הפופולריות של אירועי וידאו נמצאת במגמת עלייה ואיתה רף הציפיות של המשתתפים. מדובר באתגר לא פשוט- הישראלים פחות אוהבים את המרחב הווירטואלי ואת אירועי הוידאו. אבל מה לעשות שהחיים ממשיכים וארגונים חייבים להפיק כנס וירטואלי במטרה להציג תוצאות עסקיות למשקיעים, להעביר תכנים באמצעות הרצאות, "שולחנות עגולים" ועוד. מה כדאי לנו לעשות במטרה להשיג את התוצאה המיטבית.
העידן ההיברידי משפיע גם על עולם האירועים העסקיים. מצד אחד עדיין ישנו צורך ממשי בקשר עין ובאינטראקציות עשירות ככל האפשר, מהצד השני המגיפה לימדה את כולנו להיעזר בכלים דיגיטליים מתקדמים גם לצורך הרצאות, כנסים ואירועים עסקיים שונים.
ועידן, מחלוצות תחום הקונפרנסינג לעסקים בישראל המספקת פתרונות תקשורת מתקדמים מאז 1999, אינה קופאת על השמרים ומציעה פתרון מדויק (גם) לאירועי הוידאו המנוהלים. מדוע כדאי לכם? כנראה בגלל שהאירוע יופק נכון, ינוהל ויזרום, מה שיאפשר לכם להתרכז בתוכן ובמה שתרצו להשיג במהלכו.
"אנחנו עושים את זה לבד, אין צורך תודה"
הלקוחות, כל הלקוחות, רגילים להתנגד, הם יכולים להסתדר לבד. זהו אינסטינקט הישרדותי שנפוץ מאוד באזורים שונים, ישראל היא אחת מהם. התפישה הרווחת היא שמדובר בהוצאה בעוד שכאשר מנתחים את מה שועידן מביאה לאירוע- אפיון מדויק, סיוע בהזרמת האורחים ורישומם, ליווי צמוד, הפקה מוקפדת ואף פעילות post event, מתחילים להבין את הערך של ההשקעה.
אירועי וידאו מנוהלים הן הפקה לכל דבר ועניין. בדיוק כפי שאנחנו לא מפיקים לבד אירוע פיזי אלא משתמשים בחברת הפקה, כך הצוותים המקצועיים של ספק הפקת האירוע הווירטואלי ידאגו לאספקטים הרלוונטיים שיהפכו את האירוע הווירטואלי להצלחה.
השירות מבוסס כאמור על אפיון והבנת הצרכים כאשר מנעד הדגשים והאינטרסים רחב מאוד. לצורך כך מתבצעת ירידה לרזולוציות מתאימות שהן חלק מהמתודולוגיה שפיתחה ועידן, עד כדי הגדרה במי אמורה להתמקד המצלמה בכל נקודת זמן, איך ייראה הרקע מאחורי הדוברים, מי יוגדר כמנהל ויורשה לשתף תוכן ועוד. האפיון מתקיים באמצעות פגישה משותפת בין נציג הלקוח ומנהל התיק שלו בועידן, אליהם מצטרפים מומחה טכנולוגי ומנהל אירועים וירטואליים כך שכל הפינות סגורות. הפגישה עמוסת לימוד וייעוץ ובסופה מוגדר אופי האירוע בהתאמה לתקציב שהוקצה לו.
פוליטיקה? גם לזה יש פתרון
ניר רונן, מנכ"ל חברת ועידן, משתף בדוגמה לפרפקציוניזם במהלך תכנון אירוע וידאו מנוהל: "רשת בתי הספר אמית ידועה ככזו ששמה דגש רב על ערכים, זהות וחיבור בחברה הישראלית. לקראת אחת ממערכות הבחירות האחרונות ארגנה הרשת פאנל פוליטי וירטואלי בהשתתפות שמונה חברי כנסת ובהנחיית עמית סגל. במהלך אירוע הווידאו ניתנה אפשרות לתלמידים להציג שאלות, מה שיצר אתגר מבחינת מספר הדוברים ששירות הוידאו שנבחר לתפעול האירוע אפשר. נציג ועידן תפעל את הרגעים הללו כך שאף אחד לא הרגיש מקופח באמצעות הסרה זמנית של משתתפים. זה היה רגע לא צפוי שהלקוח העריך מאוד לאחר שהתרחש".
לדברי רונן, לא אחת נציג.ת ועידן מתפקד כטכנאי אולפן שידור אשר באחריותו לנתב את המצולמים, כמות הזמן הניתן לכל דובר, הסרות זמניות בהתאם למגבלות שירותי הוידאו השונים ועוד.
