חברת Poly השיקה את ה'פולי-לנס' (Poly Lens), שירות נלווה המבוסס על פלטפורמת הענן המאפשר לארגונים לנהל את כלל ציוד הקצה מרחוק, להגדיר קונפיגורציות, לשדרג גרסאות ולשמור על כשירות מיטבית של כלל הציוד עד רמת האוזנייה האישית, והכל בלחיצת כפתור וללא עלות נוספת לגרסת הבסיס. נתן גולדשטיין, יועץ פתרונות בכיר בחברת Poly, מרחיב על השירות החדשני
ארכיטקטורה מותאמת עבור מחלקת ה IT הארגונית
"שירות ה Poly Lens נותן מענה למשפחות המוצרים שלנו הן בחדרי הישיבות והן בציוד הקצה המחובר ישירות למחשב האישי של כל עובד כמו אזניות, מצלמות, ואפילו רמקולים אישיים, ללא תלות במיקומו הגיאוגרפי של העובד. לדוגמא, פתרון הסטודיו של Poly בטכנולוגיית ה USB כולל יכולת מובנית לחיבור מכשיר מקומי או מכשיר "אורח" באמצעות Wi-Fi וניטורם גם אם הם מכשירים 'טיפשים', וכך למעשה הוא משמש ככלי לניהול משאבי ה IT הפזורים בכל חללי הארגון בעולם ואין זה משנה אם מדובר על מרחב עבודה אישי, ביתי או חלל ישיבות".
איסוף דאטה והצעת תובנות בפלטפורמה דו-שכבתית
"ה Poly Lens פועל בשתי שכבות; השכבה הראשונה הינה שכבת הבסיס והיא מתמקדת בניהול הפתרונות והמערכות המותקנות בחדרי הישיבות. השכבה השנייה נועדה לתת תובנות על אותם חדרים.
"תפקיד השכבה הראשונה הוא ניהול מערכות הוידאו-קונפרנס בכל מקום בעולם, באמצעותו ניתן לשמור על כשירותן. בנוסף, מאפשר הפתרון ניטור היקף השימוש של כל מערכת ומערכת ומאפשר לארגון למצות באופן מיטבי את פרישת ציוד הקצה היקר".
כיצד יכולת זו באה לידי ביטוי?
"בואי ניקח ארגון אשר מפעיל מערכת וידאו שנמצאת אי שם בארצות הברית ומשרתת עשרה אנשים בתוך חדר במידות מסוימות. המערכת תקינה ופועלת אבל ברמה המעשית לא ניתן לנטר את היקף השימוש שנעשה בה ואת אופיו. מענה על שאלות כמו 'האם ברוב הפגישות משתתפים כל עשרת האנשים? כמה פגישות כן מצדיקות את המטראז' של אותו חלל? אילו סוגים של פגישות?', מייצרות תובנות לגבי ניצול הנדל"ן הארגוני היקר; אולי כדאי לפצל חדרים מסוימים ולעשות בחלל המיותר שימוש נחוץ אחר?
"חדר הישיבות הינו משאב ארגוני מנוהל ולכן עלינו לשאול שאלות נוספות כמו 'כמה פעמים החדר מוזמן והפגישה אינה מתקיימת בסופו של דבר? האם קיימת תרבות ארגונית של אי ביטול הזימון כאשר הפגישה אינה מתקיימת- תרבות אשר גורמת למצב שהחדרים תפוסים אולם אינם מנוצלים בפועל. ה"פולי-לנס" יודע לנהל גם את השכבה הזאת באמצעות מערכות כמו X50 או X30 . המידע זורם דרך הענן ישירות מהמצלמה ללא כל צורך בשימוש בחיישני מערכות בקרה וכך מתקבלת תמונה אמיתית ביחס לאופי השימוש בכל חדר ישיבות. מהתמונה הזו יכול הארגון להבין בדיוק כמה אנשים ביצעו שימוש בכל חדר, באיזו תדירות ובאיזה היקף והיא מאפשרת להתאים את סביבת העבודה לצרכים האמיתיים של הארגון ולהרוויח מניצול משאבים יעיל".
