מערכות המולטימדיה, השליטה והבקרה הן חלק הכרחי בכל משרד מודרני. בעת מעבר למשרד חדש או בשיפוץ והרחבה של משרד קיים, ישנם דברים שכדאי לבחון ולקחת בחשבון בטרם ניגשים לעבודה. קבלו מספר טיפים איך תתכננו את משרדכם החכם בחכמה…
נכתב על ידי עומר ברוקשטיין – מנהל טכני ופיתוח עסקי Crestron ישראל
חברות רבות מוצאות עצמן לעיתים במצב מביך ומאוד לא הכרחי בו לכל ישיבת הנהלה, דירקטוריון או מצגת חשובה ללקוח, הן נאלצות להצמיד איש IT להפעלת המערכות המורכבות בחדר הישיבות. מערכות המולטימדיה, השליטה והבקרה מלוות אותנו לאורך כל עבודתנו היומיומית – בשטחים הציבוריים, בחדרי העבודה ובחדרי הישיבות, ומשפיעות בצורה ישירה על מידת האפקטיביות של העבודה במשרד והרושם שאנו משאירים על לקוחותינו. לכן, ביותר ויותר ארגונים, מתייחסים היום למערכות אלו כמערכות קריטיות לתפקוד הארגון, בדיוק כמו מערכות רשת ה-IP, טלפוניה וכדומה.
האתגר שבבחירת הפתרון המתאים לכל ארגון הוא מורכב – מצד אחד, מערכות פשוטות וזולות עשויות לעלות ביוקר כאשר ברגע האמת אינן מתפקדות כנדרש או שאינן תומכות בכל הסטנדרטים החדשים (HDMI, 4K, DisplayPort ועוד). מצד שני, מערכות יקרות ומורכבות אינן מבטיחות בהכרח הפעלה פשוטה מצד המשתמש.
אז איך עושים זאת נכון?
ראשית, מה אנו צריכים? מערכות שליטה ובקרה בחדרים יכולות לתת מגוון רחב של פתרונות לצרכים שונים – החל מחדרי עבודה פשוטים לקבוצות קטנות (Huddle Rooms), דרך חדרים עם תמיכה במערכות Teleconference ו-Videoconference ועד חדרי Boardrooms מפוארים. מאחר ותחום ה-ProAV הוא תחום מקצועי ומורכב, חשוב כבר בתחילת הדרך להיעזר בגורם ייעוץ מומחה לתחום ה-ProAV. בשוק ישנם מספר רב של יועצים בעלי וותק ושנים של ניסיון, אשר יוכלו ללוות אתכם לאורך התהליך – חשוב לבחור יועץ מנוסה כבר בשלב מוקדם, אשר יעמוד לצדנו, ויסייע בבחינת החלופות השונות וגיבוש הדרישות בהתאם למאפייני הארגון וצרכינו.
אחרי שבחרנו יועץ, נבחן יחד אילו סוגי חדרים נדרשים ומה מתאים לאופיו של הארגון – האם בארגון שלנו נעשה שימוש נרחב במערכות VC? האם הארגון שלנו עובד עם מערכות Exchange ולכן דווקא פתרונות Lync יתאימו לו ביותר? האם מרבית העבודה שלנו נעשית בחדרים של ארבעה או שישה משתתפים או דווקא נדרשים חדרי וועידה גדולים יותר? בכל מקרה – נשאף לפתרון אשר יאפשר לנו תפעול, ניטור ובקרה אחודים בכל סוגי החדרים.
פתרון מוסמך של יצרן אחד – עד לפני שנים לא רבות, נהוג היה לשלב מוצרים של יצרנים שונים לכדי מערכת אחת ע"י כתיבת ממשקים בין המערכות השונות. בשנים האחרונות, המגמה ההולכת וגוברת מצד היצרנים השונים היא להציע פתרון מלא קצה לקצה של אותו היצרן. לפתרון כזה יתרונות רבים עבור האינטגרטור ולקוח הקצה – טכניים ומסחריים. בהיבט הטכני – על פתרון כזה מתחייב היצרן באופן מלא כי יעבוד בהתאם לדרישות ולהגדרות הלקוח. כמו כן, במידה וצצות בעיות, יש כתובת אחת לפנות אליה, ויצרן אחד אשר לוקח אחריות מלאה ויכול לפתור את הבעיות. בנוסף, כל הפתרונות של אותו היצרן נבדקים בתהליכי QA מחמירים על מנת לוודא שכל רכיבי המערכת עובדים באופן תקין ביחד, לעומת פתרון מרובה יצרנים, אשר לרוב מורכב לטובת פרויקט ספציפי, ולא נבדק לפני כן מעולם באופן ייסודי. נוסף על כך, ברגע שכלל, או לפחות מרבית המוצרים הם של יצרן אחד, צוות ה-IT בארגון יכול בקלות רבה לתפעל ולתחזק את הפתרון ע"י למידה של מוצרים דומים, וללא כל צורך בלמידה של משפחות מוצרים שונות, מערכות בקרה ותחזוקה שונות ועוד.