אחת, אחת שתיים - בדיקת איכות מקיפה ביום שלפני ומענה מידי לכל תרחיש במהלך האירוע
הליווי הצמוד ותשומת הלב לכל פרט באים לידי ביטוי גם בשלב הפקת האירוע. עינב מלבין, אחראית הדרכה ושירות ואחת מהעובדות הוותיקות בועידן, מפרטת את האפשרויות העומדות בפני מארגני הכנס, ההרצאה, המצגת למשקיעים, שיחה של מנכ"ל עם עובדי החברה שלו וכו': "ראשית, ניתן לבחור בין אירוח האירוע בחדר הישיבות המאובזר של ועידן לבין הפקתו אצל הלקוח או בכל מקום אחר. בנוסף, ניתן ליצור לאירוע דף נחיתה ואפילו מיני סייט איכותי עם כל הפרטים ואפשרות לרישום דיגיטלי מהיר ויעיל. במידת הצורך הלקוח מקבל אוטומציות שונות שמאפשרות לו לנהל את הרישום בקלות, לרבות משלוח תזכורות במייל וגם ב-SMS כאשר מועד האירוע קרב.
"עוד מרכיב מהותי בהפקה הוא ייעוץ לגבי הציוד הנדרש במטרה לאזן בין החלום למציאות. על בסיס ההיכרות עם הפתרונות המתקדמים ביותר הקיימים כיום של היצרניות המובילות בעולם כמו פוליקום, סיסקו, Pexip, אטלונה ואחרות, אנחנו יודעים להציע ללקוח את מה שהוא בדיוק צריך, לא יותר ולא פחות.
"נציגי ועידן מבצעים טסט מקיף ויסודי לפחות יום לפני האירוע כדי לוודא שהכל תקין ושניתן לממש את התוכנית שגובשה. גם בזמן אמת הצוות הטכני של החברה נמצא במקום ומספק מענה מידי לכל בלת"מ ולכל תרחיש על בסיס ניסיון רחב היקף. במידת הצורך מספקת ועידן גם מנחה מיומן שיציג את הדוברים באירוע הווירטואלי ויעביר את רשות הדיבור לאדם המתאים בכל נקודת זמן".
שילוב המיתוג שלכם - כדי שהאירוע יהיה מושלם
הזמינות הגבוהה של כלים טכנולוגיים כמו זום או WebEx מאפשרת לכאורה לכל עסק או ארגון שעורכים אירוע עסקי להפיק אותו בכוחות עצמם. בפועל, כשמנסים לעשות זאת, מגלים שלל סוגיות טכניות שצועקות לנו לפנות לחברה שזו המומחיות שלה. כזו שיודעת להתמודד עם כל מה שיכול לקרות באירוע כזה כולל בלת"מים.
האפיון המדוקדק, הליווי הצמוד והבקיאות המקצועית באים לידי ביטוי בכל פרט ופרט לאורך האירוע, ויוצרים בדיוק את הרושם הרצוי אצל כל המשתתפים בין אם אלה משקיעים, לקוחות, עובדים או הקהל הרחב. המחויבות של ועידן לתכנון מושלם מתורגמת גם לעיצוב דף הנחיתה בהתאם לערכי הלקוח והשפה הוויזואלית שלו אבל גם בהצבת עזרי חשיפה פיזיים כמו קאפה מאחורי הדובר/ים כדי להבטיח רקע מדויק אשר מעביר את המסר בהתאם לנושא או לדובר.
יותר אירועים וירטואליים – יותר השקעה בהפקה
מגיפת הקורונה שינתה במידה ניכרת תחומים רבים במציאות של כולנו. בפרט, הרגיל אותנו הווירוס שעדיין רחוק מלהיעלם מן העולם, לקיים אינטראקציות וידאו רבות. יש מי שאוהב את זה ויש מי שפחות אבל מזה זה משנה- מדובר באבולוציה. המין האנושי לומד ומתרגל להעביר מסרים מדויקים גם ללא "מגע" או פגישת פנים אל פנים. כתוצאה מכך ניתן לראות יותר ויותר אירועי וידאו- חברות אשר מעבירות כנסים, אירועי משקיעים, הרצאות, שיחות פנים ארגוניות, סדנאות ועוד.
גם הפקקים שהולכים ומתארכים ואירועי הקיצון שמייצר משבר האקלים מזניקים את הכדאיות של אירועים בווידאו. מכאן הכל עניין של החוויה האישית שלכם. אם הפקתם לבד יש סיכוי לא רע שלא התאהבתם. זה היה מתיש, שונה ממה שאתם מכירים ואתם רק מתפללים שזה יסתיים. אם שכרתם ספק שמעביר את האירוע באופן חווייתי ואתם הייתם עסוקים במה תציגו ולא באיך, כנראה שהחוויה שלכם שונה לחלוטין.
חברות היי-טק, נדל"ן, גופים פיננסיים ושלל ארגונים בענפים מגוונים יכולים להפיק תועלת רבה מאירוע וידאו מוקפד. רונן מסכם: "ועידן צברה ניסיון רב בהפקת אירועים וירטואליים כולל כאלה אשר נמשכים מספר ימים וכוללים הזרמת וידאו (סטרימינג) בלייב ליוטיוב או פייסבוק. אנחנו מתחייבים להעניק שירות מקיף אשר כולל התייחסות מקצועית ומעמיקה לכל פרט במטרה להפוך את האירוע הבא שלכם למושלם".
