודה של מחלקת IT, חשיבה על 'היום שלמחרת' יכולה להוביל את הלקוח למצב בו חלק מהקריאות נפתרות על ידו בקלות ובמהירות וניהול קריאות השירות ממוקד ובר מעקב וניתוח פשוטים.
כותב הפוסט, אביעד כהן, הוא הבעלים של חברת Comeet המתמחה בייעוץ מקצועי בתחום האודיו וידאו. חברת Comeet מסייעת לארגונים להשיג תוצאות מקסימליות באמצעות הצטיידות מדויקת ומבוקרת לצד תפעול ותחזוקה יעילים.
