לחלקיכם זה עלול להישמע מוזר אבל גם היום, ארגונים רבים עדיין משתמשים במסמכים. כן, ההם מנייר. בארגונים או במוסדות הללו נעשה שימוש מאסיבי בסורקים מקצועיים אשר מאפשרים לבצע את כל הפעולות המדמות את העידן הדיגיטלי- שמירה, איתור, ניתוח ועוד. כל זה חייב להיעשות בקלות, מהירות, יעילות וכמובן מקסימום איכות.
עידן הטרנספורמציה הדיגיטלית הפך את הנייר בתחומים רבים למיותר. התרגלנו לנהל את שגרת יומנו באמצעות הטלפון החכם, כתיבה ישירה על מסמכים מקוונים ואפילו תשלומים באמצעות כרטיסי פלסטיק שעוברים גם הם לאפליקציות ייעודיות. הדוגמאות להפחתת הצורך בנייר רבות אולם במקביל יש גם לא מעט ארגונים שההתנהלות היומיומית שלהם כוללת ניירות. והרבה; חברות נדל"ן מדפיסות חוזים בני עשרות ומאות עמודים, פירמות ראיית חשבון עוברות על קבלות פיזיות ובבתי המשפט נמסרים כתבי הגנה ופרוטוקולים שונים על גבי ניירות. אלו הן דוגמאות מעטות מתוך מציאות מאתגרת לה נדרשים פתרונות ייעודיים.
השימוש באלמנט הפיזי בעולם שהופך לדיגיטלי יותר ויותר מייצר צורך בפתרונות ייעודיים כדי לשמור באופן יעיל ונוח את כל אותם מסמכים. הסורקים של פוג'יטסו מספקים את המענה האופטימלי לצורך זה, ומי שמייבאת את המותג היפני לישראל היא יניר מערכות שהחליטה לאחרונה, דווקא בעידן דיגיטלי מובהק, לתת לתחום הסריקה המקצועי מנהל פעילות.
מי שלקח על עצמו את האחריות לקדם את פעילות הסריקה ביניר מערכות הוא אלי אביעד. נפגשנו במטרה לשמוע על תפישת השירות והיתרונות של פתרונות הסריקה מתוצרת פוג'יטסו ולהבין באילו מקומות יכולים המוצרים השונים לחולל שינוי משמעותי ולייעל במידה ניכרת את שגרות העבודה.
סריקה - הדרך הנוחה והבטוחה ביותר לשמור מסמכים חשובים (ולא רק!)
ארגונים רבים פועלים באופן היברידי – מצד אחד עדיין ישנו צורך, מסיבות כאלה ואחרות, להשתמש בנייר פיזי, ומהצד השני ישנה הדרישה לשמור את התוכן של כל אותם מסמכי נייר באופן נוח ובטוח. בהקשר זה חשוב לזכור שמוצר פיזי חשוף לשלל סיכונים; קלסרים עמוסי ניירות עלולים להתכלות בשריפה, להפוך לחסרי תועלת בעקבות הצפה או אפילו אם רק נשפך קפה על מסמך חשוב שיהפוך את תוכנו ללא מובן. חשוב לזכור כי לא מדובר ברשימת קניות ביתית אלא במסמכים משפטיים רשמיים בעלי חשיבות רבה.
יתרונות בעידן העבודה ההיברידית
לעומת זאת שמירה בענן של ספק אמין או בזיכרון מקומי עם גיבוי מתאים, תאפשר לשמור את המסמך בבטחה. המרת הטקסטים המודפסים על גבי ניירות לקובץ דיגיטלי מספקת יתרון משמעותי נוסף לארגונים והוא מקסימום נגישות – כל עובד.ת יכול לאתר כל מסמך בקלות בגרסתו הדיגיטלית בהתאם להרשאותיו, במקום לנבור בקלסרים מחוצצים. בעידן הקורונה או הפוסט קורונה, כשלא מעט עבודה מתבצעת מהבית ומרחוק, יתרון זה מתחדד באופן דרמטי היות ואותם עובדים יכולים (וצריכים) לאתר מסמכים פיזיים שנסרקו ונטענו בתיקיות המתאימות.
כמה ארנונה אתם משלמים על אחסון הקלסרים או הספרים שלכם?
מעטים יודעים שסורק מקצועי מסייע לשמור ספרים, לרבות עותקים ישנים או נדירים ששיני הזמן מתחילות לנגוס בהם. העותקים הדיגיטליים, הן של מסמכים, תמונות או ספרים, כתבי עת, עיתונים ישנים וכו', אינם תופסים שטח יקר ערך וכאמור מייעלים באופן משמעותי את העבודה איתם בכל פעם שנוצר בכך צורך. מעורר מחשבה לא?! עוד סיבה לפנות לאלי אביעד לעזרה וייעוץ בנושא.
