"אי אפשר לנהל ככה את הישיבה". כולנו שמענו את המשפט הזה לא מעט פעמים בפגישות מרובות משתתפים, בעיקר אם מדובר בפגישות 'היברידיות', כלומר פגישות בהן חלק מהנוכחים בכלל לא נוכחים אלא מחוברים מרחוק, ב- Microsoft Teams ,Zoom או דומיהן. הנה פתרונות טכנולוגיים עבור סוג האירוע הזה בדיוק.
כל מי שנכח בפגישות 'היברידיות' מכיר היטב את התחושה- ניתוק ממרכז האנרגיה, קושי לעקוב אחר מה שקורה בחדר וכמובן להיות חלק מהשיח.
מסתבר שמה שעובד מעולה בפגישות וידאו אחד על אחד, עובד הרבה פחות טוב כאשר מדובר בפגישות מרובות משתתפים ובתמהילי נוכחות שונים. זה בדר"כ מתחיל טכני לגמרי; בתחילת הפגישה עסוקים (שלא לומר מוטרדים) רק בווידוא שהמחשב דולק ותקין, שהמסך מחובר, שהמצלמה בחדר הישיבות עובדת, ש"המרוחקים" מחוברים, שומעים ונשמעים. אחרי שצלחנו את זה מתחילה הישיבה ואיתה מתחילים הקשיים.
כמה פעמים אפשר לשאול "מה? לא שמעתי"
במקרים רבים, המשתתפים המרוחקים מרגישים אאוטסיידרים. הם רואים ושומעים רק חלק ממה שקורה, לעיתים מפספסים חלק מהדברים, לא מצליחים להשחיל מילה או מוסחים מאירועים שמתחוללים היכן שהם נמצאים. רגעים כאלה עלולים לגרום לאי הבנות, חוסר סנכרון וטעויות מקצועיות.
גם אם כבר יש בחדר הישיבות מצלמת וידאו איכותית, היא במקרים רבים לא מציגה למרוחקים את מה שמופיע על המסך הגדול בחדר הישיבות ובוודאי שאין באפשרותם לראות היכן הדובר מצביע על המסך במידה והוא עושה שימוש בפוינטר לייזר בסיסי.
"מי מדבר עכשיו?"
כשחדר הישיבות מלא בנוכחים, לא כולם מצליחים "להיתפס בעדשת המצלמה". אלה שיושבים קרוב יותר אליה עלולים להסתיר את המשתתפים האחרים וכך קורה שהמשתתפים המרוחקים בכלל לא רואים את הדובר, ואם אנחנו לא רואים מי מדבר, אנחנו עלולים לאבד עניין.
הבעיה מחמירה אם גם נרצה להציג משהו ויזואלי במהלך הפגישה, נניח תכנית אדריכלית או מוצר פיזי שרק סיימנו לפתח כמו אביזר פרסומי תלת מימד שמחלקת השיווק שוקלת להכניס לרשת החנויות. היכולת לראות דרך מצלמת הוידאו מוצר פיסי שמונח על השולחן תמיד מוגבלת יותר ממבט בלתי אמצעי, בוודאי אם מדובר במוצר מורכב בעל פרטים רבים.
איפה אתה, אתה פה?
המרחק מהמיקרופון מהווה גם הוא פרמטר משמעותי אשר עלול לפגוע באיכות השמע. זה לא רק ש"ההיברידים" המרוחקים מתקשים לשמוע את מי שיושב בסוף השולחן אלא שהם גם שומעים פחות טוב את מי שמסתובב בחדר או סתם מפנה את גבו למיקרופון.
התרחישים הללו לא מתרחשים רק בישיבות מרובות משתתפים. מספיק שבפגישה נוכחים ארבעה אנשים ועוד אחד "מרחוק" כדי שיאבד האיזון וחוויית הפגישה עבורו ועבור היתר תסתכם באי נוחות.
ארגונים רבים מזהים את נקודות הכשל הזה והם מבינים את הפגיעה בתפוקות אולם הם מנסים לפתור את התרחישים השונים באמצעות הדרכות משאבי אנוש אשר מעניקות כלים התנהגותיים ל"איך לנהל ישיבה היברידית". אחרים הודיעו על ימי עבודה קבועים שבהם כולם חייבים לעבוד מהמשרד, מה שיוצר בעיות טכניות ולוגיסטיות אחרות ופוגע באנרגיה ובמוטיבציה של הצוותים. אני מאמין שהפתרון נמצא, איך לא, בטכנולוגיית AV- חדרי ישיבות חכמים המותאמים באופן מדויק לצרכים, לשיטות העבודה ולתרבות הארגונית.
