סיגל מרינברג, מנהלת השיווק של חברת שפיר הנדסה, אחראית גם על הפקת אירועים שונים. שניים מהם הופקו בשיתוף חברת ועידן ואם עוזבים לרגע את המחמאות, אחת החוויות מהראיון היא דרך קבלת ההחלטות שלה.
"בערך כמו בכל חברה אחרת, גם בשפיר הנדסה יש לנו פורומים כאלה ואחרים שאנחנו נדרשים לקיים בחזיתות שונות. עידן הקורונה גרם לנו לבחון פתרונות נוספים על מנת להמשיך את הפעילות השוטפת שנמשיך לעשות בהם שימוש גם כשהכל יחזור לשגרה".
משקיעים במשקיעים – אין מקום לטעויות
מרינברג: "אירוע חשוב שקיומו הכרחי אשר דורש התקהלות שלא הייתה אפשרית הוא כנס המשקיעים שהפקנו. אירוע מהסוג שלא עושים "על יד". הוא חייב להיות לא פחות ממושלם ולכן בחנו את החלופות השונות הן בממדי נראות והן תשתיות, על מנת להיות משוכנעים שאנחנו הולכים על בטוח. מדובר במעמד מכובד מאוד ואין מקום לטעויות".
שלא תדמיינו שזכיתם
"כנס נוסף שעבורו עשינו שימוש בפתרונות ועידן שייך לאגף המגורים שלנו בו יש לנו פרויקט חדש שחלק ממנו משווק באמצעות הגרלה לבני המקום. אנחנו מחויבים לקיים הגרלה פומבית וגם כאן שנת הקורונה אילצה אותנו לעשות שימוש בפתרונות מחוץ לקופסא. החלטנו לקיים את ההגרלה ב On-line ומאחר ואנשים מחכים ומקווים לשמוע את שמם עולה, ידענו שזה אירוע חשוב שדורש שידור חי יציב ברמה גבוהה".
"באופן עקרוני כולנו עברנו את שינוי הפאזה שלא צריך להיכנס לאוטו על כל שטות ולהיפגש פיזית. יש פתאום לא מעט פגישות אשר ניתנות לביצוע מרחוק מה שמביא לחיסכון לא רק במשאבים אלא גם באנרגיה. הסוד הוא לדעת להגדיר מה פיזי ומה און ליין לפי אופי האירוע, חשיבות, תוצאה רצויה, עד כמה הוא מעונב וכדומה. לפי זה ניתן להגדיר את המקצועיות הנדרשת ולקבל החלטה נכונה יותר.
"את כנס המשקיעים למשל, בחרנו לעשות בחדר הישיבות המאובזר של ועידן. כפי שהזכרתי לא יכולנו לקחת שום סיכון והיינו חייבים שאנשי המקצוע הטובים ביותר יהיו לצדנו. את ההגרלה החשובה בחרנו לעשות במתקן שלנו וצוות התפעול של ועידן הגיע אלינו".
שביעות רצון, שירות והתנהלות
"אני אומרת את זה בפה מלא – יש בועידן אנשים מאוד מקצועיים ולא פחות חשוב, מאוד שירותיים. רמת המענה היא כמעט תמיד מיידית. הייעוץ, הרעיונות, הראייה הרחבה שלהם והניסיון- קריטיים להצלחת האירוע.
"כמו כל דבר בחיים אנחנו מנהלים סיכונים. הלקוח צריך לחשוב מה יכול לקרות אם משהו לא יעבוד. מעבר לעזרה האמיתית בהפקת האירוע באמצעות טיפים וייעוץ שוטף, זה מזכיר מעט אירוע ביטוחי; אנשים לא אוהבים לשלם על ביטוח ואני אישית חושבת שכדאי לשלם ושלא יהיה לי על מה.
"אני לא אומרת שכל אירוע צריך להיות מנוהל חיצונית עם התותחים הכי כבדים אבל בהחלט על מנת לא להסיט את תשומת הלב והאנרגיות לדברים לא רלוונטיים אני אעדיף לבחור במקצוענות. יש לא מעט דברים שצריך להתעסק בהם לפני אירוע כמו איך נראית ומועברת המצגת, אילו מסרים עוברים ואיך ועוד דברים השייכים לליבת הפעילות העסקית שלנו. את ניהול חלק מהאירועים אני משאירה לאנשי המקצוע".
הילה צרפתי, מנהלת השירות בועידן: "ועידן מספקת ללקוחותיה בתחום האירועים המנוהלים מעטפת מלאה, כך שהלקוח עסוק בהעברת התכנים והמסרים שהוא רוצה להעביר למשתתפי האירוע והוא אינו טרוד בנושאים טכניים או לוגיסטיים.
"אירועי הוידאו מנוהלים מחדר הישיבות המאובזר שלנו או מאתר הלקוח, בהתאם לצורך. להפקת האירוע נלווים עמודי נחיתה ו/או מיני סייט ממותגים, טפסי הרשמה ואוטומציות בתהליך הרישום, ניהול ותפעול האירוע, הנחייה במידת הצורך וכן שירותי ערך מוסף נוספים כמו הקלטה, שידור סטרימינג, תמלול וכו'.
