מעבר משרד הוא אירוע משמעותי וחשוב. לצד המשך התפקוד העסקי, מתווספות משימות שאינן שגרתיות למקבלי ההחלטות בארגון. קבלו 5 שאלות שעשויות להפוך את התהליך לאפקטיבי בהרבה
בשעה טובה רכשתם או שכרתם משרד חדש! או שאולי גדלתם ואתם עוברים למשרד גדול יותר. כמה התלבטויות, התרוצצויות, מחשבות ושיקולים עד שהגעתם להחלטה, נכון?!?
אז לקראת שלב תכנון החלל הפנימי במשרד, הכנתי לכם רשימה של חמש נקודות למחשבה שעליכם לשאול את עצמכם ו/או את העובדים שלכם. עם התשובות שתאספו תוכלו לתכנן סביבת עבודה פונקציונלית, נוחה ומעוצבת, ובעיקר להימנע משינויים מיותרים אחרי המעבר.
כשאני נפגשת עם מנהלים ו/או מקבלי החלטות בחברה לקראת שיפוץ או מעבר משרד, אני שואלת מספר שאלות בסיסיות בכדי לקבל שני מימדים עיקריים- תמונה של המצב הנתון ושל המצב האידאלי. עם התשובות אני יוצאת למלאכת התכנון והעיצוב. אני מזמינה אתכם להיעזר בשאלות שלי בכדי לתכנן נכון את השינוי שלכם.
1. מיהם העובדים, מהם הצרכים ומהו אופי הארגון?
הכינו לכם טבלה בת שתי עמודות- המצב הקיים מול המצב האידיאלי. כתבו בכל עמודה כמה שיותר פרטים על כל אחד מהמצבים. למשל, מס' עובדים/מחלקות/ראשי צוותים/מנהלים, בעיות יומיומיות/ התנהלות שמרגיזה אתכם (תתפלאו כמה אלה קשורים לא פעם לתכנון לא נכון או עיצוב לא פרקטי), מצבים שמסבים לכם נחת והצלחה, מתי חשתם גאווה בארגון שלכם (וכן, גם לזה יש קשר ישיר למראה המשרד) ואל תשכחו לכתוב גם איך נראה המשרד בחלומכם. ככל שתרחיבו בתיאורים בשלב זה, יהיה לכם קל יותר בהמשך.
2. מהם נתוני החלל, איך למקסם את המימוש בו ואיך להפוך מגבלות ליתרונות?
יש לקבל תכנית אדריכלית של החלל שרכשתם (או שכרתם) ולבחון אותה לעומק תוך התייחסות לפרמטרים שונים, כמו האם החדרים הקיימים מספיקים לכמות העובדים, האם צורת הישיבה בחדרים מתאימה לאופי הארגון (עמדות OPEN SPACE או לחילופין חדרים פרטיים לכל עובד), האם המטבחון יוכל לתת מענה לכמות העובדים, האם קיים בידוד אקוסטי מתאים בחדר של נציגי מכירות שכידוע מנהלים שיחות טלפוניות רבות ולא תמיד בלחש… ומה עושים עם העמוד שנמצא במרכז חלל הקבלה?!
3. תכנון היברידי- פונקציונליות משולבת בעיצוב
אחרי שהעלתם על כתב את כל היתרונות וההתמודדויות בחלל הנתון, המשיכו למלאכת השיבוץ והתכנון. מקמו את בעלי התפקידים בחללים הקיימים וצרו חללי עבודה שיתאימו לאופי הפונקציות בארגון, למשל- מנהל שנוהג בתדירות גבוהה לקיים ישיבות צוות, יעדיף שולחן אירוח מתאים בחדרו או לחילופין שחדרו יהיה ממוקם בסמוך לחדר ישיבות של החברה, או טיפול מעמיק ככל הניתן לנושא האקוסטיקה ב OPEN-SPACE במטרה לחסוך בהפרעות והסחות דעת אשר אשר אחראיות לאובדן שעות עבודה רבות.
תכננו חלל קבלה שיציג את חברתכם בצורה מכובדת ומזמינה ויחד עם זאת יאפשר עבודה נוחה ומקומות אחסון פונקציונליים.
4. כמה זה יעלה לנו?
לא פעם בפגישה ראשונית עם לקוחות הם שואלים "כמה להערכתך יעלה השיפוץ?" ולרוב התשובה שלי היא "כמה עולה מכונית?". תמחור שיפוץ (או מעבר למשרד חדש) מורכב מפרמטרים רבים הקשורים ישירות או בעקיפין לפרויקט, כמו למשל רכישת ריהוט משרדי, מחיצות אקוסטיות, גופי תאורה, מחשבים ותקשורת, ימי עבודה של עובדים שירכזו את השיפוץ, הובלות ועוד. לשם קבלת הערכה של היקף השיפוץ יש להכין כתב כמויות מסודר, בו ירשמו כל ההוצאות המתוכננות ובהתאם תתקבלנה הצעות מחיר מקבלנים וספקים.
יש לקחת בחשבון בסביבות 10%-15% תוספת לבלת"מים שלרוב קורים במהלך פרויקט גם כשהשתדלתם לחשוב מראש על הכל.
ללקוחותיי אני מציעה תמיד לקבוע מראש סכום שמוקצב לשיפוץ ולציין אותו בפניי בכדי שאוכל להתאים את התכנון העיצובי והפרקטי בהתאם לכך, אחרת השמים הם הגבול למרות שבעיצוב גם השמים הם לא בהכרח גבול 😉
מניסיון של שנים בתחום, חוסר התכנון והמחשבה על התוצאה הרצויה, יביא לשינויים ולעיצוב "טלאים" שתוצאתו תתקשה להיות ברמה של פרויקט מתוכנן, ואף העלות תהיה גבוהה יותר.
5. חללים מזמינים לאורחים ועובדים
המשרד הוא סוג של בית לעובדים וכרטיס הביקור שלכם בפני לקוחות ומבקרים, כך שמעצם היותו כזה, חשוב שתקדישו מחשבה ותכנון ליצירת אווירה מזמינה ומכבדת, למשל חישבו על חלל כניסה מכובד ואסתטי שמשדר את אופי החברה ומעביר את ערכי המותג, שלבו את גווני הלוגו בחללי המשרד, השתמשו נכון בתאורה טבעית ומלאכותית, באוורור טבעי, צרו מקומות נעימים לאירוח בממשקי האורחים והעובדים- קבלה, חדרי ישיבות או בחדרים שקטים לעובדים, חישבו גם על אזורים למנוחה והתרעננות. בכל חלל במשרד נסו לתת לשוהים תחושה שהיה מי שחשב עליהם וקידם את בואם.
אני משוכנעת שעם מענה רחב לשאלות הללו תוכלו לעבור את השיפוץ או המעבר בהצלחה ובמינימום שחיקה. כמעצבת פנים מנוסה, אשמח לענות על שאלות ולסייע בתכנון ו/או ליווי המעבר שלכם במקצועיות ותוך חיסכון בזמן, כסף וכאבי ראש.
בהצלחה
