"ארגונים קטנים ובינוניים עלולים לגלות מאוחר מדי שחדרי הישיבות אינם כלולים בחבילת ה IT המנוהלת במיקור חוץ". יריב צפריר, מנכ"ל ועידן פתרונות קונפרנסינג עסקיים, משתף מניסיונו על חשיבות שיתוף הפעולה בין ספקיות כמו ועידן למחלקת ה IT החיצונית עבור הצלחת לקוחות הקצה.
בין אם מדובר בעבודה היברידית או רק מהמשרד, שיטות העבודה אינן מפסיקות להשתנות. חלק מהאבולוציה הזו שינתה את נושא הישיבות שהפכו לאירוע טכני לכל דבר. ולמרות זאת, דווקא חדרי הישיבות והמערכות התומכות בהם 'נופלים בין הכיסאות'; מי שאמון על הסיסטם, הרשת והאבטחה לא תמיד מבין את המורכבות של עולמות הוידאו, האודיו והקולבורציה.
את הפער הזה מכיר אישית צפריר מתפקידיו הקודמים. כיום, כמנכ"ל חברת אינטגרציה המתמחה במערכות AV ומולטימדיה, הוא מביא את הזווית שלו לאתגר: "העובדה שדברים לא עובדים אינה תקלת משתמש אלא תוצאה של מבנה תמיכה שלא רואה את הצרכים האמיתיים של המשתמש".
המשתמש לא טכני אבל גם לא טיפש. הוא פשוט נשאר לבד
צפריר: "כשארגון מסתמך על גוף IT חיצוני הבעיה משמעותית יותר; אותה חברה טובה מאוד בסיסטם, בנטוורקינג, באבטחת מידע אבל בעולם הקולבורציה היא פשוט לא יודעת מספיק. זה מוביל לאחת משתי התופעות- או שאין בכלל פתרונות וידאו או שיש משהו אבל איש לא יודע לתפעל, לתחזק ולטפל בתקלות כאשר קורות".
בנקודה הזו בדיוק נכנסת ועידן: "התפקיד שלנו הוא לא למכור מצלמה לשיחות זום או טימס. אנחנו יושבים עם אנשי הקשר בארגון יחד עם נציגי מחלקת ה IT החיצונית ומגדירים במהירות את הדרישות ע"פ מתודולוגיה רבת שנים איתה ועידן עובדת; מהי תרבות ותמהיל השימוש בחדרי הישיבות, עם אילו כלים עובדים כיום- חומרה, פלטפורמות ואפליקציות וכו'. משם אנחנו מגדירים יחד מצב רצוי נטול פנטזיות מיותרות אלא בדיוק מה הארגון צריך בכדי לעבוד יעיל ומדויק יותר ורק אז נתכנן ונציע פתרון".
מציוד למעטפת
המהלך הזה, לדבריו, שונה ממה שחברות IT רגילות לספק. "זו לא אותה מומחיות. IT לא אוהב חדרי ישיבות, יש שם יותר מדי משתנים וכל פלטפורמה מתנהגת אחרת. זה דורש זמינות מיידית וזה פשוט לא התחום שלהם. אנחנו החלק החסר בפאזל הן עבור חברת ה IT המספקת פתרונות במיקור חוץ והן עבור הלקוח שלה. אנחנו לא מתחרים בגוף ה- IT אלא משלימים אותו ועובדים בשיתוף פעולה מלא. הם יודעים מה הם מספקים עבור הרשת הארגונית של הלקוח ואנחנו יודעים מה אנחנו מספקים עבור צרכי הוידאו שלו.
של מי התקלה הזו?
אחת ההתנגדויות של לקוחות הקצה להטמיע פתרונות של ריבוי ספקים היא העובדה שברגע שיש תקלה, הלקוח צריך להתחיל לחפש את הספק שאמור לטפל בה וחווה התנערויות והאשמות. וזה קורה תמיד! כשהתקלה כבר נוכחת ולכן החוויה קשה עוד יותר. לדברי צפריר זה לא יכול לקרות כאן: ברור שיש נקודות השקה באזורים "אפורים" אבל כשהמבנה ברור והשותפות נכונה הדברים פתירים ונחסך מהלקוח כאב הראש הזה. כל צד מדבר בשפה טכנית ואנחנו יודעים להימנע מלהכניס את הלקוח אירועים מהסוג הזה".
טיפ לארגון "מכוסה"
"אם אתם משתמשים בגוף IT חיצוני, רוב הסיכויים שהוא אינו מכסה את מערכות חדר הישיבות שהפך לכלי טכנולוגי חשוב ביותר בשגרות הניהול הארגוניות. מערכות אלה מצריכות התמחות ספציפית ומאוד לא כדאי להמתין שאחד הכפתורים יפסיק לעבוד דווקא בתחילתה של פגישה חשובה. דאגו לוודא שאתם מכוסים".
