קצרה היריעה מלספר כאן במה כרוכה העברת עובדים עסוקים, מבניין רב קומתי ל 6,000 מטר הפרושים על שלוש קומות, רובם Open Space, אבל לא יכולנו להרשות לעצמנו לפספס סיפור לקוח שבו ממדי ה Collaboration והמולטימדיה הם בסדרי גודל לא קונבנציונליים. סיפור לקוח של Kramer בחברת הענק ONE.
במשרדים החדשים של ONE יש כ 30 חדרי ישיבות מסוגים שונים שאופיינו ותוכננו לתמוך ב DNA של ארגון ששם את מערכות היחסים עם הלקוחות והשותפים בעדיפות עליונה. החללים הרבים קיבלו את תשומת הלב הראויה בהיבטי המולטימדיה, דבר שחסר פעמים רבות מדי בפרויקטים דומים. הצלחת הפרויקט היא אולי ההוכחה שזה לא (רק) המוצרים, אלה בעיקר האנשים.
אתגרים של בית חדש
תהליך אפיון ותכנון של מעבר בסדר גודל כזה מצריך חודשי עבודה ארוכים וניתוח הפעילות של אחרון העובדים. תוסיפו לזה מבנה ארגוני ייחודי אשר כולל שדרת ניהול מרכזית לצד פעילות שוטפת של חברות בנות הפועלות באוטונומיה מלאה, ואופציה תמידיתלצמיחה , והאתגר גדול שבעתיים.
שרון קינן, סמנכ"לית התפעול של ONE ומי שניצחה על פרויקט המעבר, השקיעה כמעט שנה בפרויקט: "במשך קרוב לשנה טופלו אינספור ניואנסים תחת לוחות זמנים מאתגרים במיוחד, אולם המשימה לא הושלמה במעבר עצמו. לאחר מעבר כזה ישנה תקופת 'הרצה' של כארבעה-חמישה חודשים, בהם הארגון מתמקם ומתייצב עד שהכל 'חי' ועובד לבד, אבל הסיפוק וההנאה מהתוצאה שווים את המאמץ בקלות."
שרון קינן: "התחלנו את תהליך אפיון הצרכים בליווי 'שחר תקשורת ייעוץ' וכבר בשלבים הראשונים הוחלט שהארגון הולך לכיוון של Open space, מה שיצריך מספר רב של חדרי ישיבות.
אופי הפעילות של ONE כולל צוותים מגוונים, מצוותי עבודה וחשיבה קטנים אשר עושים שימוש בחלל משותף מספר פעמים ביום, אנשי מכירות הזקוקים לחדר פנוי לשיחת טלפון שעלולה לחרוג מהווליום הממוצע בחלל משותף, הנהלה עבורה נדרש חדר גדול וחכם בעל פונקציונאליות גבוהה ועוד סוגים שונים ומגוונים, אולם המכנה המשותף שהוגדר כבר מהשלב הראשוני היה קלות שימוש בהיבט התפעולי, ושילוב כחלק מסביבת העבודה בהיבט העיצובי.
את הצוות של Kramer פגשנו במסגרת סבבי הפגישות עם הספקיות השונות. החוויה האישית שלי הייתה שהמוצרים שלהם נעימים לעין, משתלבים היטב באיך שדמיינו את המרחבים המשותפים וחדרי הישיבות, פשוטים ובעיקר עונים על הצרכים שלנו. ברמה הבינאישית הייתה תחושה שבחיבור עם Kramer היה איזה 'קליק'. הם מיד קלטו מול מה אנחנו עומדים וממה אנחנו חוששים והשיח הקרוב התחיל כבר באותה פגישה ראשונה."
