יום חמישי , דצמבר 2 2021

המדריך המקוצר להטמעה נכונה של תקשורת וידאו בארגון

ראיון עם יהודה אינדיג – יועץ בכיר מחברת CEDARCOM  – מומחה למערכות תקשורת וידאו אירגוניים

מהי החשיבות שמעניקים ארגונים למערכות האודיו וידאו כיום?

המדריך המקוצר להטמעה נכונה של תקשורת וידאו בארגון, AVmaster
יהודה אינדיג

ארגונים גלובאליים רבים שהטמיעו פתרונות תקשורת וידאו מגדירים את רמת הקריטיות של מערכות אלו כמערכות קריטיות לליבת העסק ומבחינת מחלקת ה IT, תקלה בתשתית הוידאו חשובה בדיוק כמו תקלה בתשתית הדואר הארגוני. ארגונים רבים שטרם ביצעו את ההשקעה מדווחים על כוונתם להטמיע פתרון תקשורת וידאו.

בסקר שביצעה חברת הייעוץ והאנליסטים הגלובאלית  Wainhouse Research בקרב משתמשי קצה בארגונים בהם מוטמעים פתרונות וידאו קונפרנס ,(VC) נשאלו משתמשי הקצה על יתרונות השימוש בוועידות וידאו וכפי שניתן לראות בתוצאות בטבלה המצורפת: 94% מהמשתמשים חושבים שקיום ועידות בוידאו משפר את היעילות העסקית.

המדריך המקוצר להטמעה נכונה של תקשורת וידאו בארגון, AVmaster

עם זאת, כאשר אנו בודקים את אחוזי השימוש של מערכות הוידאו בארגונים אנו מגלים שאחוז השימוש בהם נמוך מאוד בהשוואה ליתרונות שניתן להשיג משימוש בטכנולוגיה זאת. בסקר נוסף שביצעה Wainhouse Research בו משכה נתוני שימוש מ-3500 מערכות וידאו ב-60 ארגונים שונים, ניתן היה לראות כי ב- 35% מתוך המערכות שנבדקו מבוצעות בין 0 – 2 שיחות וידאו קונפרנס בממוצע לחודש בלבד ! בעוד שב 18% נוספים מבוצעות בין 2 – 4 שיחות ועידה בממוצע בחודש.

מהי הסיבה לנתונים אלו? מדוע הארגונים לא מנצלים את היתרונות הגלומים בטכנולוגיה זו ?

יש לכך מספר סיבות: מערכות AV וסאונד לא מתאימות אשר גורמות לאיכות שמע ווידאו ירודים, תנאים סביבתיים בחדר שאינם מתאימים לקיום ועידת וידאו (רעשים חיצוניים, תאורה לא מתאימה וכו') ותהליך הפעלה מסורבל או ארוך.

מיהו הגורם אשר אחראי לטפל ולמנוע מקרים כגון אלו?

לרוב ישנה הטלת אחריות בין האינטגרטור, היצרן והארגון, כאשר כל אחד מהגורמים מצפה מהאחר שיהיה אחראי על כך. מניסיוני, על מנת למנוע מקרים של אי שביעות רצון מצד הלקוחות ואי ניצול של הפתרונות הטכנולוגיים הללו, יש לבצע בראש ובראשונה הטמעה נכונה של השירות על מנת להביא לשיפור חווית הלקוח ולשימוש רב יותר בטכנולוגיה. דבר זה מחייב קיום תהליך מתודולוגי שראשיתו היא הבנת הצרכים של משתמשי הקצה וציפיותיהם ולאחר מכן ניתוח של הנתונים ובניית תכנית פעולה. זהו תהליך שמצריך שימוש בשירותיו של יועץ מקצועי המתמחה גם בפן הטכנולוגי וגם בפן השירותי.

חשוב לציין כי לאחר שהוטמע פתרון בצורה לא מוצלחת ומשום כך כשל, קשה מאד לשכנע משתמשי קצה להשתמש בו שוב. לכן חשוב שהארגון יבין את הערך המוסף שהפתרון מאפשר לו ויקדיש את המשאבים והזמן הנדרשים לצורך הטמעה נכונה ויעילה של הפתרון כבר בראשית התהליך.

מהם השלבים להטמעה נכונה של הפתרון בארגון, כזו שתוביל לשימוש גבוה יותר בתקשורת וידאו וניצול מקסימלי שלה לתועלת הארגון?

בראש ובראשונה הארגון צריך להיות המוביל בתהליך שכן טיפול אמיתי בנושא דורש היכרות מעמיקה עם הארגון, התהליכים והדרישות שלו. יש למנות צוות שיכלול נציגים מכל הרבדים הרלוונטיים לתהליך: מכירות ,שיווק, הנדסה, שירות, תמיכה וכו'. לאחר מכן יש לערוך ניתוח של הבעיות ולהגדיר יעדים ותכנית עבודה. בשלב הבא יש להפוך את הוידאו לזמין: לפשט תהליכי זימון לועידות, לבדוק אם מיקום החדרים אופטימלי ולאפשר קיום וידאו מכמה שיותר מיקומים ובנוחות מקסימלית  (משרד, חדר ישיבות, מכשירים ניידים, מהדרך ומהבית) וללא צורך במעורבות של אנשי תמיכה בחיבור השיחה. יש לאפשר אינטגרציה עם אפליקציות שונות איתן עובד המשתמש כמו: SharePoint , Lync , Outlook וכו'.

מהי רמת המעורבות של היועץ לאחר התקנה והטמעה מוצלחים?

ההטמעה לא מסתיימת עם תום ההתקנה: הטמעה מוצלחת דורשת שיווק פנים ארגוני "אגרסיבי" של הפיתרון למשתמשים בארגון ובהמשך מתן הדרכות תקופתיות ורענונים באמצעים שיווקיים חדשניים. יש למדוד ולאסוף את נתוני השימוש על מנת שתהיה בקרה ואינדיקציה על יעילות ונוחיות הפיתרון ועל מנת שניתן יהיה להציג בפני מקבלי ההחלטות את השיפור במימוש, את הכסף שנחסך ואת היתרונות שהארגון הפיק מהפיתרון.

אסכם ואתמצת את כל התהליך במספר מילים: הטמעה נכונה של תקשורת וידאו בארגון לא מתרחשת באופן אוטומטי. היא דורשת תכנון נכון, סטנדרטיזציה והבנה מעמיקה של צרכי הארגון הן בהיבט הטכנולוגי והן בהיבט השירות וכן הצבת יעדים ברורים.
מדובר בריצת מרתון ולא בספרינט – הטמעה לוקחת זמן, תכנון ומאמצים מצד הארגון אך מצד שני כאשר השימוש בפתרון מתרחב יחסוך הארגון לא מעט ואף יוכל ליהנות מיתרון מול מתחריו – דבר שיוביל להגדלת הכנסות.

לצורך תהליך זה מומלץ להיעזר ביועץ המתמחה בתקשורת וידאו, מולטימדיה וכן בהיבטי השירות, אשר יוכל לסייע לארגון בהבנת התהליך, האתגרים והפתרונות הקיימים.

רוצים שההצטיידות הבאה תהיה מוצלחת באמת?

קבלו את הידע החשוב ישירות למייל