כיצד ייראה המשרד בעוד כשש שנים והאם הוא יהיה שונה בהרבה מהמשרד המוכר לנו היום?
אף על פי ההתפתחויות הטכנולוגיות הרבות של השנים האחרונות, לכל עובד במשרד הממוצע יש עדיין שולחן עבודה והוא מקדיש חלק ניכר מזמנו לשיחות טלפון בין משרדיות ומענה להתכתבויות. אם צריך לחזות כיצד ייראה המשרד הממוצע ב-2025, סביר להניח שהשינויים שיעבור המשרד בשנים הקרובות לא יהיו מרחיקי לכת מבחינת מה שנעשה בו, אבל המשרד עצמו בהגדרתו עשוי להשתנות מכיוון שהוא יהיה גמיש יותר וכבר לא נהיה מקובעים ליום עבודה מתשע בבוקר ועד חמש אחה"צ.
מצב זה יתאים מאוד לדור המילניום ודור ה-Z שיהוו את מרבית כוח העבודה בשנת 2025 ואילך. לדור הזה יש דרישות גבוהות יותר ממקום העבודה שלו והוא לא מהסס להישאר בבית ההורים עד שתימצא העבודה שתאפשר לו לנהל חיים עצמאיים בנוחות. בני דורות אלו גם נוטים להחליף יותר מקומות עבודה ולכן החברות והארגונים יצטרכו לתת להם סיבות רבות מדוע להמשיך ולעבוד דווקא אצלם מבלי לנטוש לאחר שנה או שנתיים.
לעבוד מכל מקום ובכל זמן
על פי סקר של IWG (המודדת מגמות בקרב עובדים) שהקיף יותר מ-15,000 איש מיותר מ-80 מדינות, נמצא שיותר מחצי מהעובדים עובדים מחוץ למשרד לפחות כ-2.5 ימים בשבוע. הביקוש לעבודה גמישה יותר עולה משנה לשנה, ובין 2017 ל-2019 הוא עלה מ-70% ל-75%. הסקר מצא גם שלמרות שכרגע מדובר בעיקר בדרישה מלמטה- מצד העובדים, כ-85% מאנשי העסקים מודעים לכך שעבודה גמישה הפכה את העסק שלהם ליותר יעיל וכחמישית מעריכים שהיא מסוגלת להגדיל את היעילות ב-20% לפחות.
למעשה, העבודה הגמישה הופכת להיות כל כך פופולארית, עד שמדינות מסוימות כבר מתייחסות אליה בחקיקה. על פי הערכה של IWG, עד 2030 העבודה הגמישה עשויה לגרום לזינוק כלכלי של עד 4.5 טריליון דולר לרבעון בארה"ב.
מכיוון שהטכנולוגיה כבר קיימת ולכל אחד יש מחשב סלולרי בכיס או מחשב נייד בתיק, אליהם ניתן להוריד תוכנות ואפליקציות וועידה בשניות, האתגר יהיה דווקא בשינוי הקיבוע המחשבתי של העובדים שעד כה היו רגילים לעבוד שמונה שעות ולחזור הביתה. לעיתים מדובר בתרבות הארגונית שצריך לסובב ב-180 מעלות.
מנגד, 42% מאנשי העסקים באנגליה עדיין ציינו את הטכנולוגיה כמחסום עיקרי.
עבודה מבוססת פעילות (ABW)
במקום לשבת ליד שולחן ולקיים ישיבות בחדרים מדכאים נטולי חלונות, חברות רבות כגון גוגל ומיקרוסופט מעצבות את המשרדים שלהן על מנת לעודד פעילות אקטיבית. לא מדובר רק בערסלים תלויים בצורת תרמיל שעועית (Beans) או בשולחנות פינג פונג, אפשר למצוא אפילו בתי עץ מוגבהים מהקרקע בשטחים הפתוחים שבין הבניינים.
העיקרון של ABW מבוסס על כך שכל העובדים עדיין נמצאים בתוך סביבת המיקרו של המשרד, אבל הם יכולים להחליט היכן לעבוד, דבר שכמובן טומן בחובו השפעות נוספות אפילו בריאותיות, מכיוון שיש פחות זמן ישיבה בו העובדים מזיזים פחות את הגוף. למעשה, ABW נועד לחקות את הסביבה הביתית שלנו בו לכל חדר או אזור יש פונקציונליות משלו.