היתרונות של סורק ייעודי על פני מוצר משולב
כולנו מכירים את המוצרים המשולבים הכוללים גם מדפסת, גם סורק וגם פקס, אולם בארגונים שבהם נדרשת סריקה של כמות משמעותית של מסמכים, ישנה עדיפות מובהקת למוצר הייעודי לדברי אביעד: "בדיוק כפי שאפשר לשחק כדורגל עם נעלי ספורט רגילות אולם כאשר נועלים נעלי כדורגל ייעודיות הביצועים משתפרים פלאים והרגל מוגנת יותר, בדיוק כך סורק ייעודי מסיים כל משימה מהר יותר וכאשר סורקים חוזה של 200 עמודים המהירות היא אלמנט מהותי. בנוסף, סורקים ייעודיים מגיעים לרזולוציות גבוהות יותר בהשוואה למכשירים המשולבים מה שמהווה יתרון משמעותי כאשר סורקים תמונות או מסמכים ישנים שכבר התחילו לדהות".
פוג'יטסו מאפשרת למצוא סורק מותאם באופן מושלם לצרכים ולמסגרת התקציב שלכם
כאמור, גם בעידן הדיגיטלי ישנם גופים רבים שזקוקים לפתרונות סריקה מקצועיים, ולכן, סורק ייעודי אשר מותקן בקומה ומשרת צוות שלם הוא פתרון יעיל במיוחד. בנוסף, בארגונים אשר הסריקה המאסיבית הינה חלק משגרת הפעילות, קיימים עובדים אשר מבצעים את הסריקות באופן מרוכז ובשעות מוגדרות. זמן העבודה של אותו עובד תלוי במהירות ובאיכות הסורק ולדברי אביעד "סל הפתרונות הרחב של פוג'יטסו משקף את העוצמה של היצרנית כמו את הסיבה העיקרית למחויבות של יניר מערכות להשקיע בהפצת המותג היפני".
פוג'יטסו (Fujitsu) נוסדה ב-1935 וכעבור שני עשורים ייצרה את המחשב הראשון אי פעם ביפן וכיום מעסיקה למעלה מ-150,000 עובדים. היצרנית מחזיקה באלפי פטנטים ומייצרת שלל פתרונות סריקה שעלותם מתחילה בכמה מאות שקלים למוצרים בסיסיים, אלפים בודדים למקצועיים ויכולה להגיע לעשרות אלפי שקלים לפתרונות Heavy duty או בעלי תכונות ייחודיות. אביעד: "לקוח הקצה כבר לא צריך להתפשר- יש פתרון לכל צורך ובכל מסגרת תקציב".
איכות מרבית ללא פשרות – Made in Japan
יתרון נוסף היא האיכות המוכחת של סורקי פוג'יטסו. כל סל הפתרונות של היצרנית מיוצר ביפן (באמת ביפן, לא ליד) על בסיס ידע רחב היקף שהצטבר בחברה שמקדישה משאבים רבים למחקר ולפיתוח. המשמעות היא בעיקר אמינות- ארגון שמצטייד בסורק של פוג'יטסו יכול להיות שקט שהמוצר ישרת אותו נאמנה לאורך שנים גם בשימוש אינטנסיבי מאוד.
עוד כדאי לדעת שפוג'יטסו מציעה גם סורקים מתקדמים במיוחד, כולל למשל כאלה שיודעים להסיר סיכות ממסמכים משודכים ואפילו לתקן קמטים בנייר תוך כדי סריקה. בנוסף, קיימים סורקים ייעודיים לסריקת ספרים וכתבי עת אשר כוללים טכנולוגיה לייצוב התמונה, מזהים את הפיכת הדף ומבטיחים קצב סריקה מהיר.
אביעד מסכם: "יניר מערכות היא יבואנית רשמית ובלעדית של פתרונות הסריקה של חברת פוג'יטסו היפנית. מזה עשרים שנה שחברתנו מספקת אלפי סורקים לשוק הישראלי מחברות קטנות המשתמשות בסורקים אישיים ועד לחברות ענק אשר משלבות סורקי על תעשייתיים של פוגיטסו בשגרת הפעילות שלהן.
"לכל זה מתווסף מערך שירות ותמיכה ייעודי המספק פתרונות טכניים מלאים לדרישות המגוונות של הלקוחות השונים. מערך התמיכה שלנו בנוי לתת מענה מהיר ומקצועי במגוון רמות של סוגי הקריאה לרבות תקשורת עם חטיבת התמיכה של היצרן עצמו במידת הצורך. חברת יניר מערכות שמה תמיד לנגד עיניה את הלקוח במרכז ומספקת עבורו את הפתרון האולטימטיבי לצרכיו המקומיים".
