עבור ארגונים בעלי פריסה עולמית, פתרונות וועידה הנם דבר שבשגרה והתועלת שבהם מובנת וברורה, אולם האתגר בבחירת פלטפורמת הוועידות בה יעשה הארגון שימוש הנו גדול ולעיתים מוצאים עצמם ארגונים מול בחירה קשה וחוסר וודאות
מצד אחד ישנה השקעה כלכלית בלתי מבוטלת, ומנגד אין כל ערובה לכך שהפרויקט יצליח למרות ההשקעה בתשתיות ובמערכות משוכללות.
אחד החששות נובע ממגוון המשתמשים בארגון, אלו נעים בין משתמשים טכנולוגיים המאמצים טכנולוגיות חדשות בקלות ובמהירות לבין משתמשים המתקשים להסתגל לפתרונות טכנולוגיים חדשים ולהם עקומת לימוד ארוכה. זהו אתגר לא פשוט אשר מומלץ לפתור אותו במקביל לדרישות הטכנולוגיות טרם הטמעת הפתרון בארגון.
סיפור הטמעה מוצלח בתחום הוועידות מגיע מבית פוליקום, חברת Teleflex, יצרנית טכנולוגיות רפואיות גלובאלית ולה נציגיות ב-40 אתרים בעולם, נזקקה לפתרון אשר יאפשר לה לתקשר באופן איכותי, נוח ופשוט בין האתרים השונים בעולם. ל-Teleflex, כמו לרוב הארגונים הגדולים, היה את אתגר ההטמעה ופוליקום נענתה אליו בהצלחה.
לאחר בחינת צרכי הארגון, יצרה פוליקום מענה מגוון ואינטואיטיבי עבור עובדי החברה אשר אפשר להם להשתתף, לתזמן ולהקים שיחות וועידה בקלות, לשתף ולערוך תכנים בזמן אמת תוך שיכולת התקשורת הבינאישית בחברה משתפרת.
חברת Teleflex הגדירה את הפרויקט כמוצלח מאוד, הן מבחינת היכולות אשר נוספו לחברה והן מבחינת ההטמעה המהירה והמוצלחת אשר בוצעה בארגון.
