מה כדאי לשנות בעיצוב המשרד, על מנת למנוע מעובדים לאבד ריכוז ולהיות יותר אפקטיביים בחלל המשותף
כתבה נוספת בסדרה, ע"י מעצבת המשרדים, אורנה ברקת.
משרדים פתוחים "מחבלים" ביכולתם של העובדים להתמקד בעבודה. רעש והסחות דעת ויזואליים וגם של דוא"ל וטלפונים הפכו להיות בעשור האחרון משמעותיים ביותר ופוגעים במיקוד ((Focus של העובד ובפריון העבודה. גישה הוליסטית המבוססת על מחקר חדש שנעשה ע"י חברת הריהוט Haworth, עיצוב משרד עם דגש על מיקוד בעבודה (Design for Focus Work)
אז למה עובדים מאבדים את המיקוד בעבודה? בממוצע 28% מהזמן הפורה פוחת עקב הפרעות והסחות דעת בעבודה. עובדים חרוצים ומשימתיים מתחילים את יום העבודה שלהם מוקדם או נשארים עד מאוחר על מנת להשלים את המשימות הדורשות מהן פוקוס וריכוז.
האתגר אינו חדש. בסקר נמצא שיותר ממחצית מהנשאלים טענו שמעסיקיהם אינם עושים די על מנת לעזור להם לנהל עומס יתר.
החוסר במיקוד, משאיר את העובדים עם פחות זמן לחשוב על פתרון בעיות וזו אפילו בעיה חמורה יותר.
שכיחותם של שטחי משרדים משותפים ופתוחים עלתה באופן משמעותי בעשור האחרון, והחליפה בהדרגה את התאים הקופסתיים כפריסה משרדית סטנדרטית. היתרונות של סביבות עבודה בתכנון פתוח (space (open הן: הגדלת שיתוף הפעולה בין אנשי הצוות, הורדת עלויות הנדל"ן ובכלל בעידן המחשב הנייד שכל אחד יכול אז המטרה של ההגעה למשרד היא השיתוף והחברותה. Haworth מזהיר כי החסרונות של השטחים משותפים יכול לעלות על היתרונות שלהם.
שיתוף פעולה מוצלח מחייב הן מאמצים קבוצתיים והן עבודה ממוקדת אישית, המעבר בין מצבי עבודה אלה הוא באמת מה שהופך את שיתוף הפעולה למשמעותי ופורה.
ריבוי משימות Multitasking)) שווה יעילות נמוכה יותר.
בנוסף לעומס החזותי הקיים במרחב עבודה משותף ולרעש שעובדים צריכים להתמודד איתו, הפגזה של הסחות דעת בצורה של התראות דוא"ל, טלפונים חכמים מזמזמים והתראות קופצות מפריעה לעובד להתמקד.
מסתבר שאנחנו לא יודעים לעשות Multitasking יעיל כמו מחשב. מחקרים מצאו שכאשר עובדים מנסים לבצע שתי משימות או יותר בו-זמנית, לוקח להם 25 דקות לחזור למשימה המקורית שלהם, בהתחשב בטעויות שהם עושים בגלל הסחות הדעת ולכן לוקח להם יותר זמן להשלים את כל המשימות מאשר היו עושים משימות בטור.
הסתגלות למקום ישיבה חדש ולריהוט חדש בעייתית.
פרויקט הפיילוט העביר שני שלישים מהעובדים מתאים עם מחיצות גבוהות, לתאים עם מחיצות נמוכות. כמו כן נוספו שטחי מפגש משותפים ומרחבים חברתיים קבוצתיים, יחד עם טכנולוגיות חדשות שונות עבור אותם חללים.
נערך סקר לפני ואחרי המעבר לשטח החדש. בסך הכל העובדים דיווחו תחושה של 3% רגיעה רבה יותר בחלל משותף חדש, ו 1% פחות תסכול. בסך הכל, לא חל שינוי משמעותי בביצועי העובדים לאחר המעבר למרחב הטייס.
