יום חמישי , נובמבר 21 2019
דף הבית | כללי | איך לנהל תהליכים פנים-ארגוניים כשקירות המשרד זזים?

איך לנהל תהליכים פנים-ארגוניים כשקירות המשרד זזים?

שינוי במבנה המשרד או מעבר למשרד חדש, עלולים להרעיד את הקירות, במובן רחב של משמעות. עובד שמרגיש מקופח, או תחרות בין עובדים שמתעוררת שוב לחיים, עלולים להעיב על האווירה. האם אפשר לעבור משרד ועדיין לשמור על איזון תוך-ארגוני?

לצד בירור צורכי המשרד, ולצד הכנת תוכניות עיצוביות, מתנהל תהליך פנים ארגוני מורכב לא פחות בין העובדים. מודעות לאינטראקציה הסמויה והגלויה, שמתרחשת במקביל לשינויים במשרד, עשויה להשפיע על תהליך קבלת ההחלטות, ולצמצם התנגדויות שעשויות היו לצוץ במפתיע. מעצבי פנים בעולם העסקי נחשפים לקשיים שמתעוררים במהלך הדרך מצד עובדים ומנהלים כאחת. שינוי של חללי עבודה הוא זעזוע שעשוי לגדול אם אינו מנוהל נכון. הדרך הטובה להסביר את עוצמת הטלטלה היא באמצעות השוואה למצב שבו מצטרף אח חדש למשפחה או שאישה אחרת נכנסת למקומה של אם הבית. במצבים שכאלה תמיד יהיה את האחד שירגיש מקופח, את השני שיביע חוסר שביעות רצון, את זה שירגיש שמעמדו נפגע ואת זה שירקע ברגליים ויביע התנגדות לכל מהלך. כל אלה מייצרים "רעש" במקום העבודה, פוגעים באיכותה ובאווירה הכללית במשרד. 

החלטות בדרך לשינוי חללים משרדיים

בדומה לכל שיפוץ, מתחיל התהליך בקבלת החלטות, ויש לא מעט. למשל; מיקום המבנה וסוגו, עלות הנכס, זמן ההתחייבות, תקציב, החלטות עיצוביות, תכנון, בחירת חומרים וצבעים, חשיבה על אקוסטיקה, החלטות הנוגעות לתאורה, בחירת ריהוט ווילונות, מיזוג אוויר ועוד. 

כל אחד מהנושאים הללו הוא פרויקט בפני עצמו, וזה עוד לפני שהתקבלה ההחלטה החשובה ביותר ושנוגעת לתרבות האירגונית, כלומר סידורי הישיבה במשרד החדש או המחודש. לפעמים כדאי לפתוח בהחלטות הקשורות לתהליך הארגוני, או לפחות לשלב אותן במקביל לתהליך העיצוב. כמספר האנשים כך מספר הדעות, ומאחוריהן מסתתרים אינטרסים פרטיים וארגוניים, כשבמקרים מסוימים המצב מגיע למורכבות שבה אותו אדם מבקש דבר והיפוכו. 

שינוי סדרי העדיפויות

פרויקט עיצוב המשרד חייב לעמוד בראש סדרי העדיפויות של ההנהלה הבכירה, ויש לכך סיבות רבות. ידוע שעיצוב איכותי ומתאים, ישמש כמנוע לצמיחת העסק, ייעלה את תפוקת העבודה של העובדים ואף עשוי למנף עסקאות עם לקוחות. מנגד, חלל עבודה מוזנח, תכנון לקוי, אקוסטיקה ירודה ותאורה פגומה יכולים לפגוע באיכות העבודה ואף לגרום לתופעה של עזיבת עובדים. בנוסף, לתהליך של מעבר למשרד חדש או שינוי מבני, יש השלכה רגשית עצומה על העובדים, ואם עובד ירגיש שמעמדו נפגע או שצרכיו לא נלקחו בחשבון, יהיה לכך ביטוי, שבסופו של דבר יפגע בארגון עצמו.

החלטות שמתקבלות בדקה התשעים

לפני מספר שנים עיצבתי את המשרדים של מערכת עיתון גדולה, שכללה גם ארכיון עיתונים שנפרש על שטח של 200 מ"ר. ההצעה שלי הייתה לסרוק את העיתונים, ולאחסן אותם במרתף או לחילופין להעביר את העיתונים לארכיון. שיקוליי היו שהאור מזיק לנייר, ושהאחסון בקומת המשרדים אינו כלכלי, אך מאחר והסריקה הוערכה בעלות של כמיליון שקלים, הוחלט לוותר על התהליך.
שלושה ימים לפני שעבודת הקבלן החלה, אחד המנהלים הצליח לשכנע את אנשי ההנהלה להעביר את העיתונים לארכיון המדינה. ההחלטה המשמחת התקבלה ברגע האחרון ויצרה מצב חדש שבו יש לוותר על חלק מהשטחים השכורים ולהוציא תכניות חדשות במהירות הבזק.
כיוון שעליי הוטל תפקיד העיצוב, נקלעתי למאבק בין עובדים, שבו כל אחת מהמחלקות מנסה לנגוס נתח גדול יותר מהחלל שהתפנה ולשפר את המיקום שלה. מהר מאוד כינסתי את העובדים במטרה שיקשיבו האחד לשנייה, יקבלו החלטות בתיאום, ובכך נמנעה קבלת החלטות עיצוביות סותרות. התחושות שהתלוו לתהליך היו מגוונות. מצד אחד הייתה התרגשות גדולה מהמבנה המחודש, ולצד זה הייתה התמרמרות של חלק מהעובדים הבכירים, שלא היו מרוצים מהחלל החדש שקיבלו. 

