העידן הנוכחי דורש מארגונים להיות מחוברים מכל מקום ובכל זמן. חדרי הישיבות החכמים הפכו ללב הפועם של עולמות התעסוקה אך יחד עם השדרוג הטכנולוגי הגיעו גם אתגרים מורכבים של תחזוקה, עלויות גבוהות והתיישנות מהירה של טכנולוגיות שמע ווידאו. חברת ׳ועידן פתרונות קונפרנסינג׳ , מהמובילות בישראל בתחום פתרונות התקשורת, זיהתה את הצורך ואימצה את מודל השירות החודשי המוכר מעולמות המחשוב, והתאימה אותו בצורה מדויקת לעולם הוידאו קונפרנס.
קרן אמיר, מנהלת מכירות ולקוחות בחברת ועידן, משתפת על הפתרון שמשנה את כללי המשחק עבור חברות וארגונים רבים במשק.
המעבר מבעלות על חומרה לצריכת שירות
״השוק עבר שינוי תפיסתי עמוק בשנים האחרונות. בעבר, חברות היו משקיעות עשרות ואף מאות אלפי שקלים ברכישת מסכים, מצלמות, מיקרופונים ומערכות שליטה, ולאחר מכן נאלצות להתמודד עם השאלה מה קורה כשהטכנולוגיה מתיישנת או כשיש תקלה. הפתרון שאנו מציעים בועידן מעתיק את ההצלחה של עולמות המחשוב אל תוך חדר הישיבות; אנחנו לא מוכרים רק קופסאות וציוד אלא מספקים פתרון מלא במודל של חבילה חודשית קבועה למשך שלוש שנים הכוללת את כל החומרה, ההתקנה, התמיכה והתחזוקה המקיפה״.
מדוע לבחור במסלול הזה במקום רכישה ׳מסורתית׳?
״יש כאן שני מניעים מרכזיים, האחד פיננסי והשני תפעולי. מנהלי כספים מעדיפים כיום להעביר תקציבים מהוצאה הונית גדולה וחד פעמית להוצאה תפעולית חודשית מוכרת וצפויה. זה מאפשר לשמור על תזרים מזומנים פנוי וליהנות מגמישות תקציבית.
מההיבט התפעולי, עולם הוידאו קונפרנס משתנה בקצב מסחרר. מערכות ההפעלה של פלטפורמות כמו זום או טימס מתעדכנות ללא הרף, וציוד שנרכש היום עלול להפוך למיושן במהירות יחסית. המציאות היא שאנשי הIT לא אוהבים ולא מבינים מספיק עדיין בצרכים ובתחזוקת חדרי הישיבות, ולחברות רבות אין בכלל IT פנימי. המודל שלנו מבטיח שהארגון תמיד יישאר בחזית הטכנולוגיה מבלי לקחת סיכונים. במילים פשוטות- אנחנו מבטיחים שקט לשנים קדימה״.
שירות מקצה לקצה בלי אותיות קטנות
״השירות הוא הלב של הפתרון הזה והסיבה המרכזית שהלקוחות בוחרים בנו. בעולם העסקים, חדר ישיבות מושבת בעיצומה של פגישה גלובלית חשובה זה אירוע קריטי שיכול לעלות לחברה הרבה מאוד כסף וזה מבלי להעמיק בעוגמת הנפש. במסגרת ההסכם, אנחנו מספקים מעטפת הגנה מלאה הכוללת ניטור, תמיכה מרחוק והגעה של טכנאים לשטח במקרה הצורך, תחת אמנת שירות קשיחה ומהירה. הלקוח יודע שיש לו כתובת אחת לכל תקלה, החל מבעיית תוכנה ועד לרמת החלפת רכיב חומרה פגום, בלי צורך לנהל דיונים מול יצרנים בחוץ לארץ או מעבדות חיצוניות״.
אחרי שלוש שנות החוזה
״זה בדיוק היופי במודל- בתום שלוש השנים, לארגון יש את החופש המלא לבחור כיצד להתקדם. ברוב המוחלט של המקרים הלקוחות בוחרים לבצע תהליך של רענון טכנולוגי. אנחנו מגיעים, מחליפים את הציוד הקיים בציוד החדיש ביותר שקיים בתקופת הסיום, מהדקים את התאמתו לצרכי הארגון ומחדשים את החוזה לתקופה נוספת. בצורה הזו, הארגון נהנה מחדרי ישיבות מתקדמים באופן רציף, מבלי להיתקע עם ציוד ישן ומבלי להוציא סכומי עתק על שדרוגים.
אפשרות נוספת שאנחנו מספקים ללקוחות היא להמשיך עם הציוד הקיים ולקבל את אותה מעטפת בתשלום חודשי מופחת״.
התאמה אישית לכל חדר
״הפתרון מודולרי לחלוטין ומתאים לכל סוגי הארגונים או החברות ולכל גודל של חדר. אנחנו יודעים לאפיין ולתמחר חבילות עבור חדרים קטנים, חדרי ישיבות סטנדרטיים ועד לאולמות כנסים מורכבים. המטרה שלנו היא לייצר אחידות וחווית משתמש פשוטה וזהה בכל רחבי הארגון, כך שכל עובד שנכנס לחדר ידע בדיוק איך להפעיל את המערכת בלחיצת כפתור אחת, בין אם הוא נמצא במטה החברה בתל אביב ובין אם הוא נמצא בשלוחה מרוחקת״.
טיפ לחברה שבוחנת כעת שדרוג של חדרי הישיבות שלה
״להפסיק לספור קופסאות ולהתחיל למדוד שקט נפשי וחווית משתמש. כשמחשבים את העלות הכוללת של רכישת הציוד, הניהול שלו, התחזוקה השוטפת, הזמן של אנשי מערכות המידע שמתבזבז על פתרון תקלות בחדרים וההתעסקות עם ספקים שונים, מבינים מהר מאוד שהמודל של ועידן מציג חלופה משתלמת וכלכלית בהרבה. אנחנו לוקחים את כל ׳כאב הראש׳ אלינו ומאפשרים לחברות להתרכז במה שהן הכי טובות בו, בזמן שחדרי הישיבות עובדים בצורה מושלמת״.
