אפשר לומר שהתקופה הראשונית בה הארגונים מיישמים פעילות מקוונת, בין אם באהבה ובין אם בכפייה, הגיעה לסיומה. בשטח יש ארגונים שזה עובד להם מעולה וכאלה שבהם צצים 'בקיעים' ואי הסכמות בהקשר לשיטות העבודה המרוחקות, ולמרות שאנחנו שומעים לא מעט על כך שהקורונה בסה"כ האיצה תהליכים, יתכן שזה 'מואץ מדי' עבור חלק מהארגונים. אספנו שישה ממדים בעלי חשיבות רבה ליעילות הפגישות המקוונות, עם דגש על החשוב מכל – שמירה על רמת הריכוז והמעורבות של המשתתפים.
עוד לפני פרוץ המגפה, מנהלים שנחשבו מנהיגים ניחנו בכריזמתיות שבאה לידי ביטוי במגע עם אנשי הצוות. על היכולת לקיים ישיבה ארוכה תוך כדי מעורבות ועניין של כלל המשתתפים, מסופר בספרי ניהול רבים ואף נלמד בקורסים יוקרתיים. המעבר לעולם המקוון מסבך מעט את האירוע שכן, גם כך אנחנו נתונים לגירויים שרק הולכים וגוברים, ועכשיו עלינו לשבת מול מסך ו-לשמוע "אותה" או "אותו" שוב?!
לפעמים זה פשוט To much.
אם נכנסים לרזולוציות (בסיסיות), ניתן להבחין בסממנים המעידים על מה שקורה בשטח; מספר מועט של משתתפים פעילים, כמות משתתפים משתנה בתכיפות גבוהה ואף חוסר אפקטיביות בסיכום הפגישות, חלוקת המשימות ווידוא ביצוען. אז מה אפשר לעשות ? הנה :
1. הפגישה חשובה ? התייחסו אליה כך !
עוד לפני הפגישה, ניתן להגדיר ולשבץ תפקידים למשתתפים או לחלקם. בדרך זו, ירגישו בעלי התפקידים מחויבים לא רק להיות בפגישה, אלא גם לגרום לה לעבור באנרגיה גבוהה יותר ותוך מעורבות ועניין.
דמיינו מצב שבו חלק מהמשתתפים כותבים, מעורבים ועוקבים… איך ייראו אלה שלא?! כנראה כ"זיוף" לא נעים לאוזן (ולעין).
התפקידים אגב, אינם חייבים להיות תמיד סופר פרקטיים ולעיתים הם יכולים לשלב גם מעט הומור ודמויות, דבר שעשוי לסייע ב"שבירת הקרח" ובהשארת יותר זוגות עיניים פקוחות ואוזניים קשובות לאורך הפגישה.
2. שגרה יציבה ומנוהלת
אנשים אוהבים שגרה, רוטינה והרגלים. כך נולדו ישיבות פתיחת השבוע בארגונים השונים, וכך עובדים מצליחים לשמר תהליכי עבודה לאורך זמן, כאלה שהופכים להיות חלק מהמתודולוגיה הארגונית.
גם בעולם המקוון ניתן לקיים שגרה על ידי קביעת פגישה שבועית בנושא מסוים, ביום ושעה קבועים, עם הטקסיות וההווי שאפיין אותה במציאות הפיזית- אותו 'סמול-טוק' של השלוש דקות הראשונות שיצר את ההמשך היעיל- יום ראשון, 9:00 בבוקר, פגישה להתנעת שבוע העבודה, כשכל הצוות מחויב להיות נוכח עם מצלמות פתוחות והשתתפות של כולם. והמילה "השתתפות" אומרת שכל אחד משתתף פעיל המחוייב להציג משהו לשאר המשתתפים. הציניות שמאפיינת בממוצע את שני אנשי הצוות בכל ארגון, נעלמת אחרי שבועיים. בדוק.
פעילות כזו מאפשרת סנכרון מדויק ומחויבות של הצוות לשבוע המתחיל. אנחנו גם ממליצים על פגישה כזו לסיכום (כל) שבוע על מנת להשיג הרבה יותר, אבל זה כבר לאייטם אחר.
3. Less Is More
הפגישות אינן חייבות לארוך שעה או שעה וחצי. ארגונים יעילים מקיימים פגישות שערך היומן לא מגדיר את משך הפגישה, אלא הנושא ותוכן הפגישה עצמה מכתיבים את משך האירוע. מאחר ולמשך הפגישה בכלל, ולזו המקוונת בפרט, יש משמעות קריטית עבור תוצאותיה, ניתן להגדיר מראש את משך הפגישה הרצוי ולזמן פגישות קצרות כאשר לא נדרש יותר מזה. גם 15 ואף 10 דקות עושים את העבודה ואפילו מסייעים בהמחשת חשיבות הזמן בעינינו כמנהלים. המעניין הוא שפעמים רבות פגישות קצרות וממוקדות אפקטיביות הרבה יותר מפגישות ארוכות ומתישות.
4. אישרור ותזכורות יעילות
במציאות בה הצוות לא נמצא פיזית אחת ליד השני, נוכל לאשרר השתתפות בדרכים המסייעות למוכנות ולמחוייבות. קיים מגוון דרכים לתזכר (ולאשרר) את קיום הפגישה בין אם זה אי-מייל שעתיים לפניה אשר מכיל את הנושאים בצורה מסודרת עם דגשים ואפילו ציון שמות לתחומי אחריות ספציפיים, או הודעת טקסט לטלפונים הניידים של המשתתפים. המשקיעים באמת יבקשו מבעל.ת התפקיד האדמיניסטרטיבי להרים טלפון לכל משתתף לקראת קיום הפגישה ולוודא מוכנות, בהתאם לחשיבותה (וחשיבות משתתפיה, יש להוסיף). כל אלו יגרמו לצוות לא לאחר או לפספס, אולם לא פחות חשוב- יאירו את חשיבותה בעיניי המארגנים.
5. עזרו לצוותים לפעול נכון ובאופן מקצועי
סיכום, מסקנות ומשימות עם ירידה לרזולוציה הנהוגה בארגון, נדרשים לביצוע מיד עם סיום הפגישה. אם אנחנו כמנהלים מתמהמהים עם משלוח הסיכום, מדוע שנצפה שהצוותים ימהרו לטפל בו?! זה נכון כשהצוות יושב במשרד וזה נכון עוד יותר כשהוא מתפקד מהבית. עזרו לצוותים לפעול נכון ולשמור על הקצב הרצוי.
6. Never Ending Story
השיפור הוא אינסופי, השאלה היא האם אני מכניס אותו לשגרת העבודה שלי.
אנחנו ממליצים לעצור מדי כמה ימים ולנתח את אפקטיביות הפעילות המקוונת במטרה להשיג פעילות מוצלחת יותר משבוע לשבוע. את התוצאות אפשר לשתף עם הצוותים ולמצוא דרך להעביר את המסרים באופן פתוח, גלוי ומחייב. שווה לזכור כי גם כשהקורונה המאוסה תיעלם, שיטות העבודה הללו תישארנה באופן כזה או אחר ולכן ההשקעה בפיתוחן ושיפורן בארגון, היא השקעה נכונה ומניבה.
בהצלחה !