עוד טרנד הקשור לעבודה מבוססת פעילות ולא ממש זכה לשם רשמי בעברית הוא Huddle Rooms (אולי "חדרי הסתודדות" או הצטופפות?). מדובר בתאים קטנים יחסית עם קירות שקופים הפתוחים אל עבר הסביבה החיצונית ולכן מאפשרים לקיים שיחות פרטיות בלי לאבד קשר עם החוץ. הם מצוינים לשיחות אקראיות ואווירה פחות פורמלית.
כיום יש אמנם אתגרים בכל מה שקשור לבידוד הצליל וקיום שיחות וועידה מתוך החדרים, אבל חברות כמו סוני (SONY) כבר עובדות על צליל היקפי שממוקד לסביבה ספציפית אחת וכמעט ואינו נשמע למי שיוצא ממנה. בעתיד ייתכן ונראה בחדרים האלו גם תצוגות הולוגרפיות שיחליפו את המסכים הגדולים המותקנים כיום.
הבא את האפליקציה שלך – Bring your own App -BYOA
עובדים מביאים כיום חלק גדול מציוד העבודה שלהם, כגון מחשבים ניידים וטאבלטים מהבית וחוזרים אתו מהמשרד, אולם נראה כי בשלב הבא כל עובד יעשה שימוש באפליקציות האהובות עליו. זהו מצב מאתגר עבור מחלקת ה-IT בשל נהלי אבטחת מידע שנועדו להגן על המידע הארגוני.
לכן, נראה שלא תהיה ברירה אלא לקבוע נהלים ברורים לגבי מידע שניתן להוציא וכזה שאסור להוציא בתוספת אמצעי אבטחה פנימיים בציוד הקבוע (כפי שהיום ברוב החברות כונני USB חיצונים נחסמים באופן אוטומטי). כמו כן, יהיה צורך ביותר סטנדרטים חוצי אפליקציות ומכשירים שעדיין יוכלו לתמוך בהצפנה בסיסית על מנת שהמידע לא ידלוף בזמן שהוא מועבר מאפליקציה לאפליקציה או בין מכשיר למכשיר.
כבר היום מרבית מערכות הוועידה תומכות בתקנים שונים מכיוון שהחברות הבינו שגישת "הגן הסגור" פשוט לא יכולה לעבוד בסביבה עסקית, גם אם יש לה פוטנציאל להגדלת המכירות.
עודף מידע והאח הגדול
לצד הפיתוחים השונים שממקסמים את האפקטיביות בסביבת העבודה, אסור לשכוח שחברות רבות מפתחות חיישנים שונים ומכשירים שנועדו לאסוף מידע אודות הרגלי השימוש של העובדים. מדובר לא רק במיקרופונים או מצלמות, אלא גם בחיישנים שונים שייתכן ויוטמעו בתוך תגי העבודה של העובדים ומתחת לשולחנות העבודה. חיישנים אלו מאפשרים לדעת היכן כל עובד נמצא, עם מי הוא מדבר ואפילו מהי תנוחת הגוף שלו.
מידע זה אמנם יעזור למנהלים לעקוב אחרי צורת העבודה של העובדים ולייעל אותה (כמו גם לשמור על סביבת עבודה בריאה יותר), אך יש כאן גם סיכון ברור של חדירה לפרטיות מעבר לכל מה שהמעסיקים כבר יודעים עלינו.
מצד שני, לכוח החישוב העודף יש גם יתרונות. לדוגמה, מערכות בינה מלאכותית שתאפשר להפעיל את הסביבה באופן קולי בצורה קלה ונוחה ללא ספק תשמור על רמת אנרגיה גבוהה יותר ותחסוך שעות רבות של פעולות חוזרות ונשנות. כנראה שלא סתם חברות כמו אמאזון כבר משקיעות בהטמעת יכולות עסקיות בעוזרים הדיגיטליים שלהן וברבים מהמשרדים אפשר לקבוע פגישות וועידה מבלי להזיז את העכבר.
