דומה שהמרחב פחות מאולף מהזמן או פחות מסוכן ממנו. בכל מקום ניתן לראות אנשים הולכים עם שעונים ורק לעיתים רחוקות אנשים הולכים עם מצפן. רוב האנשים יבקשו לדעת מה השעה אבל מעטים ישאלו היכן אנחנו נמצאים." (ז'ורז פרק)
נראה שמתישהו הפסקנו להתייחס בכובד ראש לעיצוב הסביבה שלנו והתחלנו לקבל אותה כמובנת מאליה. נכון, ארגונים רבים משקיעים הון תועפות וכספים רבים נשפכים על עיצוב סביבות עבודה במטרה להיות אטרקטיביים עבור קהל הלקוחות או העובדים עצמם, אבל שארגונים מעטים מתייחסים למרחב המשרדי כאל עוד כלי עבודה. כשאני שואל מנהלים בארגונים האם לסביבת העבודה שלהם יש השפעה על הארגון אני תמיד נתקל באותה התשובה- "ברור!", כל אחד מבין באופן אינטואיטיבי שלכל פעילות בארגון יש מקום בו כדאי לבצע אותה ולכולם ברור לחלוטין שיש מקומות שאינם מתאימים לביצוע עבודות/משימות מסוימות. ארגונים יוצאים לאופסייט כדי להתרענן ולחשוב ולתכנן את האסטרטגיה הארגונית, ברור שיש שיחות שתתקיימנה בפינת הקפה אבל לא בחדר הישיבות וכמובן שכל אחד מבין שיש הבדל בין שיחה שמתנהלת כשהמנהל הגיע לשולחן שלך או שבמקרה הוא הזמין אותך לשיחה במשרד שלו.
בחמישים השנים האחרונות התרבו מחקרים והתפתחה טכנולוגיה אשר מאפשרת לנו לבחון ולבדוק את ההשפעה של סביבות העבודה על האופן שבו אנחנו מתקשרים, מתרכזים, משתפים פעולה ומנהלים את תהליכי הארגון. למרחב המשרדי יש השפעה על כל ההתנהלות הארגונית החל מהיכולת לקדם חדשנות ועד לעליה בפריון של צוותי העבודה. גם הקורונה העלתה את המודעות לכך שיש משמעות למקום ממנו אנחנו עובדים וארגונים למדו על בשרם שחלק מהפעילות שבוצעה עד כה במשרד ניתנת לביצוע מכל מקום/ מהבית ולעיתים אף ביעילות רבה יותר.
סביבת עבודה מורכבת משלושה פרמטרים ולכולם השפעה מיידית על הארגון. המרכיב הפיזי, המרכיב התקשורתי תרבותי והמרכיב הטכנולוגי. הם כמובן משולבים אלה באלה ולא פשוט לעשות ביניהם הפרדה מוחלטת אבל לצורך הניתוח הארגוני ובניית אסטרטגיה מרחבית אנו נוהגים לעשות זאת.
המקום
המרכיב הפיזי עוסק בחללים הבנויים הטבעיים בהם אנחנו עובדים. חלקם משרדים וחלקם נמצאים בכל מקום כאשר מרכיב זה בוחן את עיצוב המשרד, מיקום החדרים, קיומם של חדרים פרטיים מול מרחבים פתוחים, עיצוב החדרים ובכלל זה חדרי ההדרכה, הקפיטריה אולם הכניסה ודלפק הקבלה של הארגון מרחבי הייצור. התנועה במרחב והדרך להגיע ממקום למקום, היכולת להתמצא במשרד ואפילו – מהם המקומות אליהם מגיעים יותר ואילו אחרים נחבאים ושכיחים פחות? לכל אלמנט עיצובי יש משמעות והוא ישפיע על האופן שבו אנשים מתפקדים ביומיום שלהם, יקבע עם מי יתקשרו יותר ומה יהיו הממשקים הזמינים ומשתפי הפעולה המובילים.