יש קיצורי דרך אבל זו הדרך היקרה
כמו תמיד, הכל מתחיל בתכנון נכון. ולא, אין צורך בחודשים של תכנון אלא במתודולוגיה סדורה ומהירה המאפשרת ללמוד את הארגון, לאפיין את צרכיו, את השגרות וסגנון ההתנהלות של הצוותים ואת מבנה ומספר החדרים. השלב הזה מאפשר להגיע לתוצאה טובה בעשרות מונים או במילים פשוטות- חדרי ישיבות חכמים שיאפשרו לצוותים להרגיש ביטחון בשימוש בציוד ויהפכו את הפגישות לנינוחות ואינטואיטיביות כאילו מדובר בישיבה פרונטלית רגילה בה כולם נוכחים.
אז איך עושים את זה? חמישה טיפים שיעלו לכם בדקת קריאה והבנה, אבל לא "ביוקר":
כוחו של המסך– מסך רב מגע Multi-touch הוא הבסיס שלנו. שלבו מסך המאפשר להציג את מה שמוצג עליו גם עבור המשתתפים המרוחקים. המסך מאפשר להם לראות גם את הסימנים והמסרים שמצייר הדובר ע"י נגיעה במסך הגדול שבחדר הישיבות.
מיקום נכון ויעיל של המצלמה. גם כאן ההתאמה לארגון היא המפתח להצלחה. קיימת חשיבות קריטית למציאת המיקום המדויק לכל מצלמה ואין דין מצלמה של חברת הנדסה שתוכניות ענק הנדסיות מרפדות את שולחנה כדינה של מצלמה במשרד רו"ח שבו מרבית הפגישות נעשות מול גליונות אקסל שלא לדבר על חברת הייטק צעירה שמאוכלסת על ידי עובדים נמרצים אשר מסתובבים במהלך הפגישה כאשר הם אינם יושבים על פופים או כורסאות נמוכות.
המצלמה המתאימה. אחד האתגרים השכיחים הוא הצורך לכוון את המצלמה לדובר באופן חלק ונעים לעין (ולאוזן) רק שסגנון הדובר עלול להיות שונה מאוד; הוא יכול להיות מאלה שמסתובבים בחדר, שזזים עם הכיסא, שקמים כל שניה ללוח ועוד. בחנו את התכונות המגוונות של המצלמות הקיימות בשוק והתאימו את ההצטיידות לצרכים, למשל- אתם זקוקים להבלטת/הצגת הדובר? קיימות מצלמות אשר מכילות טכנולוגיה המאפשרת סימון מסביב לראשו או ביצוע תקריב אוטומטי (זום אין).
מיקרופונים חכמים המבטלים רעשי רקע הם game changer אמיתי. פזרו מיקרופונים תקרתיים בחלל והעניקו איכות שמע מעולה מכל נקודה בחדר גם כאשר הדובר עם גבו למצלמה או כאשר מספר משתתפים מדברים בעת ובעונה אחת. חשוב להבין שדינאמיקה בפגישה פרונטאלית כדוגמת ערבוב כוס הקפה או רעשי הקלדה, נתפשים כחלק מהחוויה המשולבת של חוש הראייה והשמיעה אולם שמיעה מרוחקת של הרעשים ללא ה"קונטקסט" יכולה להוציא מן הדעת.
הכוח בידיים שלכם! מערכת בקרה חכמה שמנצחת על התזמורת. מערכות הבקרה המשווקות כיום חכמות מאוד מצד אחד אולם מגיעות עם ממשק משתמש פשוט ואינטואיטיבי אשר ממוקד באופציות הניתנות לשינוי על ידי כל משתמש. המטרה היא שמערכת ה- AV תספק פתרון מלא במינימום מעורבות של המשתמשים החל מהאפשרות להדלקה אוטומטית בעת כניסה לחדר (או בהתאם לזימון ביומן הארגוני), וכלה בהתאמות עוצמת הקול בהתאם לכמות הנוכחים.
אי אפשר לסיים מאמר כזה בלי להזכיר את הבינה המלאכותית אשר כוחה הוא בלמידה וזיהוי דפוסים. האם יש מקום טוב יותר לזהות דפוסים מחדרי ישיבות שאינם משתנים?
קצת ai וקצת במאי. מערכות בינה מלאכותית עתידות ללמוד את דפוסי ההתנהגות של צוותי העבודה בחדרי הישיבות ולספק להם את הפתרונות בהתאם למידע שנאסף. כך למשל כאשר נציג משרד אדריכלים יפרוש תכנית גדולה על שולחן הישיבות, המערכת תדע לעבור למצלמה שמעל השולחן כך שגם המשתתפים המרוחקים יוכלו לראות לפרטי פרטים את התוכניות ולהיות חלק מהדיון.
יתרון נוסף של הבינה המלאכותית שעתיד ליצור שינוי אמיתי בחדרי ישיבות חכמים, הוא היכולת בזיהוי והבנת השפה. דמיינו מצב שבו המערכת תוכל להעביר את כל הנוכחים ההברידיים למצב "השתק" במידה והיא מזהה שמנהל הישיבה ביקש כבר פעמיים "שקט" וזה לא עבד. מסתבר ש- ai צפוי לא רק "לגזול" מקומות עבודה. במקרים רבים הוא ישדרג אותם.
