איך מנהלים שיחות וידאו עסקיות הכוללות תקשורת מדויקת ב 2018? חברת ועידן משתפת איתכם את עשרת הטיפים שישדרגו את תוצאות ועידת הוידאו הבאה. הגיע הזמן להתקדם אל העתיד!
הטיפים נחלקים לשני סוגים – תכנון השיחה והשיחה עצמה
הכנות לשיחה וסביבת עבודה
1. רקע – מומלץ לדאוג לרקע נקי וחלק שאינו בהיר או מבריק וללא הפרעות חיצוניות
דאגו מראש לרקע חלק, לא בהיר או מבריק מידי ועם מעט פרטים. שימו לב שאין ברקע דלת שיכולה להיפתח, מסדרון בו עוברים אנשים, חפצים לא מתאימים ועוד מגוון הפרעות חיצוניות שיסיחו את הדעת, יפריעו לריכוז ואף עלולים לייצר אנטגוניזם.
2. תאורה חכמה – הצללת החדר ושימוש בתאורה עילית/קדמית שתאיר אתכם מלפנים
תאורה אינה רק מתג On/Off, היא רכיב קריטי בשיחה. הימנעו משימוש בתאורה אחורית חזקה או עמידה מלפני חלון. השתמשו בהצללה כדי להפחית את חדירת האור החיצוני למינימום, והשתמשו בתאורה עילית או כזו שתאיר אתכם מלפנים כדי ליצור תמונה ברורה.
3. מיקום המצלמה – התאמת זווית צילום ומצב הזום לפי מיקום המשתתפים בחדר
גם האדם הייצוגי ביותר יכול להראות רע בזווית לא מחמיאה. ודאו שהמצלמה נמצאת בגובה הנכון, בדקו את זווית הצילום ומצב הזום בהתאמה לכמות המשתתפים. (במיוחד בשימוש בלפטופ / טאבלט / סמארטפון), המנעו מ"נחירי חזיר" ושאר תופעות הקשורות לפרספקטיבה שיכולות ליצור מראה בעייתי.
4. רעש – גם (ובעיקר) כשמדברים, צריך שקט
צמצמו את רעשי הרקע ככל הניתן – סגרו דלתות וחלונות, ידעו את הסובבים על קיום השיחה, שימו לב למכשור מרעיש וכו'. בצעו סאונד טסט מספר דקות לפני הישיבה כדי להיות ערוכים מראש. מוכנות = מקצוענות.
5. לבוש – הבגדים עושים את האדם, וגם את איכות השיחה
מומלץ ללבוש צבעים אחידים ולהימנע מפרטי לבוש הכוללים פסים, משבצות או צורה חוזרת אחרת. התלבשו מהוגן ומקצועי ללא אביזרים מסיחי דעת – לבוש לא חלק יירצד לצופה בצד המרוחק.
במהלך השיחה
6. שימו לב ועין - שימו לב לסביבה שלכם, אבל בעיקר לעצמכם
השאירו את חלונית הצילום העצמי פתוחה לאורך כל השיחה כדי לקבל תמונת מצב (תרתי משמע) כיצד רואים אתכם שאר משתתפי הועידה.
7. משתתפי השיחה - אנחנו נמצאים בדיאלוג ומעלה, לא מונולוג
הציגו את המשתתפים בכל אחד מהאתרים ודאגו לקצת "Small Talk" כדי להתרגל לקצב השונה משיחה פנים-אל-פנים ואף לשלוט בו. שמרו על קשר עין ישיר עם המצלמה כאילו היא האיש איתו אתם מדברים.
8. דיבור בקול ברור – הנוכחות מתחילה כבר ב'סולם'
גם אם אתם אומרים דברים נכונים וחשובים אלו לא יועברו כראוי אם לא מצליחים לשמוע אתכם. דברו חזק וברור והימנעו מלדבר בו זמנית. אל תהססו להשתמש באופציית ההשתק למקרים בהם אינכם מדברים, אחרי הכל, לכך היא נועדה.
9. התנהגו בכבוד - אף אחד לא אוהב לראות אנשים שעוברים לדבר האחד עם השני באמצע שיחה
המנעו מאיבוד ריכוז עם הנוכחים בחדר או מהתעסקות עם ניירת, עטים וכו' בקרבת המיקרופונים והמצלמות. שיחת וידאו היא הדבר הכי קרוב לשיחה פרונטאלית ולאף אחד מאיתנו לא נעים לשוחח עם אדם שעסוק בדברים אחרים.
10. פרטיות – עסקאות יכולות לקום וליפול בגלל חוסר תשומת לב של שבריר שניה
בכל פעם שאתם משתפים קובץ או מסך, וודאו שאכן מדובר במה שרציתם לשתף ושאין שום דבר שעלול להתפרש כלא נכון או אפילו להפליל. הפגישה לא נועדה כדי שהמשתתפים יוכלו לראות את חשבון הבנק שלכם, התמונה מהחופשה האחרונה או ההפנייה מהרופא המומחה. פגישה מקצועית ו'חלקה' תעזור לכם להשיג את היעדים שהצבתם לשיחה ותיצור זיקה חיובית לשימוש בוידאו קונפרנס.
לסיכום- יישום טיפים אלו יכול לשפר את תוצאות הועידה הבאה שלכם.
אם אתם באמת רוצים למנף את המשאבים לתוצאות, הגיע הזמן להיות מקצוענים.
לקבלת האינפוגרפיקה להפצה במייל (קובץ PDF) שלחו לנו אימייל ל res@veidan.co.il
צוות ועידן מאחל לכם שיחות ועידה מוצלחות