בהיבט המסחרי, יצרן אחד יכול בדר"כ לאפשר תנאי אחריות מוארכת, הדרכות והסמכות מתקדמות, ועבור צוות ה-IT, יש חוזה שירות אחד, עם כתובת אחת לפניות. יצרן אשר נותן פתרון מקצה לקצה, מחוייב הרבה יותר ללקוח, ולפרוייקט, ועל כן הוא מעורב ומגבה יותר את האינטגרטור המבצע.
חווית משתמש אחידה ופשוטה – בכל ארגון, ובוודאי בארגונים גלובאליים, אנו רוצים ליצור חווית משתמש פשוטה ואחידה שתעמוד ב'מבחן הסבתא' – היינו, שכל אחד יוכל להפעיל את המערכות בחדר בצורה פשוטה ואינטואיטיבית. מנהל מחלקה שנוסע למשרדי החברה בארץ או בחו"ל, יוכל לתפעל כל חדר בקלות ובמהירות, שכן מסכי המגע וממשקי המשתמש זהים בכל משרדי החברה בארץ ובעולם. בחדרי העבודה הקטנים נשאף לתפעול אוטומטי של החדר, כלומר בעת חיבור המחשב לכבל ה-HDMI או ה-VGA המסך נדלק והמחשב מוצג בצורה אוטומטית ללא צורך באף לחיצה או הפעלה מצד המשתמש. המטרה להפוך את מערכות ה-AV לכלי שימושי בארגון ולא לסיוט שמעלה חשש בקרב העובדים.
ניהול חדרי הישיבות – אחד הדברים המתסכלים ביותר בארגונים רבים הוא מחסור ניכר בחדרי ישיבות. במקרים רבים מתאמים צוותים שונים חדרי ישיבות במקביל ומגלים זאת רק כאשר 'נפגשים' בחדר הישיבות. במקומות אחרים, חדרי ישיבות רבים מזומנים לפגישה, אולם בפועל הפגישות זזות או מתבטלות ללא כל עדכון, וכך נוצר מצב בו משאב ארגוני יקר כחדרי ישיבות, אשר בהקמתו הושקעו משאבים רבים, אינו מנוצל כראוי. מערכות מתקדמות לניהול חדרי ישיבות מתממשקות לשרת ניהול לוחות הזמנים הארגוני (Exchange, Notes, Google ודומיהם) ומאפשרות ניהול חכם של חדרי הישיבות והאמצעים בכל אחד מהם. בכל חדר מותקן חיישן חכם, אשר מעדכן את סטטוס החדר כפנוי במידה ולא הגיעו הנוכחים בתוך זמן מוגדר. אותו החיישן יכבה בנוסף את כלל מערכות החדר לחסכון בעלויות תפעול ואנרגיה (תאורה, מיזוג אוויר וכד'). מסך מגע מחוץ לחדר מאפשר תצוגה בהירה ונוחה של לו"ז הישיבות בחדר, וכן זימון ישיר של פגישה בחדר זה או בכל אחד מהחדרים הסמוכים באזור.
חסכון אנרגטי – מערכות השליטה והבקרה יכולות להתממשק למערכות ארגוניות נוספות, מלבד למערכות המולטימדיה. נוכל לשלוט במערכות החשמל החכם, המיזוג, והווילונות בכל חדר, או אף בכל הארגון באופן קל ונוח, מאותם מסכי המגע ופאנלי ההפעלה. באופן כזה, במידה והחדר אינו בשימוש, חיישן הנוכחות יוכל לכבות גם את מערכות התאורה והמיזוג. שילוב של 'חיישן אור טבעי' מאפשר וויסות של התאורה המלאכותית בחדר בהתאם לתאורת החוץ הטבעית, לחסכון נוסף בחשמל. יתרון נוסף למערכות אלו הוא בכך שאין צורך במספר חברות וקבלנים שונים לשלב ההקמה, התחזוקה ומתן השירות – קבלן אחד יכול לספק פתרון כולל למערכות החשמל, ההתממשקות למיזוג וכן השליטה במולטימדיה וניהול כלל מערכות המבנה.
