בתקופה בה חברות הכריזו שהן סוגרות את המשרדים ועוברות למודל עבודה מהבית, והיו כאלה שלא דיברו על 'היברידיות' אלא על מודל ביתי מלא, חברת אייטק החליטה על מעבר למשרדיה החדשים בכפר סבא. האדריכלות, העיצוב, המולטימדיה וכלי ה Unified Communication המתקדמים, השיגו יחד תוצאה מרהיבה ומקצועית. בראיון מיוחד מספר גיל ברק, VP Global Operations באייטק, על התכנון, הביצוע והיום שאחרי.
נדרש מקום להמשך צמיחה
"לפני שהצטרפתי לאייטק שימשתי כמנהל תפעול ושרשרות אספקה בחברות אחרות. לאייטק הגעתי במסגרת Turn around של הארגון שנועד לייצר צמיחה וגידול בהתאם לאסטרטגיה המעודכנת של החברה. המעבר והכלים בהם צוידו הצוותים היוו אתגרים להשגת התשתית לאותה צמיחה".
אייטק הינה חברה גלובלית שנוסדה ב 1983 ומעסיקה עובדים בישראל, ארה"ב והודו. ברק: "לפני המעבר לכפר סבא משרדי החברה שכנו בהרצליה. לאחר 17 שנה הגענו למסקנה שאנחנו צריכים לעבור למקום גדול יותר עם תשתיות חדישות המתאימות לצרכים ולאתגרים המעודכנים שלנו. לאחר בדיקה של לא מעט חלופות, בחרנו למקם את מטה החברה החדש כאן, בכפר סבא. מדובר בחלל המאפשר לרכז את כלל הפעילות הארגונית המורכבת של אייטק תחת קורת גג אחת".
"החלטת המעבר התקבלה בראשית תקופת הקורונה, בדיוק כאשר העולם נכנס לשוק וארגונים רבים הכריזו על שינויים במתודלוגיית הפעילות. צוות ההיגוי של אייטק החליט לנצל את התקופה ולהוציא את המעבר לפועל, והוא אכן הושלם במרץ, בחג הפסח, כאשר החברה הייתה בהדממה.
"העברנו אולמות ייצור, מעבדות ומשרדים באמצעות צוותים מקצועיים שעבדו מסביב לשעון. תודות לתכנון מוקפד, צוותים רתומים וספקים נפלאים, עמדנו בתאריך היעד".
רגע… עוד לפני הטכנולוגיה
"נעשתה מחשבה עמוקה על החוויה אותה רצינו שעובדי הארגון יחוו ביום העבודה. ידענו שאנחנו רוצים שהמקום יהיה חם ומזמין וזו הסיבה שנבחרו פרקט אמיתי, שקיפות בהמון זכוכיות, תאורה חמה וריהוט אשר משלים את החוויה העיצובית.
"גם באייטק, תפישת הצרכים השתנתה בעקבות המציאות החדשה אותה הביאה שנת 2020. אם בעבר היינו נפגשים סביב שולחן בחדר הישיבות, הרי שעלו צרכי מולטימדיה ו UC נוספים, עליהם היינו חייבים לתת את הדעת, וכך נוצרו חללים מודולריים אשר מאפשרים פתרונות למגוון מימושים כדוגמת חדר ישיבות שהופך לחדר הדרכה, החלטה אשר הצריכה מענה לגבי גודלו, גובהו, קיבולת האנשים וכו'".
"יצרנו סטנדרטיזציה לגבי נגישות וזמינות העבודה בזום או פלטפורמות וידאו אחרות. כל חדרי הישיבות צוידו בציוד אשר תומך בקולבורציה מלאה בין אנשי צוות מקומיים וכמובן בשילוב עבודה מרחוק, קיום פגישות ודיונים, הקלטות ושאר תכונות נדרשות שאופיינו. משרדי הסמנכ"לים תוכננו להפוך בשעת הצורך לחדרי ישיבות קטנים המאפשרים ישיבה מלאה ומקצועית וכמובן גם כאן תוכננה תמיכה מלאה באינטראקציה הנדרשת עם העובדים מהבית והסניפים הפזורים בעולם כדוגמת הודו וארצות הברית.
