בהחושן יעדים, חברה לניהול מעבר משרדים, לא נרתעים מהכינוי "גוגל של עולם מעבר המשרדים". רשימה ארוכה של חברות גדולות נעזרו כבר בניצוח של החברה על פרויקט המעבר. ולשאלת תג המחיר קובע מנכ"ל החברה, גלעד אקסלרוד, באופן חד משמעי- "השירות שלנו חוסך בממוצע פי שלוש מעלותו"
חברות גדולות כמו; סייף צ'ארג', Stucco Media, פלייטק, LABS TLV, Similar Web ומג'יק ליפ, הן רק חלק מרשימה ארוכה של לקוחות שהבינו את העוצמה שיש בגיוס 'מנצח' במטרה לעבור משרדים באופן חלק וחסכוני. כאן מתבקשת השאלה: למה זה בכלל נחוץ?
לגלעד אקסלרוד, מנכ"ל חברת החושן יעדים, אין שאלה בנוגע לנחיצות שיש בחברת העברת משרדים. "בתהליך שכזה החברות נמצאות בדרך כלל במצב די כאוטי, שכולל שינויים ארגוניים-מבניים, שינויים של תהליכים תפעוליים בעומס העבודה, שהוא גבוה מהרגיל, כמו גם שינויים בתרבות הארגונית. כל אלה מצטברים ומקשים על ההתנהלות השוטפת בחברה, כאשר תשומת הלב הניהולית כולה עדיין מוקדשת לעמידה ביעדים ולמינוף ההצלחה העסקית".
מסלולו המקצועי של אקסלרוד עבר דרך תפקידי כספים רכש ותפעול בחברות בין-לאומיות, כמו חברתNice וחברת האינטרנט Perion, ואת הצורך בחברת העברת משרדים הבין כשהיה סמנכ"ל תפעול בחברת הייטק, שבה ניהל בין היתר את פרויקט הקמת המשרד. מאוחר יותר כשעברה החברה תהליך של מיזוג ורכישה נולד צורך להעביר שתי חברות מערים שונות לבית משותף אחד. "בתפקיד הזה נחשפתי לראשונה לתחום, הפקתי לקחים וגיבשתי מסקנות איך לבצע בצורה הטובה ביותר את המשימה".
עם השנים צבר אקסלרוד ניסיון תפעולי רב שאותו החליט לפני מספר שנים לתרגם לשירות, שמוענק לחברות אשר עומדות בפני אירוע של מעבר משרדים. לחברת החושן יעדים יש כיום רקורד מרשים של העברת חברות רבות מהמוכרות במשק, כמו גם הקמת משרדים עבור יזמים אשר פותחים מתחמי קו-וורקינג (מתחמים של חללים להשכרה).
ובכל זאת, מדוע השירות הזה נחוץ לחברות?
אקסלרוד: "נתחיל בזה שמעבר למשרדים חדשים הוא אירוע משמעותי עבור כל ארגון, ובצורה מורחבת אפשר לומר שהוא אירוע שיש לו משמעויות במספר מישורים: פסיכולוגי, פרקטי ופיננסי, והוא נחלק לשני ממדים עיקריים – זמן וישויות. 'ממד הזמן' מתחיל הרבה לפני העברה עצמה בתכנון של המעבר, לאחר מכן במהלך המעבר ולבסוף בתהליכים של קליטה והטמעה. כל זה נעשה מול מגוון ישויות, כמו; צוות העובדים, לקוחות, פרויקטים פתוחים, ניהול ותפעול שוטף, הכשרות, רווחה וכמובן תהליך המעבר עצמו, שכולל תכנון אדריכלי, אופטימיזציות, ישיבות, עבודה מול ספקים, עיצוב, תקציב… ומה לא".
"לרוב מקובל לשכור את שירותיו של אדריכל שמתכנן את משרדי היעד, אחריו את שירותיה של חברת ניהול פרויקטים ולבסוף את שירותיו של קבלן הביצוע. אבל האם יש מי שינצח על כל האופרציה של המעבר, כאשר יש סיכוי שהסביבה תהיה כאוטית ולא תאפשר התנהלות קונבנציונלית? והאם יש בכלל מישהו שפנוי לטפל בעשרות אם לא מאות משימות במהלך המעבר?"
חברת החושן יעדים ניהלה לא מעט פרויקטים של חברות גדולות במשק בזמן מעבר משרדים. אקסלרוד מגדיר את המטרה בשימוש בשירותי החברה שלו בשלוש מילים: "פוקוס בסביבה כאוטית".