תכנון
לפני כ 12 שנה תכננה חברת 'שחר ייעוץ תקשורת' את המעבר של ONE לבנין בראש העין ממנו עברה במעבר הזה. אפשר להניח שהם היו שבעי רצון מהתוצאה אם הם בחרו בה לתכנן וללוות את התהליך גם הפעם. ליאור שחר, מנכ"ל 'שחר ייעוץ תקשורת: "ההיכרות של 'שחר ייעוץ ותקשורת' עם אופי הפעילות של ONE הינה ארוכת שנים, מה שהיווה יתרון משמעותי בפעילות המשותפת סביב המעבר. התכנון כלל ממדים רבים כדוגמת ביצוע שלב מקדים של הוצאת חדר השרתים לחוות שרתים חיצונית, תכנון תשתיות תקשורת מתקדמות רשת קווית ואלחוטית, מערכת הטלפונים ומוקדי השירות וההזמנות , מערכות הביטחון, בקרות הכניסה, מצלמות, אזעקה וכמובן המולטימדיה. במשכנה החדש שלONE, אופיינו ותוכננו חדר דירקטוריון משוכלל, קפיטריה אשר משמשת את החברה להתכנסויות וחדרי ישיבות בגדלים שונים. הקו המנחה של הלקוח היה להצטייד בפתרונות אשר נותנים מענה מלא לצרכים שהוגדרו במדויק, בעלי יחס עלות תועלת גבוה."
ליאור שחר: "מספר החדרים הרב התאים מאוד למתודולוגיה של Kramer לפיה מנתחים באופן מעמיק את הצרכים השונים של כל חדר ומבצעים שיוך וחלוקה לקטגוריה או סוג. (TYPE)
תפישה זו מקלה במספר צמתים בפרויקט- כתב הכמויות מדויק וברור, השלמת התכנון מהירה יותר, הגדרת תכנית אינטגרציה יעילה ועוד. למעשה המתודולוגיה הזו עשויה להזכיר תכנית אדריכלית היות והיא משמשת כתכנית סדורה להמשך הפעילות."
פתרון
ליאור שחר: "הצוות של Kramer הציג את היכולות הרבות וכבר בתחילת הדרך נוצרה שותפות בתכנון. הלקוח נחשף לפתרונות הטכנולוגיים העדכניים ביותר וזה אפשר לו לבחור את הפתרונות והיישומים אשר תומכים בצרכיו ואת האינטגרטור המתאים להטמיע אותם. הייתי אומר שהשילוב של הכלים והניסיון בפרויקטים בגודל הזה, המתודולוגיה הייחודית והתמיכה הרבה של פתרונות Kramer באוטומציה, תרמו רבות להצלחת הפרויקט."
ניר אליזוב, Pre-sale ב Kramer :"מהר מאוד הבנו שפרויקט המעבר של ONE יכול לקבל בוסט משמעותי באמצעות שימוש במתודולוגיה שלנו בפרויקטים מרובי חדרים, וכך היה. ענינו על הדרישות השונות של הלקוח והכנסנו אותן לתוך נוסחת הפעילות שלנו מה שתרם מאוד לניהול הפרויקט ביעילות.
גם הכניסה המוקדמת שלנו לפרויקט סייעה בכך שהפכנו לשותפים מלאים לתהליך האפיון. השימוש ב Kramer at work שהוא למעשה קונפיגורטור לתכנון, תפעול, תחזוקה ושכפול חדרי ישיבות, אפשר להציג ללקוח את הפתרון הכי קרוב למציאות שבה הוא יפגוש עם השלמת המעבר."
למה Kramer ?
ניר אליזוב: "אני חושב שהשילוב של איכות המוצרים, ניסיון הצוות, הכלים (כדוגמת Kramer at work), המחסן המקומי מעצם היותנו חברה ישראלית, מה שאפשר לנו זמינות להצגת קו רחב של מוצרים ורמז ללקוח על מהירות התגובה בעת הצורך, יחד עם הניסיון הרב של הצוות, יצרו ביטחון רב על נציגי ONE."
תוצאה
שרון קינן: "המעבר עצמו היה מאתגר מכיוון שלא מעט עובדים יצאו מחדרים פרטיים או משותפים ל Open space. מדובר על תקופת טרום הקורונה. צוות ההיגוי של הפרויקט נדרש לייצר סביבה תומכת לאתגר זה והחלטנו לעשות שימוש בריהוט העשוי מחומרים פשוטים, אורגניים וממוחזרים, לצד פתרונות וכלים טכנולוגיים תואמים אשר ישלימו את החוויה.