היה לנו חשוב לאפשר לכל עובדי הארגון על שלל המחלקות לפעול מאותה קומה שבה ממוקם גם חלל ההתכנסות הראשי. הקפיטריה תוכננה על מנת לאפשר לכולם לאכול יחד אולם היא צוידה במערכת אודיו, רמקולים מותאמים וכמובן מצלמה מקצועית, במטרה לשמש גם כמקום מפגש להרצאות והתכנסויות שונות אשר חלקן מתועדות ומועברות לעובדים ברחבי העולם".
קשה בהכנות קל במעבר
חברת הניהול דוד רז ניהלה ופיקחה על הפרויקט יחד עם החברה הקבלנית יניב הנדסה. האדריכלות תוכננה על ידי גינדי סטודיו והאדריכלית סיון אניב. ברק: "ההכנה מבחינתנו אופיינה בתכנון מדויק הכולל ירידה לפרטים הקטנים ביותר שתענה על מגוון הצרכים. הקפדנו לייצר סטנדרטיזציה ארגונית ולהנגיש כלי עבודה מתקדמים. השאיפה היתה שיום לאחר המעבר תחכה סביבת עבודה מוכנה לכל אחת ואחד מעובדי החברה".
"חברת Kramer נבחרה ממגוון סיבות. ראשית, היא בהחלט נתנה לנו את הפתרון המלא התואם לצרכינו השונים והמגוונים. Kramer עונה על ממד אמינות הציוד, ובנוסף איכות הביצוע של חברות האינטגרציה איתה היא פועלת, גבוהה ביותר. אולם לא פחות חשוב היה עבורנו הליווי הצמוד וההכוונה המקצועית, הן של צוותי האינטגרציה, הייעוץ וההיגוי. זהו מבחינתי הקלף המנצח של הפרויקט ותודות לתקשורת היעילה הזו, ענינו על כל הדרישות תוך שמירה על מסגרת התקציב".
על מנת להמחיש את חשיבות ה'תקשורת הפרויקטלית' המוצלחת נותן ברק דוגמא מעניינת: "היו נושאים לגביהם הציעו היועצים כיוון מסוים וצוותי Kramer וגרנד סינמה, חברת האינטגרציה בפרויקט, חשבו אחרת. הפתרון המוצלח יותר נבחר וממש לא על מנת להגדיל את הפדיון מהפרויקט, דווקא ההיפך- לעיתים הומלצו חלופות במחיר עדיף ונוצרה תחושה שהצלחת הפרויקט באמת חשובה לכלל נותני השירותים.
"ראוי לציין את השירות הנפלא שקיבלנו מגרנד סינמה. צריך להבין שעצימות הקשר בין לקוח הקצה לחברת האינטגרציה משתנה בין השלבים השונים בפרויקט ומצריך תיאום ולוגיסטיקה. אם בשלבים המוקדמים של הפרויקט היתה פעילות תשתיתית בתחום החשמל, המתח הנמוך והכבילה, הרי שפעילות רבה התקיימה סמוך לסוף הפרויקט לאחר שהקירות כבר היו צבועים והכל עמד. זה הצריך ידיים מקצועיות ומנוסות וחיבורים לאותה תשתית כבילה וצנרת באופן מדויק והתוצאה נפלאה".
תובנות, שביעות רצון ואמון בכלים
"מבחינתי, ברגע שהמשתמש מחבר את כבל ה-HDMI ללפטופ והכל עובד באופן מיידי זו הצלחה. כאשר הדקות הראשונות של הישיבה אינן מתבזבזות על ניסיונות חיבור אלא מתאפשרת גישה ישירה לנושאים החשובים, הפגישה יעילה יותר והצוותים מייצרים אמון בכלים השונים.
"חדרי הישיבות מופעלים ומתחברים בלחיצת כפתור והשימוש בהם רב היות והמשתמשים מוצאים אותם קלים לתפעול ואמינים. אנחנו דואגים לבחון ממדים נוספים כתוצאה מהפתרונות שהוטמעו בפרויקט כמו מדידה של כמות הקריאות לאנשי התמיכה, נפח השימוש בכלים ועוד. אפשר לסכם שלניסיון יש ערך ואתה צריך איש מקצוע שילווה אותך".
