תקלות מולטימדיה עלולות להחריב פגישה עסקית. השורה התחתונה היא לתקוף את תקלות המולטימדיה לפני שהן תוקפות את מהלך הישיבה. כל הדרך לישיבה מוצלחת
בכל יום מתקיימות מיליוני פגישות עסקיות ברחבי העולם, וההערכה היא שהזמן המוקדש להן גוזל כ 37% משעות העבודה של עצמאיים ושכירים. אם "הזמן המבוזבז" היה מנוצל בצורה פרודוקטיבית, לא היה נפגע הליך העבודה השוטף, אלא שלא כך מתנהלים הדברים. מכאן ברור שלציוד שנועד לחדרי ישיבות יש כיום תפקיד עצום בשוק העבודה והשפעה אדירה על הדרך שבה מנוהלות כיום פגישות עסקיות.
כשהמשאבים הקיימים בחדר הישיבות מהווים מכשול אודיו
חוקרים טוענים שלפחות בשתי פגישות בשבוע תתעורר בעיה טכנית בטכנולוגיה. למשל, הנתונים לא יופיעו על הצג, הרשת תיפול והצד השני לא יצליח לראות או לשמוע אתכם. הזמן הממוצע לטיפול בבעיות מהסוג הזה הוא 31.5 דקות.
חברה שכוללת 250 עובדים תשקיע קרוב ל- 250 אלף דולר בשנה לטובת יעילות הטכנולוגיה הזו. תקלות באמצעי הוועידות או הפגישות הדיגיטליות נחשבות למתסכלות וליקרות. אך יש דרך לצמצם את הבעיות האלה.
ניהול צ'קליסט של חדר הישיבות כדי להימנע מתקלות
אין טכנולוגיה שחסינה בפני הכול. כדי שהוועידות לא יתקלו בבעיות ויזרמו חלק, יש צורך לערוך סט-אפ מוקדם יום-יומי, לעבור על האמצעים ועל הציוד ולהכין תוכנית מגירה לכל תרחיש של תקלה.
חשוב לדעת שכאשר המשתתפים בוועידה משתמשים באמצעים פרטיים הבעיות עשויות להכפיל את עצמן. יש גם איבוד של זמן יקר מכיוון שכל אחד מנסה להתחבר ולמצוא רשת Wi-Fi.
במקרה כזה כדאי לשלוח למשתתפים לינק להתחברות לחדר הוועידות, ובנוסף שם משתמש וסיסמה לחדר הישיבות הווירטואלי, כך שלכל אחד יהיה קל להתחבר.
אמצעים של שליטה מרחוק
כולנו רוצים סדר מסוים בזמן שמתנהלת הפגישה. פעמים רבות בזמן פגישה יש בעיות באיכות הווידיאו או האודיו, בעיות אקו, פיקסלים, הסאונד של אנשים בחדר עולה על סאונד של אנשים שנשלטים מרחוק והתצוגה המשותפת מפסיקה לעבוד ברגע שמחליפים מציגים. ההמלצה היא לבצע טסט או שניים לפני הפגישה עם מספר קטן של משתתפים. אם מתחברים אנשים מארגון אחר וודאו שלפחות אחד מהם עבר קודם לכן טסט.
תוכנית מגירה חשובה היא תשתית נוספת של פגישת וידיאו, שמוכנה ברגע שמתעוררות בעיות עם הפלטפורמה הנוכחית. כמו כן, שלחו את פרטי החיבור האלטרנטיביים לכל המשתתפים לפני הפגישה. במצב של תקלה, כולם מוכנים לעבור למערכת השנייה בזמן קצר.
ציוד שאינו מתחבר לטלוויזיה בחדר הפגישות
תרחיש נוסף ומוכר הוא כשהמצגת מוכנה לקראת הפגישה, אך התמונה אינה עולה בצג או שאין סאונד. הדרך להימנע מתקלות מהסוג הזה הוא על ידי בדיקת אות ה Wi-Fi מהחדר שממנו משודרים התכנים. אם מדובר בחדר שאינו מבוסס על טכנולוגיה אלחוטית, בדקו שהכבלים והספקים מחוברים בצורה נכונה. כמו כן, השתמשו בקופסאות ובאמצעי ריכוז של כבלים למניעת סרבול בחדר.
עוד דברים לבדיקה: חיבורי האודיו וחיבורי הווידיאו. לפעמים התקלה הפשוטה ביותר עלולה להחריב פגישה שלמה.
טיפים אחרונים
הציוד בחדר הישיבות לא אמור לגזול מזמן העבודה היום-יומי, ובמיוחד לא בזמן הפגישות. ציוד מולטימדיה אמור לעבוד בצורה פשוטה, שקטה, מהירה ועוצמתית.
הציבו סטנדרטים לציוד ולתפעול המולטימדיה, ולאחר מכן האצילו את הטיפול בנושא על מספר עובדים, שזמינים ויודעים איך לתפעל את המערכות בזמן אמת.
צרו דף, שיש בו תקלות שכיחות ופתרונות, ודאגו שיהיה בהישג יד בזמן הפגישות.
והכי חשוב, אל תחכו שהתקלות יפתיעו אתכם בזמן הפגישה. טפלו בכל הבעיות שקשורות לציוד, למערכות, לחיבורים, לווידיאו ולאודיו – לפני שהן מתרחשות.
