המשרדים שנמצאים בבניין PENN1 בניו-יורק עברו שינויים יסודיים בכל מה שקשור לשטחי העבודה, ניטור בריאות העובדים וניתוח הנתונים לטובת התאמות/אתגרים עתידיים
בתקופת ההתאוששות שלאחר מגפת הקורונה עבודה מהבית הפכה להיות אחד הטרנדים ובכל מקום היה אפשר למצוא דיווחים על עוד אנשים ש"לא רוצים לחזור למשרד" כאשר מנגד מנהלי החברות ומקבלי ההחלטות הודיעו שהם אף יכריחו את העובדים לחזור אחרי ש"נגמרה החגיגה", כן, לא רק לאילון מאסק נמאס מהמצב- מנהלים רוצים את הצוותים שלהם במשרד.
בחלק מהמקומות האבק שקע בחלק פחות אבל מסתבר שתמונת המצב שונה: החלק המוחץ של העובדים (כ-96%) רוצים לחזור לעבוד במשרד לפחות חלק מהזמן ו-86% רוצים לעשות זאת לפחות פעם בחודש. מצב זה גרם לחברות המובילות לחשוב על פתרונות גמישים לעבודה היברידית מתוך הבנה שאין פתרון אחד שמתאים לכולם.
סיסקו, שבעצמה מספקת פתרונות לעבודה משותפת ועבודה היברידית, הכריזה כבר לפני כשנתיים על התוכניות שלה לבצע שינויים יסודיים בצורת העבודה בהתאם לנתונים הללו ולמגמות השונות והמקום הראשון בו היא יישמה אותם הוא במשרדים בעיר ניו-יורק בבניין PENN 1.
PENN 1 שוכן בלב מנהטן שבניו-יורק. המשרדים של חברת סיסקו מחולקים בין חלק מהקומה השישית לבין כל הקומה התשיעית ובסך הכול עובדים במשרדים כ-1,700 איש משלוש מדינות שונות בארצות הברית; ניו-יורק, ניו-ג'רזי וקוניטקט (Tri-State Area).
הדבר הראשון שהבינו בסיסקו הוא שבעוד עבודה מרוחקת מתאימה בעיקר למשימות ממוקדות, הגעה למשרד מתאימה יותר לעבודה משותפת, למידה וכמובן מפגשים חברתיים. אבל על מנת לתת לעובדים סיבה להגיע לשם, חייבים לספק להם חוויה יוצאת דופן שלא יוכלו למצוא בבית.
תוכנית העבודה
תוכנית העבודה של סיסקו הורכבה מארבע מטרות שונות:
- הפיכת המשרד לסביבת העבודה האופטימלית בדגש על עבודה משותפת
- שימת דגש על חווית עבודה חלקה ונוחה כשהעובדים עוברים בין מספר עמדות עבודה
- דאגה לבריאותם של העובדים
- דיגיטציה כוללת של הנדל"ן והפיכתו למודל עבור משרדים אחרים של החברה
הפיכת המשרד לסביבת העבודה האופטימלית בדגש על עבודה משותפת
הצעד הראשון שעשו בסיסקו היה להפוך את היחס בין החללים שהוקצו לעבודה משותפת לבין החללים שמיועדים לעבודה יחידנית. אם לפני השינוי כ-70% הוקצו לעבודה יחידנית ו-30% לעבודה משותפת, הרי שעכשיו היחס הוא הפוך- כ-70% לעבודה משותפת (כולל שיחות ועידה בווידאו) ו-30% לעבודה יחידנית.
בנוסף, 20% מתוך החללים המשותפים הם חללים פתוחים שמטרתם ליזום עבודה משותפת באופן ספונטני וכ-70 עמדות משותפות מיועדות לקבוצות של 5 אנשים או פחות (כולל Huddle Rooms, חדרים קטנים המותאמים בעיקר לשניים עד שלושה אנשים).
כל זה טוב ויפה, אבל מה בנוגע למי שרוצה בכל זאת להתמקד במשימות אישיות? לשם כך כל אחת מחמישים עמדות לעבודה יחידנית כוללת את ה-Cisco Desk Hub, דיבורית ומיני טאבלט המתחברים ישירות לטלפון החכם או ללפטופ.
בנוסף לכך ישנם כ- 225 "עמדות גמישות" בהן אפשר לעבוד הן באופן יחידני והן בקבוצות קטנות. לאחר הסידור החדש, מספר כפול של עובדים (לעומת הסידור הקודם) יכולים לעבוד בחצי מן השטח.
שימת דגש על חווית עבודה חלקה ונוחה כשהעובדים עוברים בין מספר עמדות עבודה
על מנת להשיג מטרה זו, הציבו בסיסקו כמות גדולה של עמדות להזמנת חדרים מחוץ לכל חדר ישיבות ומקומות נוספים. כמו כן, חללים רבים עובדים באמצעות מערכת חכמה ש"זוכרת" את ההעדפות האישיות של כל עובד.
מעבר לכך, כל קומה מחולקת ל"שכונות" מעוצבות בסטנדרטים גבוהים עם חללים מסוגים שונים, כך שהעובדים לא צריכים ללכת מרחקים גדולים מדי כדי למצוא את סוג העמדה או החדר שמתאימים להם באותו הרגע.
שומרים על בריאות העובדים
בסיסקו לקחו כמודל את סטנדרט WELL הנוגע לרמת התאורה, איכות האוויר, הטמפרטורה ומדדים נוספים שמבטיחים שמירה על בריאותם של העובדים.
בזכות חיישנים שנמצאים בהתקני העבודה עצמם, אספקת חשמל באמצעות הרשת הפנימית (Power Over Ethernet), נקודות הגישה האלחוטיות ורכיבים אחרים של הבניין החכמים, סיסקו יכולה לגשת אל יותר מ-5,000 נקודות מידע אותו היא יכולה לנתח ולבצע את ההתאמות במידה ונדרשות.
תכונה חכמה נוספת שיכולה לצמצם הדבקה בחיידקים או וירוסים היא האפשרות להפעיל את כל ההתקנים באמצעות פקודות קוליות ללא מגע יד אדם.
דיגיטציה כוללת של הנדל"ן והפיכתו למודל עבור משרדים אחרים של החברה
סיסקו יכולה לקבל נתונים אודות האופן בו החללים מנוצלים על ידי העובדים ולאחר מכן לנתח את הנתונים הללו במטרה לקבל תובנות שישמשו מאוחר יותר לשיפוץ או שינוי/התאמה של משרדים נוספים. לדוגמה, ניתן לדעת כמה אנשים השתמשו בכל אחד מסוגי החדרים במשך היום גם באופן ספונטני ולא רק על פי המידע שנשמר במערכת הזמנת החדרים.
הנתונים הללו יעזרו לסיסקו לא רק בתכנון חללים עתידיים, אלא גם בייעול צריכת האנרגיה וניצול טוב יותר של התקנים במתח נמוך, זאת מתוך מטרה להגיע ל"אפס פליטת פחמן" (Net Zero) עד 2040.