"בתחום שלי אני יודע לקנות רכיבים של אינטל או קונקטורים צבאיים הכי טוב שיש, להביא מכניקה מהודו באופן המקצועי ביותר וכדומה, אבל להגדיר ולנהל פרויקט בתחום בו אין לי התמחות, מבחינתי אלה משאבי זמן ותקציב שירדו לטמיון. למדתי לשחרר ולסמוך על בעלי המקצוע, היות שממילא בפרטים הקטנים של אותן הגדרות או אפיונים אינני מבין. הגדרת תכולה מדויקת וביצוע נכון חסכו לי הרבה יותר כסף מאשר מו"מ על כל מטר כבל או ציוד קצה.
"בחרנו להיות שותפים לניהול הפרויקט ולהשקיע בבניית ממשקי תקשורת ודיווח בין בעלי התפקידים ונותני השירותים. צוות Kramer ליווה והנחה אותנו והיות והם הסמכות המקצועית פעלנו לפי המלצותיהם. אני שמח שיכולתי לבחור כחול לבן. מבחינתי יש בזה גם אידיאולוגיה".
חברת האינטגרציה בפרויקט היא חברת גרנד סינמה הותיקה. שוחחנו עם שלמה סייג, יו"ר החברה שפתח בפרגון לצביקה גזית וחגי חיים מחברת הייעוץ אירונט אשר "תכננו את פתרון המולטימדיה בפרויקט באופן מקצועי ביותר".
לדברי סייג, גרנד סינמה מתמחה בפתרונות קרמר אלקטרוניקה ויחד עם גיל ברק, השיג צוות ניהול הפרויקט את המקסימום בשלל המרחבים שנבנו עבור עובדי אייטק.
סייג מוסיף כי "ברמה האישית היתה חוויה מדהימה. העבודה בוצעה מול נציגי לקוח ברמה הגבוהה ביותר החל מהמנכ"ל דרך מנהלי הפרויקט ועד אנשי ה IT שנרתמו לסייע בכל שלב. מדובר באנשים שהם גם מקצוענים אבל לא פחות אדיבים ורתומים מה שאפשר 'תקשורת פרויקטלית מנצחת'".
מי שהשלימה את התמונה (תרתי משמע) היא המעצבת סיון אניב ממשרד גינדי סטודיו אשר הגדירה את הנראות הייחודית שמאפשרת לצוותים לפעול מתוך חדרי הישיבות המעוצבים לעיתים קרוב ל 20 שעות ביממה היות ופעילות החברה מתבצעת מול כל אזורים שונים בעולם.
"הציוד של קרמר יחד עם אמצעי התצוגה שאופיינו ונושאי התקשורת והביטחון עליהם היתה אחראית גרנד סינמה, השיגו יחד תוצאה מעולה בתקציב מוגדר ויחסית צנוע. שיחות וידאו קונפרנס עם עשרות רבות של משתתפים כשכולם שומעים ונשמעים היטב הוא הישג נהדר עבורנו". מסכם סייג לא לפני שהוא מציין גם את תרומתו של ניר אליזוב, ה Pre Sale של קרמר.
ניר אליזוב, ה Pre-Sale הוותיק והמנוסה של קרמר סיכם: "הפרויקט בחברת אייטק כולל מגוון פתרונות של שלנו אשר משתלבים למענה רחב ויציב עבור לקוח במגזר ההייטק שעובדיו נמנים על המשתמשים הטכנולוגיים ביותר. הטמענו משפחות מוצרים רבות החל ממרחיקים, ממתגים ומטריצות, לצד פתרונות אודיו מתוצרת החברה – מגברים ורמקולים, כשעל כל זה מנצחים פתרונות השליטה והבקרה של קרמר.
"אחד הדברים הייחודיים בפרויקט הספציפי היה ההבנה של כל חלק בפאזל את תפקידו והרצינות שבה הוא בוצע. גיל ברק מכיר את המונחים המקצועיים והיה דומיננטי מאד בשלב אפיון והגדרת הצרכים, מה שהקל מאד על שלבי הפרויקט השונים. מדובר בלקוח שיודע לתקשר עם האינטגרטור ומבין בדיוק מה עומד להתרחש בכל רגע.
"נוצר שילוש מיוחד שבו חברת האינטגרציה, גרנד סינמה, יוצאת לדרך עם יצרנית מאחוריה ולקוח לצידה כשהכל זורם והתקשורת המעולה מאפשרת להתגבר גם על בלת"מים שצצים בדרך".