יכולת ניהול ובקרה מרכזית ותמיכת Help Desk – בארגונים בעלי מספר חדרי ישיבות וחדרי עבודה נדרש בדרך כלל צוות IT אשר מנהל ומספק תמיכה למערכות השונות. על צוות זה להיות בעל יכולת ניטור וניהול פשוט ונוח של כלל המערכות בארגון, ובעת הצורך, יכולת התחברות מרחוק לכל אחד מהחדרים וסיוע בתפעול החדר מרחוק. יכולת חשובה נוספת מתייחסת לאיתור תקלות אקטיבי, אשר משמעה זיהוי תקלה בחדר לפני שהמשתמש נתקל בה. לדוגמא, דיווח על נורת מקרן שאינה תקינה לפני שכל חבר המנהלים של החברה התכנס לפגישה ולא ניתן להקרין את המצגת. המשמעות המידית והיומיומית של יכולת זו היא בזמינות ותקינות החדרים, וחווית משתמש חיובית בקרב המשתמשים.
עבודה עם אינטגרטור מוסמך ובעל ניסיון – אחרי שגיבשנו את הצרכים נוכל לבחור באינטגרטור אשר ילווה אותנו בתהליך. תפקידיו של האינטגרטור בתהליך הינם מהותיים ביותר, וקריטיים להצלחת הפרויקט. בין היתר, מעורב האינטגרטור בהגדרה סופית של הצרכים בכל החדרים, וכמובן אחראי על ההתקנה, התכנות והסיוע בהטמעת המערכות בארגון, ואספקת שירותי תמיכה בהמשך הדרך. מערכת היחסים עם האינטגרטור היא ארוכה ולכן חשוב לבחור באינטגרטור מנוסה, בעל הסמכות רשמיות ומתאימות ועם רקורד של מספיק פרויקטים בסדר גודל דומה. מומלץ מאוד לבקר בפרויקטים אחרים שביצע ואף לקבל המלצות מלקוחות אחרים.
התרשמות בלתי אמצעית – מערכות המולטימדיה, השליטה והבקרה מהוות הוצאה משמעותית עבור כל ארגון. מעבר לכך, נעשה בהן שימוש כמעט יומיומי על ידי גורמים רבים בארגון, ועל כן חשוב להתרשם מהמערכות מבעוד מועד. חלק מהיצרנים והאינטגרטורים מחזיקים חדרי הדגמה בארץ, בהם ניתן לראות ולחוש את ממשקי המשתמש וכן את אופן עבודת המערכת. נוסף על כך, בביקור אצל יצרן המערכת, ניתן להיוועץ בצוות המכירות הטכני (Presale), אשר בקיא בכל המוצרים והטכנולוגיות, לשיפור הפתרון והתאמתו בצורה מושלמת לצרכינו. היצרן, המעוניין כמובן במערכת יחסים ארוכה עם הלקוח, יוכל גם ללוות את הפרוייקט ולהבטיח את מעורבותו בהצלחת הפרוייקט.
*כותב המאמר הוא המנהל הטכני והפיתוח העסקי בחברת Crestron ישראל, המספקת מערכות שליטה ובקרה בבתים ומשרדים חכמים ומציעה פתרונות אינטגרטיביים מתקדמים לשליטה במערכות אודיו, ווידאו, בקרת אקלים וסביבה, לעולם העסקי והפרטי.
אודות Crestron ישראל
משרד Crestron ישראל הוקם בשנת 2012 כמשרד ה-92 של Crestron בעולם. המשרד הוקם לאור הגידול המשמעותי, והתרחבות פעילות Crestron בישראל, ומטרתו ייצוג החברה בישראל, תוך עמידה בסטנדרטים העולמיים של החברה בכל העולם. Creston ישראל עובדת עם האינטגרטורים המובילים בארץ, בתחום המסחרי, הממשלתי-צבאי והפרטי ומספקת שירותי ייעוץ, הדרכה ותמיכה ללקוחותיה.
