כיצד אפיון נכון, הלוקח בחשבון את הפרמטרים החשובים כולל תמהיל השימוש, מבנה החלל וכו׳, מאפשר להגדיר את הטכנולוגיה התומכת; אודיו, וידאו, בקרה וקונפיגורציה, שהופכים את חדר הישיבות מאוסף של מכשירים למערכת חכמה ומזמינה. ראיון מיוחד עם רוני טבי, מנכ״ל חברת האינטגרציה AV-Masters.
בדרך כלל, כשאנחנו מדברים על חדר ישיבות חכם, אנחנו מדברים על חדר שיש בו מערכת שליטה ובקרה שמנהלת את מגוון התרחישים האפשריים בו; בקר לחצנים או מסך מגע ששולט על המולטימדיה בחדר, בין אם זה על אמצעי התצוגה,המצלמות, מערכת השמע ואפילו על מערכות החשמל, הוילונות ועוד פריטים המרכיבים יחד את אותה ׳חוכמה׳, עם כמה שפחות תפעול מצד המשתמש.
הראיון עם רוני טבי אינו עוסק בניהול הפגישות, הסיכומים האוטומטיים של הבינה המלאכותית וכדומה, אלא בתשתית הפיזית הנדרשת בכדי לייצר סביבה ׳חכמה׳ המאפשרת שגרות ניהול יעילות.
מה הדבר הכי חשוב מבחינתך כשנכנסים לחדר ישיבות חכם
טבי: ״הדבר החשוב ביותר הוא לאפשר למשתמשים להשיג סביבת עבודה רצויה בכמה שפחות זמן, ומאמץ, ולאפשר גם למשתמשים בלי ידע טכנולוגי להפעיל וליהנות מהטכנולוגיה המתקדמת ביותר. משתמש שחושש שלא ידע להפעיל את החדר, לא רק שלא ישתמש בתכונות וביכולות המתקדמות שלו אלא יימנע גם מלהשתמש בחדר עצמו או במילים פשוטות- ישתמש פחות. לעומת זאת, אם החדר יהיה קל ופשוט לתפעול, נוכל להשיג את האמון של המשתמשים בכלים הקיימים בו, וזה יזמין אותם לעשות שימוש תדיר בחדרי הישיבות.
לדוגמא, נניח שמדובר בחדר עם מקרן. המשתמש נכנס, לוחץ על כפתור ׳הדלק מקרן׳, מה שמפעיל תרחיש מוגדר באופן אוטומטי; התאורה מעומעמת לעוצמה מתאימה למקרן, המסך החשמלי יורד, הוילונות והתריסים מוגפים, מערכת השמע נדלקת והמחשב מוצג על המסך. כל זאת בהתאם לתרחיש שתוכנן וקונפג מראש וכך המשתמש משיג את סביבת העבודה הנכונה והיעילה ביותר באופן מיידי, בלחיצת כפתור אחת ויכול לסמוך על המערכות המותקנות בחדר.
עכשיו תאר לך מצב שבו אתה צריך להיכנס לחדר וללחוץ על השלט של המקרן ואתה לא רואה תמונה. אתה צריך להדליק את המקרן מהשלט, לחפש את הערוץ המתאים ועד שעשית את זה פתאום שומעים חלש מדי, אתה צריך לחפש את הווליום ואז לסגור את האור ואז גם את התריסים… זה לא רק כאב ראש זה גם שוחק את התדר של אותה פגישה. אבל אם אתה נכנס לחדר, לוחץ על כפתור וכל זה קורה בשבילך, מה שנשאר לך לעשות זה להתחיל את הישיבה. זה אומר שבפעם הבאה שתבוא לחדר אתה כבר מכיר את הכפתור הבודד הזה ואתה יודע שתפעיל את החדר בקלות״.
מה השתנה בחדרים החכמים בשנים האחרונות?
״התרחישים שציינתי קודם קיימים מזה זמן רב. מה שהשתנה היא המודעות של המשתמשים בחדרים. כזכור, תקופת הקורונה העצימה את השימוש בפגישות הוידאו באופן משמעותי, מה שהביא גם לעבודה היברידית שאינה רק מהמשרד וכך הפך הוידאו לכלי בסיסי בארגז הכלים הארגוני.
