בקושי חודש מאז תערוכתise2020 הסתיימה בצל הקורונה, ונראה שהיה קשה לתאר אז כי בעוד חודש המילה 'קורונה' תהיה הדבר הכי קרוב ואנחנו נתרחק אחד מהשני לפחות שני מטרים. המילה קולבוריישן הפכה פתאום ליותר מאשר טרנד ירוק, היא קירבה את הרחוק וממשיכה להמתיק מעט את הגלולה המרה.
אמל"ק: שירותי שיחות הווידאו כאן כדי להישאר גם אחרי משבר הקורונה, שיחות ווידאו זה אחלה דבר ווכאשר משלבים אותן בעבודה מרחוק היא הופכת להרבה יותר יעילה.
אותם כלים של חיבור מרחוק שהיו בגדר Nice to Have הפכו Must בין רגע עבור המגזר העסקי. הווידאו קונפרנס הפך להיות שיחת היום, ספקיות שירותי ווידאו וקולבוריישן חוו גידול במאות אחוזים בכמות הועידות והשיחות, חלקן אף חוו האטות ונפילות שירות כתוצאה מקפיצה לא פרופורציונאלית בכמות המשתמשים.
שירותי ווידאו בענן אינם חדשים, הם היו שם בשלוש השנים האחרונות לפחות ושיחות וידאו קיימות כבר שני עשורים לפחות. עבודה מרחוק או עבודה מהבית שהפכו לצו השעה, תפסו חלק מהארגונים לא מוכנים בעוד שעבור ארגונים אחרים שימוש בשירותי ווידאו לעבודה שוטפת מרחוק מהווה "מכה קלה בכנף" מאחר ושירותים אלה הוטמעו בתהליכי העבודה השגרתיים.
כיועץ בתחום הועידות אני רואה יותר הזדמנויות מאשר איומים ואתגרים בשימוש בשירותי ווידאו כאמצעי להתמודדות עם משבר הקורונה. אני לא מומחה בריאות או וירולוג, אבל בהחלט אשמח לשתף אתכם באתגרים, וההזדמנויות שאני מזהה
נתחיל באתגרים - אבטחת מידע
חלומו של העובד מהבית הוא סיוט עבור מנהלי אבטחת המידע. אלה נאלצים להתמודד עם אותם חיבורים מרוחקים שאינם נהנים מחומת האש הארגונית ושאר הגנות סייבר. פוטנציאלית מדובר בגן עדן לתוקפים מרחוק וזהו בהחלט אתגר עימו יש להתמודד; מהו המידע אותו ניתן לחשוף, כיצד ניתן להגן עליו, איך מונעים דלף מידע ועוד סוגיות רבות וכבדות משקל ביום העבודה של מנהל ה IT כרגע. החשש גדול הרבה יותר כמובן בקרב חברות ביטחוניות או פיננסיות המתמודדות עם הצורך בהמשך מתן שירות אל מול הגנה מפני מתקפה על כלל העובדים המרוחקים.
ניהול מרחוק, בשגרה ובחירום
איך מצליחים לשמור על שגרת עבודה שוטפת כאשר אנשי הצוות נמצאים במרחק הקלקה ולא בחלל הפתוח ? האמונה המסורתית במרבית המקומות היא כי התפוקה יעילה יותר כאשר כל העובדים נמצאים באותו חלל או בקרבת מקום. באופן אישי אני מאמין כי כאשר אנשים מגויסים למען מטרה – הם יוכלו לבצעה בכל מצב ומכל מקום. אנחנו ב Money-Time של התרבות הארגונית וסגנונות הניהול.
"חיות חברתיות"
עבור רבים מאיתנו, מקום עבודה הוא יותר מאשר מקור פרנסה. הוא גם מפגש חברתי לכל דבר החל מהקפה של הבוקר עם העוגה שהאופה המוצלחת מביאה כל שבוע, רכילות וסודות בין קולגות שהפכו חברים, ימי הולגת ובאופן כללי סוג של "מגע" בינאישי בשיחות מסדרון. המחשבה על שקט מהבוקר ולאורך כל שעות היום (אלא אם יש לכם ילדים קטנים בבית בימים אלו) גם אם בשלב הראשון נראית כחלום, עלולה להפוך מהר מאוד לתחושה של מחנק לא נעים, גם בימי שגרה רגילים. נראה כי בהמשך ישאיר הוירוס השפעה בצורת איזון של שבוע העבודה הנכון לעידן הזה שמורכב מתמהיל של משרד ובית.
זה יעבוד?
במקרים בהם ליוויתי הטמעות של שירותי ווידאו באתרי ארגונים עלה אתגר שמעט מדברים עליו- אתגר האמון. למעשה מדובר במדד לא כתוב בין קושי/קלות התפעול המשפיע על כמות התקלות שחווה המשתמש מול אחוז הניצולת של אותו משתמש. כאשר האמון הזה מופר, בעיקר אצל משתמשים 'מובילים', הציוד יושב בחדר כמו פיל לבן. אגב, כלל האצבע הוא שבפעם השלישית שהמשתמש חווה תקלה הוא יאבד עניין.
במצב החירום איתו אנו מתמודדים נכון להיות, משתמשים רבים נאלצים להתמודד לבדם עם תפעול מכיוון שמחלקת ה-IT עסוקה במשימות נוספות.