המרחב הפיזי נוגע גם בהיבטים של חישה ובריאות. אקוסטיקה, טמפרטורה במשרד, תאורה וצבע קובעים את מצב רוחנו והם בעלי השפעה ישירה על התפקוד היומיומי של העובדים ושל ה wellbeing שלהם.
תרבות התקשורת
המרכיב התרבותי תקשורתי נוגע לאופן שבו אנו מעצבים את הסביבה הנפשית של העובדים וכפי שצוין קודם לכן – העיצוב הפיזי שזור בהקשר התרבותי. חדר ישיבות שיעוצב כמו סלון למפגש חברים או כמו לאונג' במלון, יאפשר מפגשים אנושיים מסוג אחר ולמעשה יתווה את התרבות הארגונית ואת הגישה של העובדים אלה לאלה. ארגון ללא חדרים פרטיים בכלל הוא ארגון שסביר להניח יעבוד באופן הרבה פחות הירארכי ויאפשר מגע בלתי אמצעי בין העובדים להנהלה. מרחב פתוח מצד שני מאפשר הרבה פחות פרטיות ומייצר אי נעימות בעיקר אצל עובדים שנדרשים לריכוז או שיש להם קושי בחשיפה.
המרחב התרבותי כולל בתוכו גם את חווית המשתמש של העובד ואת מערכת הכללים והציפיות ממנו. ארגונים רבים בעולם החלו לתכנן ולייצר חוויות עובד משמעותיות מתוך רצון לחבר בין העובד למטרות הארגוניות וכדי לייצר נאמנות ומחוברות בין הארגון לאנשיו לאורך זמן. ארגונים אלה בונים "סיפור ארגוני" שלם לתוכו העובד משתלב כאשר גם לעיצוב של מרחב העבודה תפקיד בהשלמת הסיפור והוא משמש תפאורה יומיומית לקיום העבודה והעלילה הארגונית.
טכנולוגיה
המרכיב השלישי והאחרון נוגע לטכנולוגיה. כל ארגון מבוסס על טכנולוגיה גם אם היא מיושנת והיא זו שקובעת ומגדירה את הדרכים בהן אנשים עובדים מנהלים את שגרות הפעילות השונות. הטכנולוגיה מצמצמת או מרחיבה פעולות מסוימות ומפנה מקום לפעילות אחרת; אוטומציה של רכיבי תהליך מייצרת זמן/משאב פנוי. אמצעי תקשורת מייצרים זרימה טובה יותר של מטלות מחד אבל גם פוגעת בהפרדה בין זמן פרטי לזמן עבודה. הטכנולוגיה היא מרחב עבודה, טכנולוגיות מסויימות מייצרות אפשרויות לפעילות אבל במגביל הן גם מייצרות מגבלות והטמעה נכונה של הטכנולוגיה המתאימה עשוייה לייצר את סביבת העבודה המתאימה לכל ארגון.
אנחנו חיים בעידן בו כלים טכנולוגיים מאפשרים מעקב ותכנון טוב ויעיל יותר בשימוש במשרדים ובמרחבי העבודה, חיסכון במשאבים ארגוניים וביצוע התאמות בין המקום לארגון הן ככלי תכנוני אבל גם ככלי שמאפשר איכות חיים ארגונית טובה יותר.
ארגונים משקיעים המון כסף בסביבות העבודה שלהם ואי התאמה מייצרת תסכול וקושי. ניתן לצייד את העובדים בכלי עבודה לא מתאים והם יתרגלו ואפילו יעשו ככל שיוכלו במטרה להמשיך ולקדם את המשימות אבל לאורך זמן הבזבוז הכספי ורמת "התסכול הארגונית" תגדל. ניתן לשכנע עובדים שאפשרי לדפוק מסמרים עם מברג אבל מן הסתם יהיה זה רעיון טוב לצייד אותם בפטיש. תכנון מדויק של סביבת העבודה הופך להיות יותר ויותר רלוונטי, בוודאי לאחר הקורונה, ומשימה זו הופכת להיות הכרחית עבור אלה המעוניינים לתפקד טוב יותר ולחשוב על המחר.
הכותב הינו workspace strategist- מדייק סביבות עבודה.