נמצא כי הסתגלות לריהוט ולישיבה החדשה מהווה עד 25 אחוזים של יכולת להתמקד בסביבת העבודה.
התמקדות יכולה להיות מושגת בתכנון נכון של המרחב המשותף
המחקר של Haworth מצביע על כך, שעל מנת שהעובדים יגיעו לפוקוס, מקום העבודה צריך לספק חללים מוגדרים היטב עבור שיתוף פעולה ופוקוס כאחד – התאמה קטנה אך יעילה.
בדומה לקונספט של מרחבי עבודה משותפים כגון We Work, בהם יש כללי התנהגות ברורים למה מותר ומה לעשות באופן ספייס. לדוגמה: אסור לדבר ויש הקצאה של תאים המיועדים לעובד בודד, שרוצה להיות בריכוז או לדבר בטלפון, על בסיס מקום פנוי. בדר"כ התא עשוי עם קירות זכוכית. לחילופין כורסאות אקוסטיות עם דפנות גבוהות המוצבות במקומות שונים בחלל, באיזורים הציבוריים.
בנוסף, פינות ישיבה נוספות פרט לחדר הישיבות המסורתי, על מנת לאפשר שיתופים בין העובדים, כדי שלא ירעישו בחלל המשותף.
אקוסטיקה בחלל המשותף
הפחתת רמות הרעש על ידי התקנת שטיח, פאנלים ותקרה אקוסטיים וסימון ברור של נתיבי תנועה, כך שהמבקרים ברצפה לא יביאו להפרעה חזותית על ידי מעבר בין שולחנות. אפשר לקרוא על אקוסטיקה טובה בעיצוב משרדים.
הטמעת השינוי התנהגותי בשיתוף העובדים
בנוסף לסביבת העבודה טובה, יש צורך להחדיר כללי התנהגות ולהטמיע את האופן שבו העובדים משתמשים בחלל המשותף. הדבר החשוב ביותר הוא לגרום לאנשים להיות מעורבים בתהליך השינוי, כי זה קל יותר כאשר מפתחים רעיונות בשיתוף פעולה עם העובדים ולא מוטלים עליהם חוקים.
כדאי לחזק את ההתנהגויות ולבנות אסטרטגיה מובנית של שינוי, תקשורת ולמידה משום שאנשים חוזרים בקלות להתנהגויות ישנות.
סיכום: סביבת עבודה הוליסטית ופוריה
סביבת עבודה טובה, צריכה לאפשר לעובדים שליטה בהסחות דעת חזותיות ושמיעתיות באמצעות תכנון של תאים מבודדים ורהיטים ולאפשר מקום לשיתוף פעולה והן התמקדות וריכוז.
כאשר אנחנו עושים עבודה ממוקדת ומרוכזת, אנחנו מרוקנים את המשאבים שלנו, המוח שלנו מתעייף, וכדי להטעין את המוח מחדש, אנחנו חייבים מנוחה או הפסקה (Recharging). חברות כגון 3M מחייבות את העובדים שלהם לא לעסוק בנושא העבודה 10% מהזמן לעבודה פוריה ויצירתית.
האחריות של ההתנהלות כמו תמיד מוטלת על כתפי ההנהלה. היא האחראית לכך שהעובדים לא מרוכזים ושהתפוקה ירודה ויש מה לעשות!!!
כותבת המאמר אורנה ברקת – בעלים של סטודיו אורנה ברקת – עיצוב משרד כמנוע להצלחת העסק, חברה בהנהלת מוזיאון העיצוב בחולון.
www.imagepoint.co.il
מכלול השירותים שאנחנו מעניקים ללקוחות שלנו כולל: תכנון ועיצוב משרד, ניהול פרויקטים, תכניות אדריכליות, ליווי מול בעלי הנכס, הדמיות, בחירת ריהוט.