העבודה עם הצוות של Kramer הייתה מקצועית מאוד ויחד עם זאת נוחה ונעימה. הם הוכיחו לא פעם שתפקידם כספק – מחייב. תמיד היה למי לפנות וגם לאחר השלמת הפרויקט המשכנו לקבל יחס שכלל ביקורים ובירור שהכל תקין, ואף השלמת חוסרים קטנים במידת הצורך. נראה שהחבר'ה של Kramer ירוצו צמוד אליך כל הדרך לא משנה כמה היא מורכבת ומאתגרת.
ראוי לציין את הגמישות מבחינת הייצור. התאמת חלק מהקופסאות לצרכים שלנו דרשה הרכבה ייעודית במטרה להשיג את המענה המדויק מבחינת סידור וכמות החיבורים. מבחינת ONE, התחושה הכללית היא שהצלחנו להשיג את המטרות והיעדים הטכנולוגיים מהפרויקט מבלי ללכת לאיבוד מבחינה תקציבית".
ניר אליזוב: "חשוב לציין את העבודה המקצועית של חברת האינטגרציה ניו ויז'ן בפרויקט המעבר של ONE, איתה יש ל Kramer ניסיון רב, כך שכל אחד מהמשולש הזה של יועץ-חברת אינטגרציה-יצרנית, הבין היטב את גבולות האחריות שלו."
ליאור שחר: "בחרנו והפעלנו טכנולוגיות חדשות, כגון: אפשרויות הצגה אלחוטית, יישומי וידאו קונפרנס ושילוט דיגיטלי שהתווספו לארגז הכלים של הצוותים. שיחות הוידאו לא היו מהכלים השכיחים ביום העבודה של צוותי ONE ועם הטמעתם וה'דחיפה' של הקורונה, התחיל שימוש משמעותי ונוח בהם. גם היכולת לתקשר עם העובדים ועם המבקרים באמצעות השילוט הדיגיטלי שיושם בבניין החדש, הפכה דומיננטית עם פרוץ המגפה.
עם כל הניסיון שלנו, פרויקט בסדר גודל כזה דורש מאיתנו תיאום מושלם עם שאר השחקניות. בפרויקטים שמתחילים דווקא מהיועץ והיצרנית , חברת האינטגרציה נהנית מקבלת כתב כמויות ברור עם כניסתה לתהליך ואני מאמין שהמעורבות של צוות Kramer כבר בשלבי האפיון יצרה תחושת אמון ושותפות חזקה אצל הלקוח. יחד השגנו ייצוגיות, חדשנות שאינה מנקרת עיניים, פרודוקטיביות והחזר השקעה מובהק, בדיוק כפי שנדרש על ידי הלקוח."
עציון שמעוני, מנהל מכירות ישראל ב Kramer: "חברת ONE בחרה בפתרון מקצה לקצה של חברת Kramer שכולל מיתוג מקורות ויעדים, מסכי מגע לשליטה ובקרה בממשקים השונים בחדרים, כבילה, קופסאות מיתוג לשולחן, רמקולים ועוד. אני שמח שהצלחנו לעמוד בציפיות הן של הלקוח והן של השותפים שלנו בפרויקט."
המוצרים שיושמו בפרויקט
VIA GO2 – להצגה אלחוטית Seamless ויכולות BYOD
TBus Units – משמשים כמרכזי תקשורת שולחניים ומודולריים
Wall Plates- WP-580R/T – מחברים למסך מורחק
Range Extenders- TP-580R/T – מרחיקים עד 100 מטר
VP-440X –ממתג מקורות All In One בעל יכולות אוטומציה
VS-2H2 – ממיר שתי כניסות HDMI ליציאה אחת
KT-107RB- מסכי המגע של Kramer
PA-120Net – מגברי אודיו ורמקולים
SL-240C/RC-208 – הבקרים המנצחים על הפעלת החדרים