תפישת ה IT המובהקת של Poly
"מחלקת ה IT הארגונית מנהלת פעילויות רבות מתחת לרדאר של המשתמשים כמו שדרוג תוכנות, הגדרות שונות מרחוק, דוחות מלאי ציוד בזמן אמת ועוד. אלו תכונות בסיסיות אותן מאפשר ה Poly Lens בגרסה החינמית ללא עלות.
"ארגונים שירצו לקבל גישה לניתוח נתונים כמו היקף השימוש במערכות השונות, אחוז הניצול של חדרי הישיבות, אחוז הפגישות המבוטלות וכו', יוכלו לרכוש את תוספי הפרימיום".
מענה לכאב אמיתי, בעיקר בשוק הישראלי
עם החזרה המסתמנת לפעילות מתוך רחבי הארגון, כדאי לזכור כי התרבות המקומית מאתגרת במיוחד בכל הקשור לניהול חדרי ישיבות. כיום, כשמנהל מעוניין לקיים ישיבה בסדר גודל מסוים, עליו לאתר את חדר הישיבות המתאים מתוך רשימה נתונה. במקרה הטוב החדר שירצה יהיה פנוי אך לא מעט פעמים יהיה עליו להתאים את הלוגיסטיקה הכרוכה בקיום הישיבה למועד הראשון שבו החדר פנוי. לדברי גולדשטיין שירות ה Poly Lens נותן מענה מדויק לצורך זה, שעלה מהשטח:
"לא פעם נציגי הארגון הרלוונטיים שואלים אותנו "איך נוכל לדעת שהחדר שרציתי לא היה תפוס בפועל"? במילים אחרות הם מבקשים זוג עיניים לניהול אפקטיבי שוטף מבלי להיכנס להוצאות כבדות בהטמעת סנסורים לכל מערכות הבקרה או רכישת אפליקציות יקרות. Poly Lens הוא תוצר של הקשבה לצורך זה והוא מבוסס על מכשיר אחד כדוגמת ה-30X או ה-X50, שהם פתרון וידאו משולב מצלמה המקושר באופן אוטומטי לפלטפורמת הניהול ומאפשר "לספור ראשים" ולאסוף דאטה בלחיצת כפתור. יכולת זו מאפשרת לארגון לנתח באופן מיידי את היקף השימוש בחדר ביום מסוים למשל. זוהי תובנה עסקית שמנהלים משוועים לה והיתרון של Poly Lens הוא בפוטנציאל ליישם את הטכנולוגיה הזאת על כל חדר ולא משנה באיזו נקודה הוא נמצא בעולם".
מפסיקים להמר על נדל"ן ארגוני
אחד האתגרים המהותיים בניהול הנדל"ן הארגוני נוגע לחלוקת החדרים; מה ישמש כמשרד, מה ישמש כחלל עבודה משותף, מה ישמש כחלל ישיבות קטן או גדול ומה ישמש כמרחב לפנאי. לפי גולדשטיין, באמצעות שירות ה Poly Lens הארגון יוכל לנהל את הנדל"ן על סמך דאטה ותובנות ולהגיב באופן מיידי לצרכים ולשינויים העולים מהשטח:
"קיים צורך מהותי בהתאמת וחלוקת משאבי ה-IT מול גודל וסוגי הנדל"ן הארגוני. סוגיות כמו הקצאת שטח המשרד לחדרי הישיבות, מיקומם, סמיכותם לאזורי תפעול אחרים, מספר האנשים שיאכלסו את סוגי הפגישות, פיזור 'קומתי' ועוד. הפתרון הזה נותן מענה שוטף אשר מאפשר לארגון לקבל החלטות מדויקות יותר. דמייני שארגון שהטמיע את השירות עובר בניין ועומד בפני חלוקה מחודשת למשל, הרי הנתונים שאסף יאפשרו לו אבזור נכון ומדויק היות והוא מכיר היטב את אופי הפעילות שלו ולא מנחש".