לא יהיה פשוט וזול יותר להקצות מתוך הארגון אדם שיטפל בנושא המעבר?
אקסלרוד קובע חד משמעית: "בהחלט לא יהיה זול יותר, וגם לא יישומי. כי כשאדם מהארגון עושה את זה הוא חייב להתפנות ממה שהוא נדרש לעשות בשוטף שלו ביום-יום, ואז מי ייתן את התפוקה החודשית שלו לחברה? יש חברות שברגע שהן מחליטות לעבור משרדים ללא ליווי של חברה מקצועית, עושות ניסיון לחלק תפקידים לכל אחד מאנשי הצוות במשרד. וכך מקבל עובד תפקיד נוסף, שאותו כנראה לא ביצע מעולם, והוא אמור לבצע אותו לצד המשימות השוטפות שלו. בדרך כלל זה מחזיק מעמד עד שהפרויקט מתחיל, ואז מתחילים האתגרים האמיתיים, ומתגלה עד כמה חשוב שמעבר יעשה על ידי חברה מקצועית ושיש לה ניסיון אמיתי בנושא".
"מעבר לזה מדובר בפרויקט ממושך מאוד וחד פעמי, ולא קיים בארגון אדם שמיומן לקחת על עצמו פעילות מהסוג הזה. מנהלת המשרד אינה בקיאה במשא ומתן ובניהול לוחות זמנים מהסוג הנדרש. סביר להניח שמנהל הרכש יודע להשיג מחירים טובים מספקים, אולם האם הוא יודע מה הארגון צריך למעבר? האם מישהו בארגון באמת יודע מה צריך ובאילו כמויות כדאי לרכוש, ומתי מדובר ברכישה שהיא בגדר התלהבות יתר 'כי עוברים', אבל אחר כך יעלה הציוד הזה אבק? ומי ינצח על התהליך הממושך הזה, האם מנהל הפרויקט? התשובה היא לא".
אז מהו הערך המוסף שיש להחושן יעדים להעניק לחברות שעוברות בית?
"מה שנדרש פה זה לנצח בו-זמנית על שני עולמות – עזיבה וכניסה. הצוות שלנו מיומן בניהול המעבר עד לפרטים האחרונים, ויש לנו יכולת לצפות ולאתר כשלים ניהוליים או תפעוליים, הצוות שלנו מאומן ומיומן בשגרת ניהול ובקרה מנצחת".
התהליך עצמו מתחיל בבירור מעמיק משלבי התכנון, שכולל הגדרה של יעדים, וכולל הבנה של תהליכי העזיבה והקליטה המתבקשים. הייעוץ של החברה מתבסס על ניסיון רב שנים, שמצמצם עבור הלקוחות משאבים רבים, כמו; זמן, כסף, אנרגיה מיותרת על תהליכים שאינם נכונים ועוד. ללא ספק הניסיון המסחרי שלנו בתחום חוסך עשרות אחוזים מתקציב המעבר. יש לנו יכולת לנהל את תקציב הרכש בצורה שקופה עם דיווח ובקרה, כשההיכרות שלנו עם הספקים ונותני השירות בתחום מוזילה באופן משמעותי את המחירים שהחברה נדרשת לשלם במעבר. אנחנו קובעים תקציב ולוחות זמנים מוסדרים, שהם בעצם עמוד השדרה של הפרויקט".
"ברבדים עמוקים יותר יש ערכים נוספים, שאינם נמדדים בכמויות או בתג מחיר, והם חלק מתהליך המעבר, ואנחנו כחברה בעלת ניסיון בתחום מודעים להם ויכולים להציף אותם מול ההנהלה ולתת הצעות לפתרון. הכוונה למשל לתהליכים מנטאליים שעוברים העובדים בזמן מעבר המשרדים, יש צורך לאתר את הנושאים שעומדים על הפרק, לזהות את ה'בלמים', ולרתום את העובדים להתגייס למעבר חלק עד כמה שאפשר".
"החושן יעדים מגדירה את הפרויקט בצורה הוליסטית רחבה, ומבינה שהמורכבות האמיתית היא לא רק הפרויקט הנדל"ני, אלא גם אופן ניהול התהליכים, דרך קבלת ההחלטות, השינוי מהמצב הקיים למצב החדש, ומה שמתרחש בתוך החברה בכל ההקשרים מהרגע שהוחלט על מעבר משרד, ובנוסף הצורך של החברה להמשיך להצליח גם אחרי שעברה למשרד החדש".