גם המכשירים והמוצרים הולכים ונהיים חכמים יותר, הכל הולך ו׳נכנס׳ לתוך הרשת והבינה המלאכותית משולבת בתוך המכשירים. היחידות המאכלסות את הפתרונות השונים חכמות יותר ו״מדברות״ אחת עם השניה, מה שמאפשר יצירת סביבת עבודה מתקדמת עם down-time זניח וחיווי תקלות כאשר הן קורות. זהו שינוי חשוב מכיוון שאם פעם היינו עובדים על RS-232 למשל, או כבלים המחברים את המכשירים לתוך הבקרים, כל זה השתנה והיום הכל עובד דרך הרשת ללא צורך בחיווטים מורכבים ומיותרים. המשמעות- הרבה יותר קל ופשוט״.
האם זה אומר שהלקוח יכול להקים חדר כזה בעצמו?
״לא כדאי לו. זה לא לתלות מסך על קיר, לקדוח ולשים ארבעה ברגים. זה יותר מורכב ואחרי שנים רבות במקצוע אני לומד באופן אישי עוד ועוד יכולות המאפשרות לספק אינטגרציה יעילה ומודולרית מדי יום. הדברים ממשיכים להתפתח כל הזמן והתפקיד שלי בתור אינטגרטור הוא לשמר את הלימוד והידע ולהתאים את המענה המדויק ביותר לאופי, לדרישות ולאילוצי הלקוחות. זה נכון שאפשר לשים מצלמה, רמקול ומיקרופון אבל במציאות מדובר על ממשקי עבודה מאופיינים לעומק אותם יש להגדיר ולעצב בצורה נוחה ויעילה תוך בחינת פרמטרים רבים ולוגיקה שעושה את ההבדל״.
איפה מתחיל תהליך האפיון?
״למרות שיש מתודולוגיה סדורה, חשוב להדגיש שכל אפיון עובר מסלול זהה אך מתעכב בנקודות שונות. זה קשור למה שיש לארגון היום, כיצד הוא עובד, מהו תמהיל השימוש, מי משתמש, אילו סוגי פגישות יש, מה רוצים להשיג ואיך רוצים לעבוד. את כל אלה אני משיג מהלקוח במהלך התהליך המשותף בו הוא נחשף לכלים וליכולות ומסייע להגדיר את הצרכים בצורה מדויקת. כאשר מקבלי ההחלטות נחשפים לאפשרויות התצוגה השונות, לגודל, לתכונות, לאודיו, למה זה בכלל חדר ישיבות בשנת 2026, הם הופכים להיות חלק מרכזי בשלב האפיון והצלחת הפרויקט״.
לאן ממשיכים משם?
״אחרי שיש את מגוון הנתונים החשובים להקמת חדר המותאם לפעילות הרצויה, אנחנו עוברים לשלב הבחירה. אני מציג בפני הלקוח את האפשרויות הרלוונטיות של כל רכיב, בין אם זה אמצעי התצוגה, השמע, השליטה ויחד אנחנו בוחרים ומגדירים את הפתרון כאשר שוב- אחד העקרונות המנחים הוא שכאשר הטכנולוגיה קלה, פשוטה ואמינה, היא מזמינה את העמקת היישום והרחבת השימוש״.
כלומר, המטרה היא שהמשתמש לא יצטרך להיות מומחה לטכנולוגיה?
״זו בדיוק המטרה של החדר ישיבות חכם- שכל משתמש בין אם הוא טכנולוג ובין אם הוא לא הפעיל מעולם חדר ישיבות, יוכל להפעיל את החדר תוך מספר שניות ולהתחיל את הישיבה. בסופו של דבר גם חדרים המצויידים בטכנולוגיות המורכבות ביותר מופעלים על ידי לחיצת כפתור בודדת המפעילה תרחישים שמבצעים מספר רב של פעולות באופן אוטומטי. מערכות השליטה כוללות מסכי מגע ואנחנו באיי.וי מאסטרס מתכננים ממשקי שליטה פשוטים וברורים בשפה העברית, שמלווים באייקונים ברורים ובגרפיקה מותאמת לארגון. המטרה היא שהטכנולוגיה תעבוד עבור המשתמשים ושהארגון לא יבזבז זמן מיותר בהפעלת הציוד ותפעול החדר״.
מהי התרומה במעבר לעבודה על גבי הרשת?