ועם כל איום ואתגר קיימות הזדמנויות: מאובטח ומוכן גם לרפואה
הפתרונות הקיימים כיום בשוק מגיעים עם כלים מתקדמים המאפשרים שיחות מאובטחות, בין אם מדובר בענן פרטי או חיבורים בעלי הזדהות חזקה, התעשייה התקדמה מאוד והנחת העבודה היא כי אבטחת המידע חייבת להיות מושג יסוד בכל תחום, גם בזה. קחו לדוגמא את ה-HIPAA (Health Insurance Portability and Accountability Act). מדובר בסדרת חוקים בעקבות חוק שהועבר בשנת 1996 המדבר על חיסיון מידע רפואי. על מנת לספק שירותי רפואה מרחוק באמצעות ווידאו, חייב ספק הפלטפורמה לעמוד ברגולצית HIPAA, כך יכול המבוטח/מטופל להיות בטוח כי המידע הרפואי שלו נשמר גם כאשר אינו נמצא במרפאה.
פלטפורמות מסוימות מאפשרות לנו לזהות את המתחברים מרחוק, לשלוח סיסמאות התחברות לועידות, לנעול ועידות בלחיצת כפתור ואף לשלוט על יכולת המתחברים לשתף או להציג קבצים. פתרונות נוספים באים לידי ביטוי במספרי ועידה מתחלפים, יכולת לטשטש את הרקע ואף להחליפו ועוד.
איך מנהלים את הכל מרחוק?
פלטפורמות כמו Microsoft Teams ו-Webex Teams מאפשרות עבודה בתצורת Agile; יוצרים קבוצה לפי פרויקט או משימה או כל צורך אחר, מוסיפים אליה את חברי הצוות הרלוונטיים, את הקבצים הנחוצים (השמורים בענן) ומתחילים לעבוד. קבצי צ'אט, סרטונים, תמונות, הקלטות שיחה ואף תמלילי שיחה (באנגלית כרגע) זמינים לחברי הצוות הקבועים והחדשים. כך שכל מי שנכנס לקבוצה יכול להתעדכן ולעקוב אחרי השינויים. חברי קבוצה יכולים להיות חברים גם בקבוצות אחרות.
ניתן אף לשלב בקלות כלי עבודה יומיומיים לתוך ממשקי קולבוריישן. את Salesforce ניתן לשלב כיום ל-Webex Teams, Microsoft Teams וכמובן ל-Zoom, וזו רק דוגמא אחת. חלק מספקיות פלטרפומות הועידה מאפשרות יצירת אינטגרציה באמצעות כלי API שונים. בשורה התחתונה: זה עד כדי כך פשוט והרבה יותר קל מבעבר.
הקפה של הבוקר, מינוס הארומה
לקולי וטוחני פולי הקפה הביתיים – הנה בשורה בשבילכם: קחו את הקפה שלכם ותתרווחו ליום העבודה שרציתם, תוכלו לבחור איך ואת מי לפגוש בבוקר במטבחון הוירטואלי ! כן, שתי הקלקות ברשימת אנשי הקשר ואתם שם. נכון! העוגה, העוגיות ושאר שוברי הדיאטות לא יהיו שם, אבל כן יהיו הפנים והקולות המוכרים מינוס הפקקים שבדרך. יוצאים לארוחת צהריים ? זה יכול להיות מוזר בהתחלה לאכול מול מסך, מצד שני – עדיף מאשר לאכול לבד, לא?
זהו ניצול שובר שגרה שיכול להיות מאוד פרודוקטיבי עבור כל מי שעובד מהבית וחסרה לו האינטראקציה, שיחות המסדרון וסתם שיחות חולין.
בטח שזה יעבוד – זה כולה ווידאו
Zoom, Teams, GoToMeeting, Pexip, LifeSize והרשימה מתארכת עוד ועוד – כולם עובדים, כולם. מנסיון אישי. אתם יכולים להסתפק ב-WhatsApp שלכם, אבל תפסידו את כל מה שיש לקבל מאותן ספקיות שירות נפלאות, מה גם שאותם אימוג'ים ובדיחות ניתנים ליישום בקלות גם שם כבר היום (חבר אמר לי…). הממשקים הפכו הרבה יותר ידידותיים למשתמש, בחלקם ידעו להגיד לכם מדוע לא שומעים אתכם ואף ידריכו אתכם לפתור עצמאית את התקלות. המצלמות המובנות במחשבים הניידים ובטאבלטים השתפרו פי כמה וגם המיקרופונים. הסתייגות כבדה לגבי המחשבים הניידים, תעשו לעצמכם טובה אם תמנעו מהם.
כל אפליקציית ווידאו היום תאפשר לכם לבחור איך תתחברו. נוח לכם מהסלולארי? לכו על זה, מהמחשב הנייד ובלי אפליקציה ייעודית ? גם עובד. הבשורה הגדולה של BYOD היא כי באותה מידה שאתם צורכים את שירותי הסטרימינג שלכם בבית ומקבלים חווית משתמש מעולה, כך גם השתפרה חווית שירותי שיחות הווידאו.
בקרוב – חמישה דברים שכדאי למשתמשי הווידאו לדעת
