בחרתם פלטפורמה? ZOOM, Teams או אולי שילוב בין מספר פלטפורמות? בחנתם ונסגרתם על הרישוי הדרוש? מעולה! למרות הקלות המופלאה בה תוכלו לעבור מפלטפורמה אחת לשניה מומלץ להיערך בהתאם על מנת שכל הטוב המובטח מהמעבר יתורגם לשגרה משודרגת של צוותי העבודה וההנהלה.
הנה חמש פעולות שכדאי לבצע לפני שיוצאים לדרך:
על מה לא מוותרים! מודלים ומגמות טכנולוגיות מגדירים כניסת טכנולוגיה חדשה כמחליפה רשמית כל עוד היא מבצעת את אותן פעולות כמו הטכנולוגיה הקודמת אך מוסיפה לה יכולות או מיידדת את היישום הקיים. ה-DVD שהחליף את קלטות הווידאו לימד אותנו לדלג קדימה בצורה לינארית ולא לינארית ללא אותו צורך להעביר לתחילת הקלטת (מרגישים זקנים?), הוסיף תפריטים ולא פחות חשוב – הבלאי של אותם יחידות DVD היה נמוך בצורה ניכרת.
רישמו אילו תכונות קיימות אתם רוצים לשמר וכיצד אתם מתכוונים לעשות את זה, לדוגמא: נוכחות יעילה של אייקון המאפשר הצטרפות מהירה לשיחה בעולמות הקולבורציה תאומץ גם בפתרון המחליף.
ממשקי עבודה: תעדו את כל הקישורים והחיבורים הקיימים עבור הפלטפורמה הנוכחית, מאוד לא נעים לקבל שיחת טלפון המעדכנת אתכם כי לא ניתן להתחבר לשירות מסוים לאחר החלפת הפלטפורמה. בעידן הנוכחי פלטפורמות קולבורציה מחוברות באופן דו כיווני לפלטפורמות ענן אחרות, כך לדוגמא נוכל לראות חיבור בין Monday לבין Teams או Zoom או שירות תמלול חיצוני המוטמע בתוך אותן פלטפורמות.
ניקיון. מעבר בין פלטפורמות הוא זמן טוב לניקיונות אביב: בדקו האם כל המשתמשים בעלי רישוי ייחודי אכן עושים בהן שימוש, האם ישנם משתמשים חיצוניים שאינם פעילים עדיין נמצאים במערכת וכו'. כולנו אנשים עובדים ומטבע הדברים נוצרים פערים שהנחנו שיטופלו, פרויקטים שהסתיימו ובהם אנשי קשר מיותרים.
ניהול הרשאות וחשיבה מחדש: מיפוי משתמשים וגישה למערכת החדשה יכול לייצר הזדמנות לצמצום כמות ידיים ולהן אישורים מיוחדים לביצוע פעולות מיוחדות בפלטפורמה החדשה. לדוגמא: ייתכן ונתנו הרשאה למחלקת IT לרכוש רישוי כנדרש ובמערכת החדשה עברנו למודל רישוי אנטרפרייז ובו אין צורך בביצוע רכישות מסוג זה.
מדדים מדדים מדדים! זהו אולי אחד הפרמטרים החשובים ביותר שאינו קשור לביצועי מערכת או יכולות. על מנת לסיים את תהליך המיגרציה בצורה מוצלחת, מומלץ מאוד לרשום מספר סעיפים או אתגרים שחווינו עם המערכת או הפלטפורמה הנוכחית וכיצד הם נפתרו לאחר המעבר, או כיצד ההתמודדות מולם הפכה קלה יותר. זמן שווה כסף, העובדה שאנחנו יכולים להשקיע שעה בפתרון בעיה לא אומרת שאנחנו צריכים לעשות את זה, לדוגמא: שגרות פעילות של ארגון מסוים כללו במצטבר כשעתיים ביום בסיוע למשתמשים בחיבור וניהול פגישות הוועידה. לאחר מעבר לפלטפורמה אחרת ירד הזמן המצטבר לרבע שעה. מדובר בחסכון של יום עבודה בכל שבוע או ארבעה ימי עבודה בחודש. האם לקחנו את זה כאשר חישבנו ROI?
לסיכום, תכנית מוקפדת, מפורטת ומיושמת (!) משיגה ביצוע יעיל יותר אך גם מפחיתה לחצים מיותרים, מצמצמת את הלא נודע ואת מרווח הטעויות. עולם הקולבורציה הולך ומתפתח ואיתו גם אופן ועומק היישום שלנו. מדובר בלמידה בלתי נגמרת המחייבת תכנון וחשיבה שוטפים שיובילו לפעילות ארגונית צומחת.