״ראשית, המעבר לרשת מאפשר תקשורת טובה יותר. כשאתה עובד על הרשת המכשירים ״מדברים״ ומייצרים את התנועה ביניהם כפי שהיצרניות התכוונו עבור השימושים השונים, האינטגרציה מושלמת וכמובן נושא התמיכה שיכולה להתבצע במהירות שיא; אני, כאינטגרטור שמספק תמיכה לאחר עליית הפרויקט לאוויר, יכול להתחבר מרחוק תחת ההרשאות הנדרשות כמובן, לראות, לאבחן, לתקן, להנחות ולתמוך בהמשך הפעילות גם בלי להיות באתר הלקוח. יתרון נוסף הוא במכשירים התומכים ב POE ומקבלים את המתח דרך כבל הרשת ללא שנאי חיצוני ואינם מושפעים מתקלות הנובעות מאספקת חשמל לא סדירה״.
עד כמה המבנה הפיזי של החדר משפיע על הפתרון הטכנולוגי?
״הייתי אומר שהמבנה הוא ההתחלה ולא מדובר רק בגודל. יש עוד פרמטרים כמו גובה תקרה, מה שיכול להגביל במיקום/גדלי אמצעי התצוגה, לעיתים זו גם התצורה; חדר שהוא מלבני לעומת חדר שהוא מרובע, חלונות, אור טבעי, מרחקי ישיבה, אקוסטיקה. תקרה תעשייתית או תקרה עם אריחים עבור אופטימיזציית האודיו. הארכיטקטורה של החלל והפונקציונליות, בעלות משמעות רבה להשגת תוצאה מיטבית״.
ומה קובע את הפתרון בתחום הוידאו בחדר ישיבות?
״חדרי הוידאו קונפרנס עוברים שינויים מעניינים. אם השלב הראשון היה רק שתהיה מצלמה ואחריו התחילו להתעסק עם איכות המצלמה, הרי שהיום לקוחות רבים כבר מיישמים מצלמות בעלות יכולת מעקב, ובמידה והחדר גדול ואמור לספק מענה עבור פגישות של עשרות משתתפים, יש צורך בשתי מצלמות המסוגלות לתת מענה מושלם לפגישות בסדרי הגודל הללו.
יש כאן אבולוציה שבקצב שלה משנה את העמקת היישום על ציר הזמן. אחרי שהארגון התחיל להשתמש, הוא מבין שיש תכונות ושדרוגים קטנים שישפרו את השימוש באופן משמעותי ופתוח להקשיב״.
האם תוכל להרחיב על הפתרון של שתי מצלמות?
״כאן כבר נכנסת הבינה המלאכותית שיודעת לעשות קסמים. אם אתה יושב בצד השני של הפגישה, אתה בכלל לא יודע שיש שתי מצלמות בחדר מכיוון שאתה רואה תמונה אחת. זה מתאפשר מכיוון שהבינה המלאכותית יודעת לזהות מי מדבר בכל רגע נתון ולעשות שימוש במצלמה הנכונה. כמובן שזה ניתן לקינפוג ויצירת שינויים לוקליים במידת הצורך אבל ברירת המחדל של פתרון שתי מצלמות מספק מענה מקצועי עבור פגישות וידאו מרובות משתתפים״.
עד כמה האודיו חשוב בחדר ישיבות?
״הכי חשוב. תחשוב על אינטראקציה בין אנשים שרוצים להעביר מסר- אם לא יהיה קול ותהיה תמונה, אין שום תוחלת לפגישה אבל אם זה ההיפך- שומעים מעולה ורואים פחות טוב, ניתן להמשיך לקיים את הפגישה. אולי זה מפתיע אבל האודיו חשוב יותר מהוידאו ולכן חדר ישיבות פונקציונלי ומזמין מחייב אודיו ברמה גבוהה, במיוחד בעידן הזה של שיחות וידאו קונפרנס. אם בעבר היינו שומעים סרטון במצגת זה לא היה כזה נורא אם הוא היה קצת מקרטע. היום אתה מדבר על שיחת וידאו קונפרנס שבה לעיתים יושבים בחדר 20 איש שכולם צריכים להישמע ולשמוע היטב.
יש משמעות עצומה להתקנה של האודיו, כמובן להתאמה ולבחירה הנכונה של הרמקולים, לפיזור הנכון שלהם בתוך החדר כך שלא משנה איפה אתה נמצא בחדר, אתה תישמע אותו דבר כמו כולם. הימים ששמו שני רמקולים קדימה ואז מי שיושב סמוך שומע חזק ומאחור כמעט ולא שומעים כלום, חלפו מהעולם״.
