הצורך ביצירה והפצה שוטפת של תוכן משנה את הדרך שבה ארגונים חושבים על הפקה, תקשורת וניהול. כך הופך האולפן הפנימי ממקום צילום לתשתית אסטרטגית. יניב לוי, מנכ״ל משותף בחברת IVS-TEC, משרטט את שלד מפת הדרכים בדרך לקבלת ההחלטה הנכונה.
ייצור תוכן In-House
כחלק מתהליך דיגיטציה מואץ אותו חווה המגזר העסקי, גם תחום הפקה ושידור התוכן הארגוני שינה את פניו ללא היכר בשנתיים האחרונות. חברות הייטק, בנקים ומוסדות פיננסיים נחשפים לצרכים חדשים הדורשים פתרונות; בין אם מדובר ביצירת תכנים שוטפים המספקים מידע ומייצרים ערך להידוק הפעילות הצוותית, תיעוד כנסים מקצועיים, שידור אירועים פנים ארגוניים או יצירת פודקאסטים שיווקיים- שגרת העבודה הארגונית המעודכנת מחייבת חישוב מסלול.
לוי: ״אם בעבר הפקת תוכן הייתה פרויקט נקודתי שנולד סביב כנס, השקת מוצר או קמפיין שיווקי, הרי שכיום ארגונים רבים מבינים כי תוכן הפך למשאב תפעולי שוטף. מנהלים נדרשים לתקשר עם עובדים בתדירות גבוהה יותר, מומחי תוכן משתפים ידע מקצועי באופן רציף וצוותי שיווק ומכירות מחפשים דרכים לייצר נוכחות מתמשכת בערוצים דיגיטליים. במציאות כזו, הסתמכות על ספקי הפקה חיצוניים לכל משימה הופכת ליקרה, איטית ולעיתים אף בלתי ישימה.
כתוצאה מכך, אנחנו חווים מגמה ההולכת ומתעצמת של הקמת אולפן פנימי המשמש כפלטפורמת תוכן המשלבת טכנולוגיה, תהליכי עבודה ונהלי הפקה קבועים. האולפן הופך לנקודת מפגש בין הנהלה, משאבי אנוש, שיווק, הדרכה וחדשנות, ומאפשר להפיק סרטונים, פודקאסטים, שידורים חיים ותכני הדרכה ביעילות.
המטרה אינה רק לשפר את איכות התוכן אלא להפוך את היצור שלו לחלק בלתי נפרד משגרת הניהול והתקשורת הארגונית. כמובן שלא כל חברה או ארגון זקוקים לאולפן מקומי אבל ארגונים שיצירת התוכן היא חלק משגרת הפעילות שלהם, מבינים את היתרון והחיסכון בהקמת אולפן מתקדם שיוכל לספק שידור איכותי באמצעות תפעול פשוט והכי חשוב- ללא צורך בכוח אדם חיצוני יקר ומסורבל״.
איך אני יודע אם כדאי לי לשקול הקמת אולפן מקומי?
לוי: ״אנחנו מאמינים שהדרך הנכונה לבחון את הנושא עוברת דרך היקף הפעילות ולכן השאלה הראשונה אינה איזה ציוד לרכוש אלא האם תוכן הוא חלק מתהליכי העבודה. כאשר הנהלה מעבירה מסרים באופן קבוע, כאשר מתקיימות הדרכות תכופות, כאשר מומחים בארגון נדרשים לשתף ידע באופן שוטף או כאשר מחלקות שיווק ומכירות מייצרות תוכן על בסיס קבוע, מתחיל להיווצר היגיון עסקי להקמת תשתית עצמאית. במצב כזה, האולפן אינו הוצאה אלא כלי עבודה שמייצר חיסכון בזמן, גמישות תפעולית ויכולת להגיב במהירות לצרכים המשתנים של הארגון.
ארגון שמזמין הפקות חיצוניות באופן תדיר, מפיק וידאו או פודקאסטים מדי חודש, משדר אירועים פנימיים או מפעיל מערך הדרכה דיגיטלי, צריך לשאול את עצמו האם נכון יותר להמשיך לרכוש שירותי הפקה בכל פעם מחדש או להקים פלטפורמת תוכן פנימית שתשרת אותו לאורך שנים. ברוב המקרים, ככל שתדירות יצירת התוכן עולה, כך גדל היתרון של מודל In-House המאפשר שליטה, זמינות ועקביות.
חשוב להוסיף נקודה שעלולה להיות קצת אמורפית בשלבי בחינת הקמת אולפן- מערכת זמינה, איכותית ופשוטה לתפעול, מעודדת את הגברת השימוש ואף מרחיבה אותו לבעלי תפקידים ממחלקות נוספות״.