כעבור מספר שנים חזרתי למשרדי המערכת, ושאלתי את העובדים בדיעבד על התהליך שהם עברו. הם הציפו את הקושי שהיה להם בהתחלה להתרגל לשינוי שנעשה, אולם ציינו את היתרונות שנבעו מהשינוי, למשל; האפשרות לתקשר ולשתף פעולה טוב יותר בין המחלקות, דבר שהוביל לפריון ארגוני טוב יותר. 

ספר לי איפה המשרד שלך ואומר לך מי אתה

כשחברת הייטק עברה ממבנה ישן למשרדים חדשים, הייתה התנהלות עצומה סביב מיקום המשרדים. למרות שמשמעות המעבר הייתה שדרוג של כל אחד מהעובדים, עדיין כל אחד מהם התייחס לשינוי שנעשה מנקודת מבט של 'מעמדו', וכל אחד מהם בדק מה קיבל הצוות שלו, ואיך המעבר משפיע עליהם. הבדיקות הגיעו לרזולוציה של שאלות כמו; למי יש חלון בחדר או מי קיבל את החדר הגדול ביותר וכמובן שאלות על מיקום. 

החלטות של תכנון ועיצוב צריכות להתקבל בהתייעצות עם המנכ"לים הבכירים. הניסיון שלי בתחום מצביע על כך שמהלך מסוג זה, מוביל לחשיבה ארגונית טובה בתחומים שונים, למשל; באיזה צורה כדאי לארגן את המחלקות, אילו מחלקות רצוי שתהיינה סמוכות האחת לשנייה, האם המנהל יישב בנפרד מהמחלקות או עם כולם, האם בחדרי ההנהלה או בחדרי העובדיםן יהיו חלונות ועוד שאלות שנראות זניחות אבל הן לא.
בסופו של דבר המנכ"ל הוא הפוסק האחרון. יש לא מעט מקרים בהם לא ניתן לרצות את כולם, לכן צריך ליידע מראש את אלו שלא יקבלו את מה שרצו, ולהסביר להם את האילוצים על מנת לרתום אותם לתהליך בצורה חיובית.  

עיצוב Open space

בארה"ב נהוג שהמנהלים יושבים עם עובדיהם ב- Open space, שמכיל בצדדים פינות ישיבה ומטבח. משרדי Open space יוצרים שוויון אבל לא מוחלט, כך שהמנהל יושב עם העובדים אבל במיקום קרוב לחלון או שהוא מקבל חדר/איזור נפרד אבל פנימי ואולי מועדף.

לחללים שכאלה נהוג להוסיף לוגו במקום בולט בכניסה, משפט חזון, תמונות שקשורות למוצרי החברה או טפטים במסדרונות ועל העמודים בצבעי המותג. כמענה לנושא האקוסטיקה בחללים פתוחים מתווספים לשיקולי העיצוב שטיחים מקיר לקיר או פרקט אקוסטי, וקירות זכוכית סביב חדרי הישיבות.  

ניהול פרויקט עיצוב המשרד

צוות ניהול הפרויקט צריך לכלול את המנכ"ל ואת ההנהלה הבכירה כאמור, ובנוסף, חשוב שיכלול גם את מנהל הרכש או הלוגיסטיקה, מנהל כוח האדם, מנהל השיווק, מנהל המכירות וכל מנהל שקשור לפרויקט באופן ישיר.

לפרויקט של מעבר משרד או שינוי חללים במשרדים יש למנות אחראי אחד שיטפל במגוון של נושאים, או צוות שבו כל אחד מחבריו יהיה אחראי על תחום אחר. הצוות או העובד יהיו אחראיים באופן ישיר על הפרויקט, וידאגו שהוא יבוצע על הצד הטוב ביותר. כמו כן הם יטפלו בנושאים של לוגיסטיקה, תקציבים וניהול הפרויקט, יהיו אחראיים לבחירת העיצוב: חומרים, ריהוט ותאורה, ויקבלו החלטות הנוגעות לקונספט העיצובי, כמו טפטים, צבעים ונראות.

האם ואיך לשתף את העובדים?

מומלץ לשתף את העובדים בתהליך עיצוב המשרד, כך שהם יקבלו תחושה שלקחו חלק בתהליך, ומכאן שמעריכים אותם. על מנת שהשיתוף לא יגזול זמן ומשאבים, אפשר לשתף אותם בהחלטות נקודתיות, למשל, בחירת תמונות מתוך מאגר, כשהדגש יהיה לשמור על קו שמחבר בין התמונות. לדוגמה: תמונות שצבע הלוגו מופיע בהן, או בחירת תמונות בעלות מכנה משותף, למשל תמונות של נוף, מכוניות או עיר כלשהי. אפשר גם להציע לעובדים להציג במסדרונות תמונות שהם עצמם צילמו במגוון נושאים. 

האני מאמין שלי הוא שמשרד מעוצב הוא מנוע להצלחת העסק, ולכן ראוי לתשומת לב רבה מצד ההנהלה.

כותבת המאמר אורנה ברקת, היא הבעלים של סטודיו אורנה ברקת- עיצוב משרד כמנוע להצלחת העסק וחברה בהנהלת מוזיאון העיצוב בחולון.

מכלול השירותים שהחברה מעניקה ללקוחותיה כוללים: תכנון ועיצוב המשרד, ניהול פרויקטים, תכניות אדריכליות, ליווי מול בעלי הנכס, הדמיות ובחירת ריהוט.

www.imagepoint.co.il