אם המכשירים היום חכמים יותר זה אומר שהם קלים יותר להתקנה בשטח?
״הם בהחלט חכמים יותר אבל זה לא בהכרח אומר שהם יותר קלים להתקנה. אם ניקח לדוגמה את מערכות הוידאו קונפרנס, יש כל כך הרבה הגדרות שפעם לא היו. בעבר היתה מצלמה ומיקרופון, חיברת אותם למחשב והכל עובד. לא היתה בינה מלאכותית, לא היו דרישות מיוחדות ולכן לא היו הגדרות, במקרה הכי טוב היית בוחר רזולוציה רצויה.
היום המודעות לשימוש אחרת לחלוטין ולכן הפרמטרים או האפשרויות רבות. אתה צריך להטעין את מצב המעקב הנכון, אם זה חדר עם זכוכיות למשל יש לקבוע למה המיקרופונים לא מתייחסים, איך נכון לתחום או לחלק את החדר לאזורי הקליטה של המיקרופונים, להגדיר אותם נכון ברשת ועוד ועוד. כלומר, יותר חכם אבל הרבה יותר הגדרות בצד שלנו. עושים את זה פעם אחת ועובדים באופן מקצועי לאורך שנים״.
כלומר, אותה מערכת יכולה לעבוד מצוין בחדר אחד ופחות טוב בחדר אחר?
״אתה יכול לראות תוצאה של שני מתקינים שהתקינו אותה מערכת בשני חדרים זהים והתוצאה תהיה שחדר אחד יעבוד מצוין והשני יספק חוויה נוראית, כשההבדל מצוי אך ורק בתכנון ובהגדרות; עדכונים ופעולות מקדימות שיש לבצע נכון בכדי להשיג את האינטגרציה המיטבית״.
מהו ׳אורך החיים׳ של חדר ישיבות ממוצע?
״אתה הולך להיות מופתע. אני מאמין שכאשר לקוח עושה בחירה נכונה ומצטייד במערכות מתקדמות, פתרון יכול להחזיק גם שש ושבע שנים. פרויקט מוצלח מבחינתי לא יהיה פחות מזה ויש גם פתרונות שיחזיקו ללקוח אפילו עד עשר שנים״.
ומה לגבי עדכונים ושמירה על המערכת לאורך שנים?
״לרוב המערכות יש עדכונים. חלקם אוטומטיים חלקם מחייבים פעולה יזומה אותה אני מבצע עבור הלקוחות כאשר הפתרון נשאר בשירות ותחזוקה. לדוגמא, קיימת סינרגיה בין מערכות הוידאו לפתרונות הענן. אם זום משיקה תכונה חדשה הדורשת עדכון תוכנה, הארגון יוכל ליהנות ממנה אחרי שיבצע עדכון״.
מי אמור להיות אחראי על התחזוקה והעדכונים?
״אנחנו דואגים לזה. בשנה הראשונה אחרי ההתקנה, אנחנו מתחזקים את החדר במסגרת אחריות. אחרי שנה הלקוח יכול לבחור לעשות חוזה שירות שכולל מענה רחב יותר אבל כמובן גם את נושא העדכונים״.
לסיכום, האם תוכל להגדיר- מהו חדר ישיבות חכם?
״חדר ישיבות חכם הוא לא חדר שיש בו עומס טכנולוגי אלא חדר שבו הטכנולוגיה פשוט עובדת ומשרתת את המשתמשים. כשאתה מבקר בשדה התעופה אתה לא רואה קנה אחד של נשק למרות שזה המקום הכי מאובטח במדינה או לפחות אחד המאובטחים. זו אנלוגיה למודל שצריך להתקיים בחדר ישיבות חכם; לאפשר למשתמשים להיכנס, להתחבר, לקיים פגישה, לשתף מידע ולתקשר עם מי שנמצא בחדר או מהצד השני כשמדובר על פגישת וידאו, מבלי להתעסק במערכות ובחיבורים. מבחינתי, המבחן האמיתי הוא לא כמה המערכת מתוחכמת אלא עד כמה היא הופכת את הפגישה לפשוטה, טבעית ואפקטיבית יותר״.
